19. Организация учета с использованием автоматизированной формы.

В настоящее время не существует общепринятого названия автоматизированной формы бухгалтерского учета, в полной мере отражающего ее сущность. В литературе используются такие понятия, как таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная формы бухгалтерского учета. На давая подробную характеристику этим подходам, отметим, что они сохраняют основные элементы методологии бухгалтерского учета, в том числе принцип двойной записи, документация и пр., но видоизменяют характер их проявления. В частности, систематизация данных в разрезе бухгалтерских счетов, а также переход от аналитического уровня обобщения учетных данных к синтетическому, производятся автоматически.

Сущность большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса (Пакеты этого класса: “БЭСТ-4”, “1С:Бухгалтерия-7.7”, “Турбо-Бухгалтер” и пр.).

Отличаясь в деталях, они имеют общие основные принципы:

• одноразовый и минимальный ввод — многоразовый и максимальный вывод.

• один журнал хронологической записи — множество регистров систематической записи.

• один счет синтетический — множество счетов аналитических.

• отчетная информация в срок — рабочая по запросу.

• автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.

• наличие типовых проводок.

• возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.

• организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.

• Связь оперативного и бухгалтерского учета.

• Систематизация данных первичного учета с целью получения всей необходимой пользователю сводной отчетной информации.

• Обеспечение целостности базы данных.

• Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.

На Российском информационном рынке продаются сотни коммерчески доступных программных средств автоматизации бухгалтерского учета и выбор наиболее подходящего из них для условий конкретного предприятия представляет серьезную проблему. В принципе, необходим “идеальный” пакет в том смысле, что для начинающего бухгалтера он будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала - отличным инструментом при просчете вариантов, для аудитора - надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта “на вырост”, если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирования себестоимости, сложного учета труда и заработной платы.

Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии или имеющие схему ПГиБ: проводки — Главная книга — Баланс), среднее и крупное (интегрированный и комплексный бухгалтерский учет).

В основе программных модулей, реализующих “интегрированную бухгалтерию” (ИнтБ) лежит все та же база ПГиБ, но появляется надстройка в виде одного или нескольких модулей типа: учета производственных запасов, учета основных средств, учета заработной платы, учета финансово-расчетных операций, учета ведения договоров. Вся ИнтБ ориентирована, как правило, на малый и средний бизнес и рассчитана для работы на одном АРМ.

В “Комплексном бухгалтерском учете” (КомплБ) вместо одного большого АРМ появляется несколько специализированных, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета; имеется интерфейс обмена данными между отдельными АРМ и передачи информации через дискеты либо через сеть для сведения баланса, получения синтетических выходных форм и построения отчетности; обеспечивается возможность решения дополнительных функций управления, анализа, сбыта и т.п.

В пакетах, ориентированных на “сетевую версию бухгалтерского учета”, появляются в отличие от “КомплБ” дополнительные функции: возможность сетевого обмена внутри каждого рабочего места одного АРМ и между различными АРМ; организация всего обмена данных по сети с одновременным доступом к любой разрешенной информации (а не эпизодического, как в КомплБ). По очевидным причинам такие пакеты сложнее и дороже, требуют дополнительного специального оборудования и операционных систем, а также обучения бухгалтерского персонала.

На тех крупных предприятиях, где ограничена по своим возможностям сетевая версия бухгалтерского учета на ПЭВМ, могут применяться рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ. Несмотря на разнообразие предлагаемых программных продуктов для решения программ бухгалтерского учета, идеальных пакетов нет. Бухгалтеру следует ознакомиться с возможностями как можно большего количества различных программ и выбрать ту из них, которая наилучшим образом учитывает специфику учета на той фирме, где он работает. Помочь в решении этой проблемы может перечень требований, предъявляемых к программному продукту для компьютеризации бухгалтерского учета. Основные из них следующие:

• прохождение тестирования и соответствующей сертификации;

• наличие товарного вида и надежного сопровождения;

• право на получение консультаций (так называемая “горячая линия”);

• модульный принцип построения системы, позволяющей выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;

• одновалютное и многовалютное исполнение;

• органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;

• необходимый уровень детализации аналитического учета;

• простота освоения и удобство системы в работе;

• цена и пр.

Наиболее известной программой класса мини-бухгалтерия является “1С:Бухгалтерия”.

Основные особенности “1С:Бухгалтерии” (версии 7.7) являются:

• Автоматизация любых участков бухгалтерского учета.

• Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия.

• Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, форм отчетности.

• Возможность автоматической печати первичных (выходных) документов.

• Использование справочников (“Валюты”, “Сотрудников”, “Договоров” и пр.), предназначенных для ведения аналитического учета на счетах, а также ввода различной информации при выписке первичных документов на компьютере.

• Автоматический и ручной ввод бухгалтерских операций.

• Многоуровневый аналитический учет, по любому счету можно вести аналитический учет в необходимых разрезах.

• Использование журналов операций, проводок и документов для удобства просмотра отдельных позиций, зафиксированных в этих журналах.

• Возможность получения правовой поддержки при установке на компьютере “1С: ГАРАНТ. Правовая поддержка”.

• Возможность анализа счетов, субсчетов, позиций аналитического учета (субконто).

• Визуальные представления данных в виде графиков и гистограмм.

• Возможности ведения учета в различных денежных и натуральных измерителях. В качестве денежных измерителей выступают национальная валюта и произвольный набор иностранных валют.

• Надежная защита учетной информации от несанкционированного доступа.

• Использование встроенного “языка программирования” для составления отчетов произвольной формы.

• Ведение учета для нескольких предприятий.

В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, документационный, систематизации и обобщения информации, а также ее использования. Выполнение каждого из этих этапов связано с выполнением соответствующих позиций главного меню программы “1С:Бухгалтерия-7.7”.