6.4. Информационные технологии в офисе
Управляемое с помощью информационной технологии предприятие связано информационными потоками с внешним миром, принять оптимальное решение без их учета невозможно. Поэтому информационный обмен между людьми как в рамках предприятия, так и за его пределами происходит очень интенсивно.
Единая среда обмена сообщениями (unified messaging). В современный офис поступает большой поток информации. Причем с каждым годом его объем заметно возрастает. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений
— электронных писем, факсов, голосовых сообщений. В последнее время к этому добавились еще и видеофрагменты, пересылаемые с помощью электронных средств связи.
Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается, во-первых, осмысливать и упорядочивать входящую информацию, во-вторых, оперативно отвечать на поступающие запросы. Для решения обеих проблем необходима технология, благодаря которой можно было бы обращать внимание только на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы — будь то факс, электронное письмо или голосовое сообщение. Так родилась идея создания единой среды обмена сообщениями (unified messaging) [40]. Суть единой среды обмена сообщениями сводится к следующему. Вся входная информация (документы, голосовые и факсимильные сообщения, электронные письма) попадает в один почтовый ящик, т.е. общее хранилище данных. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя настольный или переносной компьютер, телефон. С помощью компьютера пользователь может рассмотреть список полученных сообщений и краткие аннотации к ним. Щелкнув мышью на нужном сообщении, можно просмотреть или прослушать его независимо от того, в какой форме оно поступило. С другой стороны, с помощью телефона пользователь получает возможность прослушать голосовые сообщения, переслать факсы на находящийся по близости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо переслать туда же по факсу либо прослушать в голосовом виде.
При работе в единой среде обмена сообщениями их физическая форма может оставаться почти полностью скрытой от пользователя. Пользователь всегда может ознакомиться с любыми поступившими на его имя сообщениями независимо от формы сообщений, своего местонахождения и времени суток. Для этого требуются минимальные технологические ресурсы.
Обычно такие системы представляют собой надстройку над программой электронной почты или системой поддержки коллективной работы, обеспечивающую интеграцию сообщений разных типов в готовую систему обмена сообщениями. В частности, существуют программы, организующие единую среду обмена сообщениями на базе Microsoft Exchange, Lotus Notes и Novell Group Wise. При этом управление базой сообщений осуществляется средствами той программы, на которой базируется надстройка unified messaging. В этом случае, в частности, значительно удобнее выполнять преобразование между разными типами сообщений.
При применении в качестве аппаратной базы для систем голосовой почты учрежденческих АТС всегда существовала проблема обмена информацией между вычислительной и телефонной сетью. Без организации такого обмена режим unified messaging построить невозможно. Проблема упрощается с появлением
компьютерно-телефонного оборудования на базе открытых стандартов — плат расширения для компьютера. Посредством этих плат можно строить большие и достаточно развитые в логическом плане системы. Системы, построенные на базе плат компьютерной телефонии, работают под управлением обычных компьютерных программ.
Компания Octel Communications предлагает своим клиентам программу Unified Messenger, представляющую собой надстройку над системойMicrosoft Exchange. Программа помещает все голосовые сообщения в Exchange Inbox (входной почтовый ящик обмена). Эта программа обеспечивает единое управление электронными письмами и голосовой почтой. Тип сообщения (голосовой фрагмент или электронное письмо) указывается в поле заголовка. Как и другие современные продукты, система Octel Unified Messenger позволяет знакомиться с содержанием голосовых сообщений и электронных писем в дистанционном режиме, с использованием компьютера или телефона. В последнем случае (чтение электронного письма по телефону) в технологию включается модуль преобразования «текст — речь». Получатель может немедленно дать голосовой ответ на письмо, не вешая трубку. Записанный речевой фрагмент будет тут же переправлен отправителю электронного письма. При работе с Octel Unified Messenger для хранения всех сообщений независимо от их типа используется Exchange Server.
В целом в архитектуре можно выделить следующие основные компоненты: Exchange Server, Octel Server, клиентское программное обеспечение для рабочих станций, линии связи в учрежденческой АТС. Адресация всех сообщений осуществляется через каталог Exchange Server, поэтому нет необходимости следить за актуальностью адресов во всех каталогах, имеющихся в сети: изменения в каталоге одного из серверов
автоматически влекут за собой изменения во всех прочих каталогах. Аналогичным образом использование Exchange Server в качестве единого хранилища значительно упрощает выполнение административных задач.
Octel Unified Messenger обладает качеством масштабируемости системы. По мере необходимости в сети можно устанавливать новые серверы Exchange и Octel Server, увеличивая тем самым количество обслуживаемых пользователей. Octel Unified Messenger — это единая среда обмена сообщениями, где все сообщения содержатся в одной БД.
Автоматизированные информационно-поисковые системы. В офисной работе постоянно приходится обращаться к правовой информации. Это необходимо для того, чтобы принимаемые решения не противоречили правовым законодательным нормам. Эта задача в информационном плане решается на базе АИПС. БД документальных АИПС могут содержать редуцированные характеристики или полные тексты нормативных документов — законов, указов, постановлений, инструкций и других видов документов органов власти и управления. К редуцированным характеристикам какого-либо определенного нормативного акта в данном случае могут быть отнесены ПОД, его аннотация или реферат и адрес хранения самого документа. В случае необходимости обращения к тексту пользователь находит нужный документ по его адресу. При условии поиска документов в полнотекстовой БД пользователю на его запрос выдаются тексты всех релевантных документов.
Для актуализации и целостности БД правовых АИПС фирмы-разработчики обеспечивают, как правило, сопровождение этих систем на договорных началах. В России наиболее известны информационно-правовые справочные системы «Консультант-Плюс», «Гарант-Сервис», «Кодекс», «1С:Электронный справочник бухгалтера», «Консультант-Бухгалтер».
Вопросы и задания для самопроверки
1. Какие функции предприятия могут быть объектами автоматизации?
2. Какова структура программного комплекса «1С:Предприятие»?
3. Какие решения обеспечивают адаптивность комплекса «1С: Предприятие»?
4. Назовите основные компоненты систем «Касатка», AVACCO.
5. Укажите особенности систем «Галактика», «Парус», NS2000, Microsoft Axapta.
6. Дайте функциональную характеристику системам OPTIMA-WbrkFlow и
БОСС-Референт.
7. В чем заключается концепция единой среды обмена сообщениями в офисе?
8. Дайте характеристику АИПС правовой информации.
- Глава 5. Защита информации в аис
- 5.1. Виды информационной опасности
- 5.2. Основные методы и средства защиты информации в аис
- Глава 6. Аис в управлении предприятием
- 6.1. Функциональная структура аис предприятия
- 6.2. Информационные технологии в управлении предприятием
- 6.3. Системы электронного документооборота предприятия
- 6.4. Информационные технологии в офисе
- Глава 7. Аис в области статистики
- 7.1. Система государственной статистики как объект автоматизации
- 7.2. Информационно-вычислительная сеть фсгс рф
- 7.3. Информационные технологии в области статистики
- Глава 8. Аис в области бухгалтерского учета
- 8.1. Особенности автоматизации бухгалтерского учета
- 8.2. Информационные технологии в бухгалтерском учете
- 8.3. Программное обеспечение бухгалтерского учета
- Глава 9. Аис в области финансовой деятельности
- 9.1. Аис в системе Министерства финансов России
- 9.2. Информационные технологии в деятельности банков