16. Проектирование документации.

Документы являются основным носителем информации в АИС, включает логически связанные реквизиты и обладает юридической силой. Документы могут быть первичные и производные, результативные. В первичных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления, а в результативных документах имеются сводно-группировочные сведения, являющиеся результатом обработки ранее полученной информации. По способу заполнения и те, и другие документы получаются вручную либо при помощи технических средств.

Документы могут быть сканированы, получены по электронной почте, выписаны на пишущей машинке или подготовлены на ПЭВМ с помощью различных текстовых редакторов.

Документ существует от момента создания до момента сдачи в архив или уничтожения. Жизненный цикл документа заключается в его движении или документообороте. Есть документов с длительным жизненным циклом, они содержат условно-постоянную информацию, используемую многократно для решения широкого круга задач (справочники профессий, банковских реквизитов клиентов, структурных подразделений предприятий и пр.). Документы короткого жизненного цикла включают в основном, оперативную переменную информацию, актуальную для однократного решения задач.

В зависимости от содержащейся в них информации различают документы: нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и пр.

Документация, используемая на предприятиях различных отраслей, может быть унифицированной либо специфической. В финансово-кредитных организациях действует только унифицированная документация. Требования к таким документам следующие:

• стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформляющей частей;

• приспособление к компьютерной обработке;

• включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования.

Унифицированные формы документов обеспечивают сокращение многообразия их форм для целей управления, минимацию состава реквизитов и соблюдение порядка размещения реквизитов в формах документов.

Первичные документы для бухгалтерского учета могут быть и не унифицированные в виду многообразия отраслевых форм и специфики их построения для учета труда и заработной платы, производственных запасов, сбыта и реализации продукции и пр. По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляются более миллиона новых документов. Необходимо создать автоматизированную систему потоков документов, их обработки и хранения, включая правила заполнения их пользователями, маршрутные схемы прохождения, обеспечение защиты документальной информации, автоматизации рутинных работ при формировании документов, совершенствование документооборота на основе систем электронной почты и электронной подписи.

Если нет возможности применить унифицированные формы документов в какой-либо задаче, то проектируются новые формы первичных документов, приспособленные к автоматизированной обработке. В этой работе участвуют и экономисты-пользователи.

Первичные документы в основном формируются двумя путями: либо традиционными ручными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на ПЭВМ. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную или на печатающих машинках, сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. В заголовочной части помещаются постоянные реквизиты, определяющие форму и отдельный экземпляр документа (наименование предприятия, название документа, его номер, код фирмы, код документа и пр.).

В содержательной части представлены справочно-группировочные и количественно-суммовые реквизиты. Здесь используется зональная, анкетная, табличная или комбинированная формы представления.

В оформляющей части формы документа приводятся даты составления документа и подписи лиц, удостоверяющих правомерность выполняемых хозяйственных операций. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями.

Ввод информации с первичных документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ, либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится информация по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой информации на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и др. первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии.

Программа по созданию первичных документов представляет:

• необходимый для повседневной работы набор первичных документов;

• определенный доступ к справочникам объектов (предприятий, товаров, сотрудников и др.) непосредственно из подготавливаемого документа, что сводит к минимуму рутинную работу по его заполнению;

• возможность создания справочников новых объектов.

Программа по созданию первичных документов позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов (платежное поручение, счет, счет-фактура), тем самым, избавляя бухгалтера от рутины постоянного занесения этих сведений вручную.

Один раз заполнив информацию об организации, бухгалтер больше к этому вопросу не возвращается, за исключением моментов, связанных с какими-либо изменениями или дополнениями.

Заполнение формируемых документов может производиться путем выбора различных объектов непосредственно их справочников (приложение №2).

После занесения исходных данных в программу заполнение формируемых документов может производиться путем выбора различных объектов непосредственно из справочников.

В том случае, если нужный объект в справочнике отсутствует, то возможен ввод его наименования и всех прочих реквизитов непосредственно в поля первичных документов. После сохранения данный объект появиться в справочнике.

Все документы с занесенными реквизитами (автоматически – из данных справочников или в ручную, если таких данных нет) учитываются программой в базе данных, создаваемой с помощью СУБД Microsoft Access – отчета, и выводятся на принтер в виде заполненных первичных документов.

Отчет в Microsoft Access предоставляет возможность автоматического подсчета данных каких-либо полей, например, итоговой суммы, которая рассчитывается как произведение количества отпущенного товара на цену за единицу и т.п. Формы некоторых первичных документов представлены в приложении №2.

Результатом решения экономических задач является вывод обобщенных данных на бумагу, на дисплей, на машинные носители. Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. На магнитные дискеты выводятся архивные данные, а также сведения, передаваемые на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними.

Наибольший удельный вес занимает выдача данных на бумажные носители в виде машинограмм. Вначале изучается возможность получения типовых машинограмм и их привязки к конкретным условиям конкретной организации.

Если разрабатывается индивидуальный проект, то проектируются все выходные документы с точки зрения их содержания и формы. Состав реквизитов формы должен отвечать ее назначению. Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке. Обычно группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности (например, цех, участок, фамилия, имя, отчество, табельный номер сотрудника), а количественно-суммовые итоги — по степени возрастания итогов.

В ходе проектирования разрабатываются “шапки” выходных таблиц, записываемые на машинные носители и используемые при печати сводок на ПЭВМ. В качестве прикладных программных средств печати электронных таблиц используются такие пакеты, как Excel, Lotus, Quattro Pro, Super Calc и др. Исходные данные набираются на клавиатуре, а для вычислений промежуточных величин и итоговых строк (граф) в соответствующие клетки помещаются формулы расчета. Обычно вносятся любые изменения в таблицу с удалением граф (строк), их передвижки, дублирования, сортировки, печати и пр.

Наиболее популярной является система Excel, удовлетворяющая разнообразные запросы пользователей по составлению отчетов фирм и превращению табличных данных в столбиковые и другие наглядные диаграммы.

При проектировании видеограмм на экране предъявляются к составлению форм документов те же общие требования, но учитываются также число строк, количество символов в строке, набор воспроизводимых знаков (до 256 символов) и пр.