Дополнительная1 / kaunt_dzhon_organizui_sebya
Правильно размещайте информацию
Выбор способов размещения и хранения информации должен осуществляться с учетом частоты обращения к папкам с документами.
Содержание
- Джон Каунт Организуй себя
- Аннотация
- Джон Каунт Организуй себя введение
- Список вопросов для проверки уровня самоорганизации
- 1. Знать, к чему вы стремитесь
- Четкое понимание своей роли
- Постановка целей
- Конкретные цели
- Измеримые цели
- Достижимые цели
- Цели, направленные на результат
- Цели, связанные по времени
- Практикум
- Охват всей картины в целом и по отдельным деталям
- Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы
- Определение повседневных приоритетов
- Сектор а: важные и срочные задачи
- Сектор в: важные, но не срочные задачи
- Сектор с: срочные, но не важные задачи
- Сектор d: не срочные и не важные задачи
- Правило 80:20
- Заключение
- 2. Организуй свое время
- Каким образом вы используете свое время сейчас
- Контрольное упражнение — важность задачи
- Планирование и учет вашего времени
- Планирование
- Ведение учета
- Планирование вашего времени
- Планирование вашего дня
- Планирование вашей недели
- Обзор следующих трех месяцев
- Ведение учета вашего времени
- Инструменты планирования и ведения учета
- Списки «что надо сделать?»
- Бумажные носители информации — планировщик и органайзер
- Компьютерные персональные информационные системы (пис)
- Pиc. 2.3. Программное обеспечение пис — условленные встречи на день и список «что надо сделать?» («Microsoft Schedule Plus»)
- Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (пцп)
- Практикум
- Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени
- Внесение задач в план вашего рабочего дня
- Практикум ? совершенствование точности планирования вашего времени
- Отсрочка
- Стратегия победы над отсрочкой
- Практикум — спросите себя:
- Соблюдение конечных сроков
- Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками
- Планирование с целью соблюдения конечных сроков
- Невозможность приступить к работе
- Избегайте зависимости от ошибок других
- Чрезмерно не гонитесь за совершенством
- Практикум — спросите себя:
- Управление временем и проекты
- Заключение
- 3. Уясните метод вашей работы
- Планирование задач на соответствующее им время
- Требования, предъявляемые вам различными задачами
- Какое время наиболее благоприятно для вас?
- Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?
- Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении
- Мобилизуйте силу привычки
- Как вырабатываются привычки
- Деятельность — спросите себя:
- Советы по осуществлению изменений в области привычек
- Отточите ваше мастерство в области принятия решений
- Опасения
- Информация
- Расчет времени
- Поведение других лиц
- Систематический подход к принятию решения
- Давайте двигаться вперед
- Анализ, эмоции или интуиция
- Передача полномочий на принятие решения другим лицам
- Если вы действительно увязли в принятии какого‑либо решения
- Привлечение других для участия в процессе принятия решения
- Диапазон демократии в области принятия решений
- Заключение
- 4. Организуйте работу с документами
- Вычлените важную информацию
- Примите на вооружение системный подход
- Отправьте в мусорную корзину
- Примите к обработке
- Определитесь относительно последующего действия
- Займитесь отсылкой
- Отправьте на хранение
- Избегайте перегрузок избыточной информацией
- Избыточное копирование
- Научитесь читать более эффективно
- Какова моя теперешняя скорость чтения?
- Почему мы медленно читаем?
- Использование регулятора темпа
- Другие способы
- Предварительный просмотр для повышения понимания
- Варьируйте ваш темп
- Сосредоточьтесь на том, что важно
- Добейтесь создания благоприятной атмосферы
- Отработайте методы беглого просмотра
- Будьте разборчивы в отношении того что читаете
- Правильно пользуйтесь своей памятью
- Заключение
- 5. Правильно организуйте вашу манеру работы с людьми
- Стратегия совещаний
- Неадекватное планирование
- Неадекватное управление
- Десять советов лицу, созывающему совещание
- Десять советов лицу, приглашенному на совещание
- Альтернативы совещаниям
- Передача полномочий
- Четыре шага к эффективной передаче полномочий
- 1. Примите решение относительно того, какие полномочия вы хотите передать
- 2. Выберите подходящего исполнителя
- 3. Подготовьте почву
- 4. Стойте в стороне, ожидайте докладов, выказывайте положительную ответную реакцию
- Контроль над осуществлением предоставленных полномочий
- Обратное делегирование полномочий
- Побочное делегирование полномочий
- Преодоление факторов отвлечения внимания и помех
- Десять способов сократить помехи
- Открытые или закрытые двери
- Краткие и продуктивные помехи
- Помогайте другим стать более организованными
- Если они работают на вас
- Если вы работаете на них
- Неспособность к принятию решений
- Склонность к принятию поспешных решений
- Неспособность завершить совещание
- Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах
- Неспособность запомнить, что он вас просил сделать
- Научитесь говорить «нет»
- Как научиться говорить «нет»
- Агрессивный подход
- Робкий подход
- Ассертивный подход [*]
- Заключение
- 6. Правильно организуйте порядок в служебном помещении
- Подумайте об эргономике
- Мебель столы
- Регулировка стула
- Другие виды мебели
- Оборудование
- Освещение
- Использование компьютера
- Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте
- Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах
- Наведение порядка на рабочем столе
- Как справиться с кипами документов
- Как сохранить наведенный порядок
- Заключение
- 7. Организация системы регистрации и хранения
- Правильно размещайте информацию
- Текущие проекты и виды деятельности
- Основные справочные файлы
- Организация вашей системы регистрации и хранения документов
- Регистрация и хранение документов
- Сортировка папок и удаление из них ненужных документов
- Создание электронной картотеки бумажных документов
- Организация компьютерных файлов
- Выбор имен файлов
- Резервное копирование
- Что обычно должно подвергаться резервному копированию?
- Куда осуществлять резервное копирование
- Заключение
- 8. Извлекайте пользу для себя из применения технологий
- Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями
- Выбор соответствующего программного обеспечения
- Если вы новичок в компьютерном деле
- Если вы опытный пользователь компьютера
- Решение о модернизации программного обеспечения
- Периодические проверки компьютерных привычек
- Полезные инструменты
- Текстовые редакторы
- Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?
- Электронные таблицы
- Программное обеспечение для управления проектами
- Программное обеспечение распознавания речи
- Программное обеспечение презентаций
- Программное обеспечение настольной редакцианно‑издательской системы
- Базы данных
- Пакеты обучения работе на клавиатуре
- Использование голосовой почты
- Запись ваших сообщений
- Оставление сообщений для других лиц
- Заключение
- 9. Правильная организация пользования интернетом
- Электронная почта
- Десять советов по эффективному использованию электронной почты
- Как избавиться от «мусорной» электронной почты
- Поиск информации в Интернете
- Тематические каталоги Интернета
- Поисковые системы
- Инструменты метапоиска
- Советы по поиску
- Повторные посещения полезных сайтов
- Оценка качества информации
- Повышение скорости работы с Интернетом
- Если за соединение с Интернетом отвечаете вы
- Заключение
- 10. Организуйте себя, находясь вне офиса
- Планирование
- Поддержание заведенного порядка
- Заключение
- 11. Совершенствуйте свое мастерство
- Установите некоторые цели
- Проведение обзора достигнутых результатов
- Как остаться на правильном пути при смене места работы?
- Унаследование чьих‑либо систем и приоритетов
- Работа с новыми людьми