6.3. Системы электронного документооборота предприятия

В управлении современным предприятием кроме сектора функцио­нальных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Таким образом, авто­матизация делопроизводства и организация документооборота стано­вится эффективным средством достижения целей компании в произ­водственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информацион­ные технологии построены на разных концептуальных уровнях, пред­назначены для разного типа предприятий и решаемых задач.

Система OPTIMA-WorkFIow. Эта система предназначена для управ­ления процессами создания, обработки, поиска, тиражирования и хра­нения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. OPTIMA- Workflow нормализует ра­боту с документами, циркулирующими на предприятии. Это тот инструмент, посредством которого можно управлять громоздкой и слож­ной системой документооборота. Внедрение этой системы может решить следующие задачи:

•  повышение производительности труда;

•  сокращение времени, затрачиваемого на принятие управленчес­ких решений;

•  улучшение исполнительской дисциплины и снижение влияния индивидуальных характеристик персонала на выполнение процес­сов обработки документов;

•  организация единого централизованного хранилища документов с оптимальной структурой;

•  надежность защиты конфиденциальных данных.

Рассмотрим основные функциональные возможности OPTIMA-WorkFlow.

•  полнофункциональная маршрутизация и средства описания сце­нариев движения документов — графический редактор для форми­рования технологических маршрутных схем с помощью описаний движения документов и технологических операций на этапах работы с этими документами. Это инструмент для создания моде­лей, стандартизации и оптимизации регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. По существу, это раз­новидность CASE-технологии (см. разд. 13.3-). Таким образом, однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением различными исполнителями цепочки взаимоувязанных работ;

•  контроль соблюдения требований к работе с документами — сравнение нормативных и реальных данных на конкретном техно­логическом этапе выполнения работ. На базе результатов такого сопоставления осуществляется контроль за ходом выполнения процессов и определяется вся необходимая для принятия управля­ющих решений информация;

•  контроль исполнения поручений — создание документа специа­лизированного формата «документ на контроле», помещаемый на «Электронную доску объявлений». Эти документы доступны исполнителям только в той части, в которой эти исполнители задействованы. Исполнители могут не только ознакомиться с со­держанием подлежащего исполнению поручения, но и внести непосредственно в документ сведения о ходе исполнения, фактах обращения к контролеру, отметить выполнение поручения и т.д. Документ не рассылается в адрес всех упомянутых в нем контроле­ров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уве­домлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, а также механизма сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти ме­ханизмы полностью интегрированы с современными приложени­ями пользователей MS Outlook и MS Project;

•  динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации — механизмы настройки процедуры обработки документа или метода его регистрации. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ве­дения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота,

наращивать список категорий и типов документов, вовлеченных в документооборот;

•  полноценный механизм контроля версий — в частности, позво­ляет системе обеспечить возможность формирования «хронологического дерева» событий в истории обработки документа с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, включения в качестве составной части в другие документы и т.д. Благодаря поддержке механизма контроля версий есть возможность одно­значно определить кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе;

•  создание любых форм отчетности и полное присоединение разра­ботанных макетов отчета к системе при помощи программного модуляSeagate Crystal Report

— создание различных форм отчетно­сти. Каждый новый макет отчета добавляется к системной библио­теке отчетов. При этом могут быть определены права его использо­вания конкретными пользователями. Выполнение отчета может быть инициировано непосредственно с АРМ пользователя. Воз­можна параметрическая настройка правил формирования отчета, работа с любыми электронными объектами. Обилие разнообраз­ных средств представления данных в электронном виде открывает широкий спектр дополнительных возможностей. РазработчикиOPTIMA-WorkFlow расширительно подошли к смыслу понятия «документ». Здесь документом может быть текстовый файл; табли­ца; изображение, прочитанное сканером; факс и даже звук, напри­мер голосовое распоряжение;

•  работа в распределенных корпоративных сетях — поскольку хра­нение объектов обработки организовано в системе на базе исполь­зования современного почтового сервера MS Exchange, то процесс обработки документов становится единым и прозрачным для всех пользователей системы, независимо от территориального распо­ложения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и ис­пользуемых видов связи. Для совместной многоэтапной обработки документов исполнителями, находящимися на разных территори­ях, не требуется их постоянное присутствие или прямое общение. Система обладает средствами для того, чтобы каждый исполнитель вовремя выполнил свою работу;

•  индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользова­теля

— интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть легко настроены в соответствии с требованиями к конкрет­ному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя системы документооборота.

