2.1 Источники информации в информационной системе. Информационные модели объекта правления. Информационные массивы и потоки.

От решений, которые принимает руководитель, в большой степени зависит успех предприятия на рынке. Очевидно, что принятие эффективных управленческих решений, кроме опоры на собственный опыт и, иногда, интуицию, требует поиска и анализа дополнительной объективной информации, иначе безошибочность выбора поведения предприятия в проблемной ситуации будет под большим сомнением, что, в свою очередь, ставит под вопрос  и успешность работы предприятия в целом.

Можно классифицировать всю бизнес-информацию двумя способами. Классификация первым способом предполагает, что информация может быть либо первичной, полученной в результате исследования или анализа, инициированного фирмой, либо вторичной, полученной из каких-то уже имеющихся источников. Второй способ подразделяет информацию на внутреннюю и внешнюю по отношению к фирме. Вторичные источники можно классифицирует по характеру доступа к ним. Эти источники могут быть:

публичными, доступными для любого исследователя;

частными, составляющими собственность определенной компании или института (но с возможностью доступа к ним за плату);

подписными, представляющими собой гибрид публичных и частных источников, когда информация находится в чьей-то собственности, но постоянно обновляется и становится доступной для определенного ограниченного круга подписчиков.

Источники информации можно классифицировать по стратегиям поиска. Стратегии могут быть либо официальными, использующими специализированных поставщиков информации, либо неофициальными, использующими различные каналы; они также могут быть активными (когда ищут источники информации) или пассивными (анализ информации из уже известных источников). Комбинация нескольких таких стратегий может быть вполне достаточной, но это зависит от объекта.

При поиске источников информации особое внимание нужно уделять таким вопросам, как стоимость и конкретность получаемой информации, надежность и гарантии достоверности информации. К сожалению, имеется прямая зависимость (причем обычно очень тесная) между степенью конкретности информации и стоимостью ее получения. Необходима оценка надежности информации (с заданием допустимой погрешности); она должна включать источник, срок, в течение которого информация остается актуальной, и ее анализ. Репутация источника — это одно, а использование доказательств, подтверждающих ее, или “триангуляция” информации, — совсем другое.

Приведем несколько наиболее распространенных источников бизнес-информации:

правительственные учреждения;

библиотеки;

торговые ассоциации;

компании, занимающиеся частными исследованиями и информацией;

газеты и журналы;

службы бизнес-информации;

базы данных в режиме онлайн.

Некоторые источники стоит прокомментировать. Правительственные учреждения, как государственные, так и надгосударственные, могут служить хорошим источником необработанных данных, особенно рыночных и макроэкономических, а также информации, касающейся регулирования. Однако часто эти данные нужно интерпретировать или анализировать. Некоторые правительственные учреждения пытаются сами сделать анализ; например, посольства Великобритании за границей предоставляют отчеты об исследованиях рынков заинтересованным компаниям, но качество их бывает разным, а иногда отчеты немногим отличаются от простого перечисления названий и адресов. В том, что касается экспортных рынков, торговые ассоциации зачастую являются более полезным источником.

Информационные технологии увеличили возможности доступа к первичным источникам информации внутри компании: к отчетам о продажах, производственным отчеты и т. д.. Очевидно, что качество информации зависит от качества информационной системы и профессионализма людей, отвечающих за входные данные.

Получая какую-либо информацию из окружающей среды, человек определенным образом ее просеивает, отбрасывая несущественную, случайную информацию и оставляя только важную для решаемой им задачи. Любой рассматриваемый объект или явление независимо от его материальности или идеальности имеет некоторые характерные для него черты, свойства, качества. Например, тело как материальный объект имеет геометрические размеры (длину, ширину, высоту), вес, цвет и т. д., а исторические события характеризуются датой и местом, где они произошли. Такие характерные, неотъемлемые черты, свойства, качества принято называть атрибутами объектов, явлений. Вообще говоря, объект или явление может иметь очень большое количество атрибутов (десятки, сотни тысяч и более). И далеко не все из них существенны, важны для рассматриваемой задачи. Например, мы ожидаем на остановке трамвай номер 20. Мы смотрим на приближающийся трамвай и видим, что трамвай состоит из трех вагонов, что он выкрашен в красный и белый цвета, что водитель трамвая — женщина и что трамвай имеет номер 22. Неосознанно обрабатывая полученную информацию, мы, как правило, обращаем внимание только на то, что нас интересует, а именно на номер трамвая, а все остальные атрибуты отбрасываем как не имеющие значения для решаемой задачи. Таким образом, вместо реального объекта (трамвая) в нашем сознании формируется его образ,модель,лишенная всех несущественных подробностей и содержащая только нужную в данной ситуации информацию.

Моделью называется материальный или идеальный образ некоторой совокупности реальных объектов или явлений, полученный отбрасыванием всех несущественных и концентрацией внимания только на некоторых важнейших с точки зрения решаемой задачи атрибутах рассматриваемых предметов или явлений.

При решении задач в различных областях деятельности приходится строить различные модели. В информатике рассматриваются в основном информационныеиматематические модели.Рассмотрим примеры информационных моделей.

