1.2.1 Общая характеристика функций управления

Построение дерева целей осуществляется для формализованного отображения процесса распределения целей по уровням управления. Посредством дерева целей описывается их состав, взаимосвязь, упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам:

- общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

- при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из условия: реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

- при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения;

- подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимые друг из друга;

- фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки, Исследование и формирование количественных целей выполняется на пятом этапе и является наиболее важным для управления организацией, так как количественные цели определяют выбор методов управления организацией, применение компьютерной техники в управлении. Количественные характеристики целей фиксируются в стратегических и годовых планах организации. Количественные цели ориентируют организацию на достижение определенных показателей и конкретизируют выбранные качественные цели.

Оценка степени достижения целей производится на шестом этапе. Выбирается «эталон» управления, которое необходимо расценивать как практическое и при котором необходимо срочно принимать управленческие решения, чтобы приблизить организацию к достижению выбранных целей. Количество таких решений зависит от типа и класса сложности организации.

Практически организация управления - это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действующих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления - результата решения.

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее.

На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и Положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.

Второй этап - разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается; для выполнения такой процедуры необходимы выходные документы данной процедуры.

Третий этап - выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений и построение блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений.

Разумеется, реальную схему принятия решении надо проверить - подвергнуть логическому анализу. В этом и состоит пятый этап работы, на котором на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления,

И, наконец, шестой этап - непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.

Сложность системы управления заключается в том, что управленческий персонал на всех уровнях не в состоянии в целом наблюдать за ходом производственного процесса, и, тем более, управлять им. Целью системы управления является достижение эффективного функционирования всех подразделений предприятия и самого предприятия в целом.

В системах управления с иерархической структурой, к которым относится и предприятие, характерной чертой является модель полного жизненного цикла управленческого решения, т. е. формирование структуры управления основано на специализации и разделении управленческого труда. Специализация, с одной стороны, приводит к разукрупнению управленческих функций, повышению квалификации и качества труда, а с другой стороны, увеличивает количество взаимодействий между подразделениями.

Реализация целевого принципа, а следовательно, и достижение поставленных целей обеспечивается правильным выбором методов и приемов управления, то есть осуществлением определенных функций управления. К функциям управления, выполняемым на предприятии, относятся следующие основные функции управления: прогнозирование, стратегическое, текущее и оперативно-календарное планирование, организация исполнения, контроль, учет, анализ, регулирование.

На этапе прогнозирования определяются основные тенденции инерционного функционирования объекта управления, потребности и возможности внешней среды, возможное будущее состояние объекта под воздействием определенных соотношений целей и ресурсов. Основное предназначение этого этапа - выявить и оценить проблемную ситуацию в объекте и системе управления. Этап прогнозирования охватывает длительный временной интервал.

Одной из основных функций управления является планирование, которое в зависимости от временной иерархии процесса управления подразделяется на перспективное (стратегическое), текущее (тактическое) и оперативно-календарное.

На этапе перспективного планирования реализуются задачи по определению целей объекта управления (если они не заданы вышестоящими органами), основные средства и способы их достижения, необходимые ресурсы. Результатами перспективного планирования являются укрупненные контрольные цифры и задания по основным разделам деятельности предприятия с разбивкой по годам.

На этапе текущего планирования в случае необходимости определяются (корректируются) текущие цели объекта управления и траектории движения к ним при существующей системе ограничений.

Результаты технико-экономического планирования требуют дальнейшей детализации, которая выполняется на этапе оперативно-календарного планирования. Этому виду планирования присущи:

- сравнительно короткие сроки планирования (сутки, смена, декада),

- конкретизация основных плановых показателей (срок, место, действие, ресурсы).

То есть, на этом этапе решаются задачи по распределению основных элементов производственного процесса в пространстве и во времени.

Качественное выполнение календарного плана должно гарантироваться оптимальным регулированием хода производственного процесса. Задача регулирования объекта управления в общем случае направлена на ликвидацию текущих критических рассогласований.

Функция организации исполнения является связующим между всеми остальными функциями и обеспечивает постоянные и временные взаимоотношения между элементами системы, определяет порядок и условия (административные, правовые, экономические и другие) функционирования. При реализации этой функции решаются задачи определения структур и функций управления объектом, проектирования автоматизированных информационных технологий управления, выбор и реализация экономических, моральных и материальных стимулов, определение прав и ответственности.

Выполнение функции контроля позволяет осуществлять наблюдение и проверку соответствия действительного и планового хода производственного процесса.

Функция учета представляет собой подведение итогов выполнения плана или отдельных этапов его осуществления, оценку результатов управления.

На основании результатов выполнения анализа осуществленных управленческих воздействий корректируются цели и задачи функционирования организации, определяются средства, пути и мероприятия по организации оптимального управления. Оптимальное управление заключается в выборе наилучших по некоторому критерию эффективности управляющих воздействий из множества возможных в соответствии с установленной целью управления, с учетом ограничений и на основе информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды.

Формирование структуры управления с использованием методов системного подхода основано на специализации и разделении управленческого труда. Понятие структуры управления целесообразно вводить для сложных объектов, когда руководитель подразделения не в состоянии единолично собрать и переработать информацию об объекте управления и на ее основе принять оптимальное управленческое решение. Предприятие является сложной системой организационного управления, и поэтому первоочередной задачей при проведении предпроектного обследования является проведение анализа структуры управления предприятия, прежде всего, функциональной структуры.

Конкретная функциональная структура управления предприятием определяется в зависимости от сочетания двух основных типов руководства - линейного (директор, заместитель директора, руководители центров) и функционального (специализация руководителей по отдельным функциям управления).

Таким образом, под структурой управления понимается совокупность линейных и функциональных органов управления, а также систем их взаимодействия и взаимосвязей.

Функционирование любого объекта представляет собой процесс взаимодействия его элементов во времени и в пространстве, обеспечивающий процесс выполнения намеченных целей в условиях внешних возмущений и с учетом имеющихся ресурсов. При анализе процесса функционирования объекта ввиду его сложности производят, обычно, разбиение системы на части. Такое разбиение называется декомпозицией. Разбивать систему на части можно до тех пор, пока выделенный элемент не перестает выполнять в системе каких-либо функций.