Программное обеспечение для рабочей группы

Программное обеспечение для рабочей группы – это специальные программы, с помощью которых члены рабочей группы могут координировать свою деятельность. Программное обеспечение для рабочей группы включает в себя функции электронной почты, но выполняет множество других функций: упрощает совместную работу, например общение членов группы, хранение, обновление разделяемой информации и управление расписаниями членов рабочей группы. Эти функции должны осуществляться независимо от размера предприятия, действительного местоположения членов группы.

Для согласования этих, иногда противоречивых, целей программное обеспечение для рабочей группы создает внутри сети среду, построенную на очень гибкой базе данных, хранящей и упорядочивающей жестко структурированную информацию (файлы и таблицы) вместе с совсем не структурированной информацией (примечания, текст, сообщения).

Программное обеспечение рабочей группы должно обладать гибкостью при распространении информации по предприятию. Наилучшие результаты будут достигаться, если вся разделяемая информация будет храниться, централизованно. Но в крупных сетях, где члены рабочей группы могут находиться достаточно далеко друг от друга, обращение к централизованному источнику данных осуществляется медленно и неэффективно. В программном обеспечении для рабочей группы используется технология, называющаяся автоматическая репликация, которая осуществляет непрерывное обновление копий баз данных проекта, расположенных на локальных серверах в различных отделах организации. Процесс репликации и распространения осуществляется менеджером проекта рабочей группы, его работа заключается в конфигурации системы, так, чтобы данные распространялись настолько быстро и эффективно, насколько это возможно.

Программное обеспечение рабочей группы выполняет следующие функции.

• Составление расписания. Это отличительная возможность программного обеспечения рабочей группы. Все члены рабочей группы должны иметь доступ к общедоступным частям своих расписаний. Это делается для того, чтобы все члены рабочих групп могли просматривать расписание других членов, договариваться о совещаниях всей рабочей группы или встреча отдельных членов группы.

• Электронная почта. Обычно встроенная в программное обеспечение для рабочей группы как основная возможность система электронной почты работает с потоком сообщений и позволяет отвечать на них. Кроме того, она посылает и принимает поток разделяемых данных.

• Разделяемые базы данных. Эта возможность позволяет членам группы хранить и получать по мере необходимости данные проекта, находящиеся в централизованном пункте. База данных выполняет функции своеобразной доски объявлений и архива, содержащего информацию, которая относится к проекту.

• Обмен результатами работы. Если говорить упрощенно, то эта возможность позволяет отдельным членам группы работать над конкретными задачами проекта и при необходимости сообщать о результатах другим пользователям, а также поддерживать обмен данными между различными приложениями.

• Обновление распределенной информации. Программное обеспечение для рабочей группы может следить за разделяемой информацией, расположенной по всему предприятию. Если один член рабочей группы обновляет какие-либо данные, то должно быть обеспечено копирование этих изменений всем, кто использует эту информацию.

Ниже приводится простой пример, демонстрирующий, работу программного обеспечения для рабочей группы. Предположим, что клиент посылает в вашу компанию сообщение электронной почтой, в котором просит помочь ему решить проблему. Программа заносит поступившее письмо в журнал и направляет его члену отдела обслуживания клиентов, который обычно работает с отдельными клиентами. Кроме того, программа сохраняет копию входящего сообщения в файле обслуживания покупателей, при необходимости оповещает управляющих и автоматически создает письмо-ответ, в котором сообщает клиенту, что его письмо получено и обрабатывается. Представитель отдела обслуживания клиентов читает сообщение и проводит поиск в архивах, чтобы узнать, не обращались ли клиенты с подобными проблемами. После выработки возможного решения проблемы сотрудникам отдела, спрашивая их мнение по поводу предложенного решения. Программное обеспечение для рабочей группы следит за происходящим диалогом и сохраняет записи процесса поиска решения. После этого представитель службы обслуживания клиентов оформляет найденное решение (используя иллюстрации, нарисованные другими служащими, пошаговые инструкции или что-нибудь еще), чтобы этот покупатель смог правильно понять предложенное решение. И в завершение представитель службы посылает письмо клиенту, а программное обеспечение для рабочей группы сохраняет информацию, которая впоследствии может быть использована при возникновении подобной проблемы.

В качестве примеров программного обеспечения для рабочей группы можно привести следующие продукты.

• Groupwise (Novell). Этот инструмент рабочей группы построен на системе электронной почты и обмена сообщениями и предназначен для работы под Novell NetWare. Он включает в себя календарь, возможности для управления задачами, общения, обработки потоков сообщений, приложения доступа к Internet и удаленным серверам.

• Lotus Domino/Notes (Lotus Developman Corp.). Domino выполняет функции программного обеспечения для рабочей группы (сотрудничество, составление расписаний, переписка) на уровне сервера. Кроме этого Domino включает возможность публикации Web-страниц, работу с Internet и предложение разработки инструментов для сетей клиент/сервер. Lotus Notes/ Client – это приложение уровня рабочей станции для доступа к возможностям Domino.

• Microsoft Exchange/Outlook (Microsoft Corp.).Программное обеспечение для рабочей группы, разработанное корпорацией Microsoft предназначено для работы под управлением Windows. Exchange – это приложение уровня сервера для выполнения функций программы рабочей группы: обмен сообщениями, составления расписаний и разработки приложений. Outlook заменяет стандартный Microsoft Exchange Client и Schedule+ и интегрируется с Exchange для управления календарями, журналами, контактами и задачами пользователя.

Даже простая система составления расписаний наподобие Schedule+ может оказаться очень полезной там, где нужно согласовывать время служащих, находящихся в разных местах офиса. Быстрая связь и легкий доступ к расписаниям и календарям любого работника значительно легчает проведение совещаний и процесс информирования каждого о месте и времени их проведения.