Информационная модель личности. На каждого сотрудника какого-либо предприятия или учреждения в отделе кадров заводится личное дело, в котором, в частности, находится личный листок по учету кадров. В этом документе отражаются такие атрибуты сотрудников, как фамилия, имя и отчество, дата рождения, пол, образование, домашний адрес и т. д. А такие атрибуты, как цвет глаз, рост, вес, в личном листке никак не отражаются. Можно считать, что этот документ представляет собой информационную модель личности сотрудника учреждения. В этой модели отражены только значимые для отдела кадров атрибуты сотрудников. Если же рассмотреть ситуацию, когда создается информационная модель личности преступника, разыскиваемого органами правопорядка, то незначимые ранее атрибуты - цвет глаз, рост и вес — теперь могут стать существенными, а, скажем, образование и точная дата рождения — несущественными.

Информационная модель печатного издания. В библиотеке на каждое печатное издание заводится библиографическая карточка. В ней отражаются инвентарный и каталожные номера, название, фамилия автора или авторов, год и место издания, том, номер и т. д. Все это вместе взятое является информационной моделью печатного издания. Наличие или отсутствие суперобложки, формат (размер) издания, качество бумаги в этой модели — несущественные атрибуты, и поэтому они отбрасываются. С другой стороны, при определении цены издания для его реализации через торговую сеть эти атрибуты становятся важными, и нужно строить другую модель печатного издания.

Итак, один и тот же объект, одно и то же явление, рассматриваемые с различных точек зрения, могут иметь различные информационные модели.

Отвлечение от несущественных деталей, о котором шла речь выше, принято называть абстрагированием. Таким образом, абстрагирование является одним из важнейших инструментов при построении модели какой-либо предметной области. Естественно, что при абстрагировании осуществляется определенное огрубление реальной действительности. Однако концентрация внимания на наиболее важных аспектах, атрибутах позволяет выявить определяющие свойства, закономерности и, следовательно, понять сущность изучаемого объекта, явления. Наличиеадекватной модели, то есть модели, верно отображающей важнейшие особенности реальных объектов или явлений, позволяет спрогнозировать поведение объекта в той или иной ситуации, описать процесс развития явления во времени, вовремя получить нужную информацию (например, узнать время отправления транспортного средства или же приобрести на него билет и т. д.). Построение модели является наиболее важным, наиболее сложным и наиболее творческим этапом при изучении любых объектов или явлений.

Математическме модели. То обстоятельство, что закономерности, которым подчиняются процессы управления, являются общими для объектов управления любой физической природы, позволяет рассмотреть общую структуру и дать общее математическое описание процесса управления.

Обозначим через переменную, определяющую состояние объекта управления. Иногда она является одномерной или скалярной величиной. В большинстве случаев для описания объекта управления требуется не одна, а несколько переменных. В экономике это могут быть производственные мощности или ресурсы отдельных отраслей промышленности;

Во всех рассмотренных случаях состояние объекта управления будет описываться многомерной, т. е. векторной переменной , компонентами которой будут величины: . Переменнуюбудем далее называтьпеременной или вектором состояния объекта управления.

Величины могут изменяться непрерывно в некотором диапазоне значений или принимать конечное множество значений. В последнем случае величинабудет также принимать конечное множество значений, и ее-е значение будем обозначать через.

Тогда множество будет представлять собой пространство возможных состояний объекта управления. Иногда пространство называютпространством решений, подчеркивая тем самым, что выбор некоторого представляет собой возможное решение задачи управления.

Если величины могут изменяться непрерывно, т. е. принимают бесконечное множество значений, то пространство возможных состояний системы будет бесконечным множеством. Однако и в этом случае на значения накладываются ограничения.

Часто некоторые или все переменные удовлетворяют условию неотрицательности , что оказывается весьма удобным при численном решении уравнений, описывающих процесс управления. Кроме того, в экономических задачах величины не могут быть отрицательными по своему физическому смыслу (затраты, выпуск продукции, объемы перевозимых товаров, размещенные различным образом суммы денег и т. п.).

Состояние объекта управления может зависеть от множества неконтролируемых или не полностью контролируемых факторов, определяемых совокупностью внешних условий, в которых находится объект управления.

Таким образом, для создания математической модели управления процессом, необходимо собрать интересующие нас данные об этом процессе ─ количественные характеристики процесса, и составить математические выражения (уравнения, функции), выражающие взаимосвязи между этими характеристиками.

Информационные потоки— это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Система информационных потоков — совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Целью работы с информационными потоками является оптимизация работы предприятия.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

классификацию и рациональное представление информации.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Информация в информационных потоках должна отвечать следующим требованиям:

своевременность, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

достоверность;

релевантность, т.е. информация должна помогать принимать решения;

полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

полнота, т.е. не должно быть упущений;

понятность, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;

регулярность поступления.

Информационный массив- совокупность зафиксированной информации, предназначенная для хранения и использования и рассматриваемая как единое целое. Информация может быть зафиксирована в виде публикаций, отчетов, электронных записей, микрокопий и т.д. Обычно на предприятиях и в учреждениях информационные массивы формируются по функциональному признаку.