Список вопросов для проверки уровня самоорганизации
КАКОЕ ИЗ ЭТИХ УТВЕРЖДЕНИЙ ОТНОСИТСЯ К ВАМ?
1. В моей работе наблюдается отсутствие общего направления.
2. У меня возникают трудности, связанные с вычленением приоритетных направлений деятельности из всего объема задач, стоящих передо мной.
3. Мне кажется, что мой рабочий день проходит очень неэффективно, и мне не удается достичь желаемого результата.
4. Мне не удается добиться правильного планирования рабочего времени.
5. Мой рабочий день заканчивается с большим числом задач в списке «что надо сделать», чем он начинался.
6. Мне трудно оценить, сколько времени займет выполнение тех или иных задач.
7. Установленные мною самим предельные сроки выполнения тех или иных задач постепенно затягиваются.
8. У меня нет уверенности, что я эффективно использую то время, когда нахожусь на подъеме.
9. Я берусь за выполнение то одной, то другой рутинной задачи и, тем самым, отвлекаюсь от решения более сложных задач, стоящих передо мной.
10. Я заметил в себе тенденцию откладывать на потом решение тех задач, которые по той или иной причине мне не нравятся.
11. Стоящим передо мной тривиальным задачам я придаю большую значимость, чем они того заслуживают.
12. При решении сложных задач или выполнении проектов мне трудно определить то, с чего начать.
13. Мне хотелось бы иметь более четкий системный подход в области принятия решений.
14. Объем предстоящих канцелярских работ создает для меня проблему.
15. При первом взгляде на объем канцелярской работы у меня часто не возникает желания браться за нее.
16. Мне очень часто не удается решить, что делать с полученными документами.
17. Мне хотелось бы усваивать содержание документов с большей скоростью, чем я это делаю.
18. Из того, что я прочитываю, многое сразу забывается.
19. Я часто ловлю себя на мысли, что посещаю слишком большое число непродуктивных совещаний.
20. Я не уверен, достаточное ли количество поручений я даю своим подчиненным.
21. Коллеги «бомбардируют» меня информацией, которая мне не нужна.
22. Помехи в работе вызывают у меня сильное чувство досады.
23. Я слишком часто принимаюсь за ту работу, от которой должен был бы отказаться.
24. Мой офис расположен не слишком удачно для постановки качественной организационной работы.
25. В моем офисе кипы бумаг; рабочий стол находится в полном беспорядке; секретер и ящики стола забиты до отказа.
26. Я много времени провожу в поисках тех или иных вещей.
27. Мои компьютерные файлы находятся в полном беспорядке.
28. Я беспокоюсь, что в недостаточной мере использую какую‑либо современную технологию для организации работы.
29. Я использую Интернет не так эффективно, как хотелось бы.
30. Мне хотелось бы быть более организованным, находясь вне офиса.
Данная книга предназначена не для какой‑то конкретной профессиональной группы или представителей менеджмента. Напряжение, существующее на современных рабочих местах, достаточно универсально, а поэтому шаги, предпринимаемые для повышения степени личной организованности, представляются нам практически одинаковыми, независимо от занимаемого вами положения в организации, на которую вы работаете. Конечно же, здесь будут наблюдаться различия в объеме поддержки, на которую вы можете рассчитывать со стороны руководства, а также в количестве персонала, находящегося в вашем распоряжении. Однако независимо от того, являетесь ли вы всего лишь кандидатом на определенную должность или честолюбцем, стремящимся к карьере, недавно назначенным супервизором или доказавшим свою состоятельность менеджером; работаете ли вы в частном или государственном предприятии, или вы работаете исключительно на себя, в любом случае эта книга — для вас. Разделы, которые посвящены различным аспектам новых технологий, предполагают, что большинство читателей хотя бы ограниченно, отрывочно знакомо с компьютерной техникой. Там же, где речь идет о специальной технике, я использовал в качестве примеров наиболее популярные, на момент написания работы, приложения. В особенности, это касается таких операционных систем, как: «Windows 95/98», «Microsoft Internet Explorer» и программного обеспечения электронной почты «Outlook Express». Пользователям других приложений и операционных систем, возможно, предстоит просмотреть литературу по программному обеспечению или соответствующий файл справочника.
- Джон Каунт Организуй себя
- Аннотация
- Джон Каунт Организуй себя введение
- Список вопросов для проверки уровня самоорганизации
- 1. Знать, к чему вы стремитесь
- Четкое понимание своей роли
- Постановка целей
- Конкретные цели
- Измеримые цели
- Достижимые цели
- Цели, направленные на результат
- Цели, связанные по времени
- Практикум
- Охват всей картины в целом и по отдельным деталям
- Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы
- Определение повседневных приоритетов
- Сектор а: важные и срочные задачи
- Сектор в: важные, но не срочные задачи
- Сектор с: срочные, но не важные задачи
- Сектор d: не срочные и не важные задачи
- Правило 80:20
- Заключение
- 2. Организуй свое время
- Каким образом вы используете свое время сейчас
- Контрольное упражнение — важность задачи
- Планирование и учет вашего времени
- Планирование
- Ведение учета
- Планирование вашего времени
- Планирование вашего дня
- Планирование вашей недели
- Обзор следующих трех месяцев
- Ведение учета вашего времени
- Инструменты планирования и ведения учета
- Списки «что надо сделать?»
