2. Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

 Простой

 По условию

 Параметрические

 Итоговые

 С вычисляемыми полями

35. MS-Access. Форма (Form). Назначение, состав, свойства.

Формы. Формы предоставляют пользователю более удобные средства по работе с данными, чем непосредственное редактирование таблиц. Форма обычно привязана к одному или нескольким источникам данных (таблицам или запросам) и позволяет манипулировать данными из этих источников с помощью визуальных средств. Форма может и не быть связана с источниками данных, а служить пользовательским интерфейсом – содержать кнопки и другие элементы управления.

36. MS-Access. Составная форма. Назначение, состав, принцип организации.

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы.

Разделенная форма отличается от сочетания формы и подчиненной формы тем, что эти два представления связаны с одним источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в любой части (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).

Разделенная форма позволяет использовать преимущества обоих типов форм в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.

37. MS-Access. Отчет (Report). Назначение, состав, свойства.

Отчеты. Отчеты представляют данные в виде, пригодном для вывода на печать. Данные в отчеты подставляются напрямую из таблиц или из результатов выполнения запросов. Например, можно создать отчет в форме стандартного бланка организации, в определенные поля которого подставляются

соответствующие данные.

38. MS-Access. Возможности взаимодействия с MS-Excel. Работа с данными Microsoft Access в Microsoft Excel

Копирование данных Microsoft Access в Microsoft Excel

• Данные Microsoft Access можно скопировать, воспользовавшись режимом таблицы или элементом управления страницей доступа к данным, и затем вставить эти данные в Microsoft Excel.

• Кроме того, в книге Microsoft Excel можно сохранить данные из таблицы, запроса, формы, или отчета Microsoft Access. Данный метод следует использовать для создания статических копий больших объемов данных Microsoft Access.

Примечание.   Этот способ используется в случае, если данные в Microsoft Excel не требуется обновлять каждый раз при изменении базы данных Microsoft Access.

Перенос в Microsoft Excel обновляемых данных Microsoft Access

Если требуется обновить данные в листе при изменении базы данных Microsoft Access, например обновить ежемесячно отправляемые итоги Microsoft Excel, содержащие данные за текущий месяц, перенести данные в Microsoft Excel можно создав запрос или odc-файл. Запрос следует создавать в случае, если требуется получить данные из нескольких таблиц или нужно изменить границы получаемых данных. ODC-файл следует использовать в случае, если требуется получить данные из одной таблицы в базе данных и при этом извлечь все данные в таблице. Данные можно вернуть в Microsoft Excel как внешний диапазон данных или отчет сводной таблицы, причем в обоих случаях доступно обновление.

Использование Microsoft Access для управления данными Microsoft Excel

Связывание данных Microsoft Excel с базой данных Microsoft Access.   Список Microsoft Excel можно поместить в базу данных Microsoft Access в виде таблицы. Данный подход следует использовать в случае, если планируется продолжать ведение списка в Microsoft Excel и при этом требуется, чтобы список был доступен в Microsoft Access. Данные в связанном списке Microsoft Excel можно просматривать и обновлять непосредственно в базе данных Microsoft Access. Создавать данный тип связи можно непосредственно в базе данных Microsoft Access, но не в Microsoft Excel. Для получения дополнительных сведений обратитесь к справочной системе Microsoft Access.

Импорт данных Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access.   Если при работе в Microsoft Access в базу данных требуется скопировать данные из книги Microsoft Excel, можно импортировать эти данные в Microsoft Access. Данный метод следует использовать для переноса копии небольшого объема данных, которые предполагается и дальше поддерживать в Microsoft Excel, в существующую базу данных Microsoft Access без необходимости повторного ввода.

Если в Microsoft Excel установлена надстройка связей с Microsoft Access, можно использовать некоторые возможности Microsoft Access для сохранения данных Microsoft Excel. Эта надстройка доступна на веб-узле Microsoft Office.

Преобразование списка Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access.   Если имеется большой список Microsoft Excel, который требуется перенести в базу данных Microsoft Access для того, чтобы воспользоваться представляемыми Microsoft Access возможностями управления данными, защиты или многопользовательскими возможностями, можно преобразовать данные из Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access. Данный метод следует использовать при переносе данных из Microsoft Excel в Microsoft Access, а также при последующем использовании и изменении данных в Microsoft Access.

Создание отчета Microsoft Access на основе данных Microsoft Excel.   Если требуется обобщить и организовать данные Microsoft Excel с помощью отчета Microsoft Access, то при наличии опыта разработки отчетов такого типа можно создать отчет Microsoft Access на основе данных из списка Microsoft Excel. Для получения дополнительных сведений о разработке и использовании отчетов Microsoft Access обратитесь к справочной системе Microsoft Access.

Использование формы Microsoft Access для ввода данных Microsoft Excel.   Если для ввода, поиска и удаления данных из списка Microsoft Excel необходимо использовать форму, можно создать для списка форму Microsoft Access. Например, можно создать форму Microsoft Access, позволяющую вводить записи в список Microsoft Excel в порядке, отличающемся от порядка столбцов на листе. Данный метод следует использовать в случае, если требуется воспользоваться определенными возможностями, доступными в формах Microsoft Access. Для получения дополнительных сведений о разработке и использовании форм Microsoft Access обратитесь к справочной системе Microsoft Access.

39. MS-Access. Типы объекта Query. Назначение и возможности.

С помощью запросов выполняются операции по извлечению, созданию, изменению или удалению данных в базе данных. Существуют два основных типа запросов.

• Запросами на выборку называют запросы, выполняющие извлечение данных, предназначенных для отображения, с помощью инструкции SQL SELECT.

• Управляющими запросами называют сохраненные процедуры, выполняющие вставку, изменение или удаление данных с помощью инструкций SQL INSERT, UPDATE и DELETE.

Представления

Использование представлений

Сохранение.        Представления сохраняются как часть макета базы данных. При разработке базы данных имеет смысл включать в макет представления по следующим причинам.

• Некоторые подмножества данных интересны для многих пользователей. Поскольку, каждое представление сохраняется в базе данных, оно устанавливает определенное подмножество данных, которые могут использоваться любыми пользователями базы данных.

• Представления позволяют скрывать базовые таблицы. Можно запретить доступ к таблицам базы данных для всех пользователей и потребовать, чтобы они работали с данными только через представления. В некоторых случаях такой подход позволяет предотвратить внесние изменений в базу данных пользователями и приложениями. Например, разработчик может создать представление «Продажи текущего месяца». Первого числа каждого месяца разработчик сможет соответствующим образом изменить описание представления. Без такого представления пользователи должны будут каждый месяц переписывать запросы чтобы строки «Продажи» отобразились для соответствующего месяца.

Сортировка результатов.        Имеется возможность выполнять сортировку представления, но только в том случае, если представление включает предложение TOP.

Создание плана запросов.        План запросов задает внутреннюю стратегию, которую использует сервер базы данных для быстрого создания результирующих наборов записей. Сервер базы данных может установить план запросов для представления сразу после сохранения представления.