logo search
Лекции по информационным технологиям / Лекции_2_семестр

Обзор некоторых операций

Операции сохранения. Операция сохранения записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессореWordдокументу присваивается тип .DOC. Большинство текстовых процессоров используют следующие три операции сохранения данных.

  1. Сохранить и продолжить редактирование. Эта операция выполняется периодически, гарантируя сохранность более свежей копии проектируемого документа на случай возможной его утраты.

  2. Сохранить и выйти.

  3. Выйти без сохранения.

В текстовых процессорах, имеющих многооконный режим работы, предусматриваются одна операция выхода и отдельные операции сохранения и закрытия окон. Если при выходе в закрываемом окне остается несохраненный измененный документ, то текстовый процессор дополнительно запрашивает, следует ли сохранить документ или нет.

Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т.п.

Проверка правописания слов и синтаксиса. Режим проверки правописания и синтаксиса выполняется специальными программами, которые могут быть автономными либо встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа. Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователю предлагается следующий выбор:

1) провести исправление;

2) игнорировать ошибку;

3) добавить данное слово во вспомогательный словарь.

Многие текстовые процессоры предлагают дополнительные услуги (например, варианты написания слова), облегчающие исправление ошибок. Возможности программы зависят от полноты словаря. Существует возможность пополнения вспомогательного словаря.

Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложений по их устранению этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля. В частности неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами, отсутствие второй кавычки и т. п. Все указанные ошибки выявляются на основе сравнения разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами. Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правил существенно ограничен.

Словарь синонимов. Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным стиль изложения. Для его использования необходимо навести курсор на нужное слово и ввести команду просмотра словаря синонимов. Текстовый процессор выдаст на экран несколько синонимов

Установка общих параметров страницы. Различают логическую и физическую страницы.Физическая страница (в некоторых текстовых процессорах вместо этого термина используется термин «размер бумаги») обычно имеет некоторый стандартный размер, например А4 210x297 мм, алогическая страница образуется на поле физической за вычетом установленных пользователем границ. Количество данных на логической странице определяется, с одной стороны, плотностью печати (количеством знаков на строке), а с другой — разреженностью строк (интервалом между строками). Если работать нужно с двойными листами, конвертами или наклейками, то следует установить новые размеры физической страницы.

Аналогично тому, как осуществляется жесткий и мягкий перевод каретки на новую строку, текстовый процессор осуществляет мягкий и жесткий переход на новую страницу. Мягкий переход осуществляется автоматически после заполнения последней строки на странице. Однако пользователь может начать новую страницу, не дожидаясь ее окончательного заполнения, подав командужесткого перехода.

Существует также команда запрета разрыва страниц, которая используется, когда нужно, чтобы определенная часть документа (например, таблица) находилась на одной странице.

При разрыве абзаца многие текстовые процессоры обеспечивают контроль за так называемыми висячими строками. Висячей строкой называется первая строка или заголовок нового абзаца, оказавшиеся на последней строке страницы, или последняя строка абзаца, оказавшаяся в начале страницы. Размещение абзаца при его разрыве может регулироваться по-разному. Например, не менее двух строк в конце страницы и не менее трех строк в начале.

Для введения нумерации страниц в создаваемом документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором можно указать все условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и др. Номера страниц проставляются в колонтитуле.

Колонтитулы представляют собой одну или несколько строк, помещаемых в начале или (и) конце каждой страницы документа. Они обычно содержат номера страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы и т.п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы.

Работа со стилями. Абзац — элементарный объект оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. В меню Формат → Абзац имеется немало различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца отдельно — неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путем использования понятиястиль.

Стиль оформления —это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

Различают: стили абзацаизнаковые стили(стили символов). С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца.

Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование.

Стандартный стиль можно настроить, заменив его параметры собственными, а можно создать новый собственный стиль.

Наследование стиля.Важной чертой является принципнаследования стилей.Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей (базовом). Это позволяет, во-первых, сократить до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении гарнитуры шрифта, использованного в базовом стиле, автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях, созданных на его основе.

Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей ENTER.

Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом. Но можно сохранить их и вне документа в качестве шаблонови использовать для подготовки новых документов.

Использование шаблонов. Шаблоны — это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. Их используют для унификации структуры и внешнего вида документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являютсястили, определяющие внешний вид символов и абзацев. При составлении определенного документа, вначале загружается шаблон этого типа документов, затем текстом заполняются определенные в нем поля. Один раз сделанный на основе стандартов шаблон может в дальнейшем многократно использоваться для создания документов определенного вида.

Некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с программой и устанавливается на компьютере вместе с ней.

Некоторые текстовые процессоры (например, WinWord) хранят в шаблонах не только информацию, нужную для создания нового документа, но также и некоторые элементы среды: состав панелей инструментов и меню, набор макросов, коэффициент масштабирования при отображении документа и т.п. В развитых текстовых процессорах существует целый ряд инструментов, способствующихавтоматизации создания шаблонов. Среди них важнейшими являются поля подстановки и макросы.

Использование полей подстановки дает возможность вставлять в шаблон документа новые поля, предназначенные для дальнейшего их заполнения пользователем.

Использование макросов. Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.

С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена.

Макрос создают двумя способами:

Автотекст. Эффективным инструментом для разработки как шаблонов, так и обычных документов является так называемый автотекст (тезаурус).Автотекст создается на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно сохранить под определенным именем вместе со своим стилем.

Слияние документов. В мощных текстовых процессорах имеется возможностьслияния документов. Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо, надписи на конверте, т.е. форма любого стандартного текста и т.д.

Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу), состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главный документ.

Создание оглавления документа. Текстовые процессоры позволяют создать оглавление документа, применяя соответствующие стили к каждому заголовку, который будет в него включен. Для облегчения ориентации в документе можно также создать предметный указатель, в котором приводится список тем, обсуждаемых в данном документе, вместе с номерами страниц, содержащих соответствующую информацию. Возможно добавление примечаний, закладок, а также перекрестных ссылок.

Вставка диаграмм, формул. Благодаря наличию в текстовом процессоре Word компонент Graph, Equation и WordArt, в текстовый документ можно вставлять различные диаграммы, математические формулы и текстовые эффекты. Эти компоненты не всегда доступны, это зависит от вида установки Word (так компонент Equation, как правило, при обычной установке недоступен).

Автоматизация ввода и редактирования текста. К приемам автоматизацииввода и редактирования текста, а также разработки и оформления документов относятся средства Автотекст, Автозамена, средства проверки правописания, средства расстановки переносов, средства поиска и замены фрагментов текста, создание оглавления, стили оформления абзацев и шаблоны документов.