- Бумажные носители информации — планировщик и органайзер
- Компьютерные персональные информационные системы (пис)
- Pиc. 2.3. Программное обеспечение пис — условленные встречи на день и список «что надо сделать?» («Microsoft Schedule Plus»)
- Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (пцп)
- Практикум
- Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени
- Внесение задач в план вашего рабочего дня
- Практикум ? совершенствование точности планирования вашего времени
- Отсрочка
- Стратегия победы над отсрочкой
- Практикум — спросите себя:
- Соблюдение конечных сроков
- Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками
- Планирование с целью соблюдения конечных сроков
- Невозможность приступить к работе
- Избегайте зависимости от ошибок других
- Чрезмерно не гонитесь за совершенством
- Практикум — спросите себя:
- Управление временем и проекты
- Заключение
- 3. Уясните метод вашей работы
- Планирование задач на соответствующее им время
- Требования, предъявляемые вам различными задачами
- Какое время наиболее благоприятно для вас?
- Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?
- Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении
- Мобилизуйте силу привычки
- Как вырабатываются привычки
- Деятельность — спросите себя:
- Советы по осуществлению изменений в области привычек
- Отточите ваше мастерство в области принятия решений
- Опасения
- Информация
- Расчет времени
- Поведение других лиц
- Систематический подход к принятию решения
- Давайте двигаться вперед
- Анализ, эмоции или интуиция
- Передача полномочий на принятие решения другим лицам
- Если вы действительно увязли в принятии какого‑либо решения
- Привлечение других для участия в процессе принятия решения
- Диапазон демократии в области принятия решений
- Заключение
- 4. Организуйте работу с документами
- Вычлените важную информацию
- Примите на вооружение системный подход
- Отправьте в мусорную корзину
- Примите к обработке
- Определитесь относительно последующего действия
- Займитесь отсылкой
- Отправьте на хранение
- Избегайте перегрузок избыточной информацией
- Избыточное копирование
- Научитесь читать более эффективно
- Какова моя теперешняя скорость чтения?
- Почему мы медленно читаем?
- Использование регулятора темпа
- Другие способы
- Предварительный просмотр для повышения понимания
- Варьируйте ваш темп
- Сосредоточьтесь на том, что важно
- Добейтесь создания благоприятной атмосферы
- Отработайте методы беглого просмотра
- Будьте разборчивы в отношении того что читаете
- Правильно пользуйтесь своей памятью
- Заключение
- 5. Правильно организуйте вашу манеру работы с людьми
- Стратегия совещаний
- Неадекватное планирование
- Неадекватное управление
- Десять советов лицу, созывающему совещание
- Десять советов лицу, приглашенному на совещание
- Альтернативы совещаниям
- Передача полномочий
- Четыре шага к эффективной передаче полномочий
- 1. Примите решение относительно того, какие полномочия вы хотите передать
- 2. Выберите подходящего исполнителя
- 3. Подготовьте почву
- 4. Стойте в стороне, ожидайте докладов, выказывайте положительную ответную реакцию
- Контроль над осуществлением предоставленных полномочий
- Обратное делегирование полномочий
- Побочное делегирование полномочий
- Преодоление факторов отвлечения внимания и помех
- Десять способов сократить помехи
- Открытые или закрытые двери
- Краткие и продуктивные помехи
- Помогайте другим стать более организованными
- Если они работают на вас
- Если вы работаете на них
- Неспособность к принятию решений
- Склонность к принятию поспешных решений
- Неспособность завершить совещание
- Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах
- Неспособность запомнить, что он вас просил сделать
- Научитесь говорить «нет»
- Как научиться говорить «нет»
- Агрессивный подход
- Робкий подход
- Ассертивный подход [*]
- Заключение
- 6. Правильно организуйте порядок в служебном помещении
- Подумайте об эргономике
- Мебель столы
- Регулировка стула
- Другие виды мебели
- Оборудование
- Освещение
- Использование компьютера
- Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте
- Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах
- Наведение порядка на рабочем столе
- Как справиться с кипами документов
- Как сохранить наведенный порядок
- Заключение
- 7. Организация системы регистрации и хранения
- Правильно размещайте информацию
- Текущие проекты и виды деятельности
- Основные справочные файлы
- Организация вашей системы регистрации и хранения документов
- Регистрация и хранение документов
- Сортировка папок и удаление из них ненужных документов
- Создание электронной картотеки бумажных документов
- Организация компьютерных файлов
- Выбор имен файлов
- Резервное копирование
- Что обычно должно подвергаться резервному копированию?
- Куда осуществлять резервное копирование
- Заключение
- 8. Извлекайте пользу для себя из применения технологий
- Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями
- Выбор соответствующего программного обеспечения
- Если вы новичок в компьютерном деле
- Если вы опытный пользователь компьютера
- Решение о модернизации программного обеспечения
- Периодические проверки компьютерных привычек
- Полезные инструменты
- Текстовые редакторы
- Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?
- Электронные таблицы
- Программное обеспечение для управления проектами
- Программное обеспечение распознавания речи
- Программное обеспечение презентаций
- Программное обеспечение настольной редакцианно‑издательской системы
- Базы данных
- Пакеты обучения работе на клавиатуре
- Использование голосовой почты
- Запись ваших сообщений
- Оставление сообщений для других лиц
- Заключение
- 9. Правильная организация пользования интернетом
- Электронная почта
- Десять советов по эффективному использованию электронной почты
- Как избавиться от «мусорной» электронной почты
- Поиск информации в Интернете
- Тематические каталоги Интернета
- Поисковые системы
- Инструменты метапоиска
- Советы по поиску
- Повторные посещения полезных сайтов
- Оценка качества информации
- Повышение скорости работы с Интернетом
- Если за соединение с Интернетом отвечаете вы
- Заключение
- 10. Организуйте себя, находясь вне офиса
- Планирование
- Поддержание заведенного порядка
- Заключение
- 11. Совершенствуйте свое мастерство
- Установите некоторые цели
- Проведение обзора достигнутых результатов
- Как остаться на правильном пути при смене места работы?
- Унаследование чьих‑либо систем и приоритетов
- Работа с новыми людьми