2.4.Конструирование и использование отчётов

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов.

Основные виды отчетов:

- одноколонный (простой) отчет;

- многоколонный отчет;

- табличный отчет;

- отчет с группировкой данных и подведением итогов;

- отчет по связанным таблицам;

- связанный отчет, т.е. отчет, содержащий другой (подчиненный отчет);

- отчет слиянием с документом Word (составной документ);

- перекрестный отчет.

Основные разделы отчета:

- заголовок отчета (начало отчета);

- верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);

- область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

- область данных (основная часть отчета);

- область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);

- нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);

- область примечаний (печатается в конце отчета).

В режиме конструктора доступны кнопки панели инструментов и пункты меню Вид:

- Сортировка и группировка;

- Список полей;

- Свойства.

Окно сортировки и группировки позволяет определить условия сортировки и группировки данных в отчете. В ячейках левой половины окна указываются поля, по которым выполняется сортировка, и порядок сортировки. Ячейки правой половины окна позволяют задать порядок сортировки и условия группировки. Допускается выполнение сортировки записей без их группировки; однако, условия группировки можно задать только для сортируемых полей или выражений.

Столбец Поле/выражение. В ячейках столбца выбирают поле, по которому проводится сортировка, или вводят выражение. При сортировке по нескольким полям следует расположить поля сверху вниз в порядке проведения сортировки.

Столбец Порядок сортировки. В ячейках выбирают порядок сортировки По возрастанию или По убыванию для поля или выражения в этой строке.

Свойства группы. В ячейках задаются параметры группировки для выбранного поля или выражения. В поле в правом нижнем углу окна выводится описание выбранного столбца или параметра группировки.

Для просмотра запроса, на котором основан отчет или форма, достаточно выбрать свойство Источник записей и включить кнопку построителя выражений.

Для построения многоколонного отчета выполнить в режиме Конструктор:

- команду ФАЙЛ/Настройка печати;

- нажать кнопку Дополнительно;

- в поле ввода По горизонтали указать количество элементов (колонок)