Система БОСС-Референт. Эта разработка относится к классу СДОУ. Разработана компанией АйТи на платформе Lotus Notes/Domino и пред­назначена для автоматизации бизнес-процессов, связанных с электрон­ным документооборотом, делопроизводством и постановкой работы офиса. Система БОСС-Референт ориентирована на удовлетворение по­требностей разных категорий сотрудников как государственных, так и коммерческих организаций вне зависимости от масштаба деятельности.

Платформа Lotus Notes/Domino, используемая системой БОСС-Референт, стала симбиозом клиент-серверной СУБД, управляющей распределенными документоориентированными БД коллективного доступа, и электронной почты корпоративного масштаба. LotusNotes/Domino обеспечивает также календарное планирование, прове­дение конференций в реальном времени, реплицирование данных и защиту информации, разработку и внедрение прикладных систем для коллективной работы и интеграции с реляционными СУБД и ERP-системами, а также возможность применения интернет- и веб-технологий. Система БОСС-Референт обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:

•  автоматизация документационного обеспечения управления:

      обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонден­ции;

      формирование и исполнение поручений;

      контроль исполнительской дисциплины;

      согласование документов;

      информирование и сбор мнений сотрудников;

      контроль договоров;

      поддержка защищенного документооборота;

•  автоматизация деловых процедур, обеспечивающих эффективную работу офисов:

      обеспечение работы сервисных служб;

      заказ пропусков, организация совещаний и др.

•  создание единого информационного пространства организации:

      поддержка взаимодействия рабочих групп;

      маршрутизация и доставка информации;

      поддержка задач управления знаниями;

      структурированное хранение, управление доступом и поиск ин­формации;

      формирование широкого спектра отчетов по любым БД Lotus Notes с помощью генератора отчетов Report's Man;

•  высокотехнологичная архитектура:

      самостоятельная адаптация СДОУ к любым изменениям струк­туры организации;

      доработка существующих модулей и разработка новых;

      простота настройки и освоения.

Компания предлагает заказчикам обучение пользователей, проекти­ровщиков, разработчиков и администраторов приложений в средеLotus/Domino, а также инструментарий разработчика — Toolkit. Дан­ный инструмент позволяет дорабатывать систему, гарантируя сохране­ние целостности существующих баз данных.

К достоинствам БОСС-Референт относится и то, что система обес­печивает работу не только с атрибутами, но и с содержанием докумен­тов (текстами, таблицами и т.д.), обеспечивая доступ к документам и связывая, например, поручения с теми документами, по которым эти поручения даны. Кроме того, система дает возможность связывать документы, относящиеся к отдельной теме, функции управления, заказ­чику,

бизнес-подразделению и т.д.

Другое программные продукты для автоматизации документооборота. Компания АйТи имеет опыт успешного выполнения более чем 100 про­ектов СДОУ по опробованной методике адаптации проектов. Эта мето­дика построена на основе методологии Accelerated ValueMethod™ ком­пании Lotus/IBM. Методика ориентирована на создание в сжатые сроки систем групповой работы в контуре автоматизированного доку­ментооборота предприятия.

Очень часто разработчики современных интегрированных ППП включают программные продукты, обеспечивающие автоматизацию технологии обработки документов, управления документооборотом предприятия в целом. Так, например, система AVACCO обеспечивает работу с рядом типовых общепринятых документов и при необходимос­ти позволяет создавать новые виды документов.

Документооборот в системе AVACCO реализован с помощью схем

бизнес-процессов. Документы движутся по схеме бизнес-процесса от одного сотрудника предприятия к другому. На этапах документацион­ного процесса над документами выполняются регламентированные действия. В системе существуют своего рода «хранилища» документов, которые представляют собой специальные реестры. Для пользователя они выглядят как иерархические структуры папок, между которыми перемещается документ на различных этапах бизнес-процесса. Так, на­пример, процесс движения документа при перемещении товара между отделениями или складами предприятия происходит по следующей схе­ме. На первом этапе процесса создается документ «Внутренняя наклад­ная», который помещается в папку «На отгрузку» реестра внутренних накладных. После выполнения этапа «Отгрузка» этот документ попада­ет в папку «На получение», а после выполнения этапа «Получение» — в папку «Архив».

В целом сочетание возможностей документооборота, настройки биз­нес-процессов и учета в системе AVACCO создает удобный механизм для организации оперативного учета и дальнейшего анализа информации.