1.7.Слияние документов в ms word

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. Например, при подготовке объявления о выпуске нового продукта, рассылаемого по почте, в каждую копию необходимо включить стандартную эмблему компании и описание продукта, при этом адрес получателя и строка приветствия должны быть уникальными.

помощью слияния можно создавать следующие документы.

1. Набор наклеек или конвертов. На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей.

2. Набор документов на бланке, сообщений электронной почты или факсов. Все письма, сообщения и факсы содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения о получателе, например имя, адрес или другие личные данные.

3. Набор нумерованных купонов. Купоны различаются только уникальным номером.

Чтобы вручную создать каждое письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт или купон потребовалось бы много часов. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Вам нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра. Об остальном позаботится Word.

Чтобы начать процедуру слияния, выполните следующие действия.

1. Запустите программу Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Не закрывайте его, иначе вам не удастся выполнить следующий этап.

2. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние.

Примечание. В программе Word 2002 в меню Сервис выберите Письма и рассылки, а затем Мастер слияния.