2.6.1 Этапы проектирования базы данных

Основные этапы проектирования базы данных:

а) определение цели создания базы данных. На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой;

б) определение таблиц, которые должна содержать база данных. Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Database Desktop. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

1) информация в таблице не должна дублироваться;

2) не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться название и номер карточки клиентов;

3) каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах.

в) определение необходимых в таблице полей. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером карточки. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

1) каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

2) не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения;

3) в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

4) информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы;

г) задание индивидуального значения каждому полю. С тем чтобы Database Desktop мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его Id номере карточки, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом;

д) определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных;

е) обновление структуры базы данных. После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных;

ж) добавление данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули;

и) использование средств анализа в Database Desktop. В Database Desktop существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных.

Интерфейс пользователя происходит через главное меню. Поэтому система должна имеет главное меню.

Для ввода информации в базу необходима отдельная экранная форма. Базу следует просматривать на отдельной экранной форме.

Кроме того, пользователю необходимо получить данные из базы в печатной форме, причем различные данные в различных формах. Все эти выходные данные называются отчетами или отчетными формами. Поэтому пользователю необходимо получать отчетные формы.

Таким образом, для получения отчетов необходимо предусмотреть несколько отчетных форм, сколько требуется для полноценной работы пользователя.

Порядок работы пользователя на основе предусмотренных форм происходит следующим образом.

При запуске системы на экране должно отображается главное меню системы. В меню отражен перечень команд-действий, которые может выполнить система. Если пользователь планирует ввод данных о поступивших материалах, то он из меню вызывает форму для ввода информации.

Для того чтобы просмотреть базу он может из меню вызвать форму просмотра базы. Для вывода данных в отчет для пользователя можно предусмотреть различные варианты. Пользователь из главного меню может вызвать форму просмотра базы и оттуда он может выбирать данные и форму отчета. Далее сгенерированный вариант отчета выдается на печатное устройство. Для того чтобы достичь гибкости можно предусмотреть варианты формирование отчета в режиме (с формы) ввода информации и в режиме (с формы) просмотра базы.