Заняття 1. Інформаційні системи, економічна інформація та організаційно-методичні основи створення та функціонування інформаційних систем

Мета заняття — розглянути основні поняття, принципи та об’єкти створення інформаційних систем і визначити основні методи та засоби проектування ІС.

Нову економічну думку та новітні механізми управління неможливо втілити в життя без комп’ютеризації, без нових інформаційних технологій, бо вони мають базуватися на точній, достовірній та своєчасній інформації, потік якої на сьогодні набув небачених розмірів. Отже, поява сучасних економічних інформаційних систем зумовлена необхідністю обробки великих масивів інформації за жорстких обмежень щодо часу видачі результатів. Вони мають складну формалізацію процедур прий­няття рішень для переважної кількості задач, високий ступінь інтеграції елементів, які входять до складу системи, значне число зв’язків між елементами, характеризуються гнучкістю і можливістю модифікації. Проте процес створення ІС багато в чому ще не формалізовано. Вміння правильно створити систему чи окрему задачу, виявити і коректно сформулювати критерії і обмеження приходять з досвідом. Існуючі стандарти, нормативні документи і методичні матеріали визначають організаційні питання і регламентують склад і зміст проектної документації, але не містять рекомендацій і вказівок, які розкривають суть процесу створення ІС.

Інформаційна технологія — це цілеспрямована організована сукупність інформаційних процесів з використанням засобів обчислювальної техніки, що забезпечують високу швидкість обробки даних, оперативний пошук інформації, розосередження даних, доступ до джерел інформації незалежно від місця їх розташування.

Визначимо основні поняття дисципліни:

• економічні інформаційні системи — це людино-машинні системи, які збирають, нагромаджують, зберігають, оброблюють і видають за запитом чи замовленням інформацію у виг­ляді даних і знань, необхідних для управління економічним об’єктом;

• економічний об’єкт — це люди, матеріальні цінності, уявні побудови, моделі, події чи факти, про які можуть бути зібрані дані;

• предметна область — це позначена будь-якими ознаками сукупність об’єктів (усі елементи знання про процес, проблему, організацію, систему та ін.);

• об’єктами можуть бути обрані різні класи систем управління: технологічний процес, галузь, виробниче об’єднання, підприємство, цех, дільниця, робітник і т.п.;

• автоматизація установи — застосування системи обробки інформації в діловодстві та управлінні діяльністю уста- нови;

• система автоматизації установи — система обробки інфор­мації, яка використовується для інтеграції діяльності установи;

• особа, яка приймає рішення, — спеціаліст, що керує економічним об’єктом;

• користувач ІС — особа, що бере участь у функціонуванні ІС або має право використовувати результати її функціонування.

Інформаційні системи можуть значно різнитися за типами об’єктів управління, характером та обсягом розв’язуваних задач і рядом інших ознак, тому їх можна класифікувати за такими напрямами:

• рівнем або сферою діяльності — державні, територіальні (регіональні), галузеві, об’єднань, підприємств або установ, технологічних процесів;

• рівнем автоматизації процесів управління — інформаційно-пошукові, інформаційно-довідкові, інформаційно-керівні, системи підтримки прийняття рішень, інтелектуальні ІС;

• ступенем централізації обробки інформації — централізовані ІС, децентралізовані ІС, інформаційні системи колективного використання;

• ступенем інтеграції функцій — багаторівневі ІС з інтеграцією за рівнями управління (підприємство — об’єднання, об’єд­нання — галузь і т. ін.), багаторівневі ІС з інтеграцією за рівнями планування тощо;

• типом ІС — фактографічні, документальні, документально-фактографічні.

Економічна система об’єкта являє собою єдність економічних процесів і зв’язків у русі виробничих фондів. Цей процес безперервний і цілеспрямований, тому економічна система має бути контрольованою і керованою. Управління об’єктом здійснюється на інформаційному рівні шляхом перетворення і використання потоків інформації, що функціонують усередині системи і надходять до неї із зовнішнього середовища.

Економічна інформація — це інформація про процеси вироб­ництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ.

Економічну інформацію можна класифікувати за такими озна­ками: функціями, що виконуються в процесі управління об’єк­том; видами об’єктів, які відображаються в інформаційній системі; призначенням у процесі управління; відношенням до об’єкта, який регулюється; стабільністю використання; стадіями виникнення; з позиції достовірності. Важливими функціями інформації, що реалізуються в процесі управління економічним об’єктом, є: прогнозування, планування, облік, контроль, аналіз, координація та регулювання. Отримання інформації з метою її використання пов’язане з виконанням трудомістких операцій зі збирання, фіксації, передавання, обробки та зберігання даних, що характеризують виробничу діяльність об’єкта та його зв’язки. При цьому слід зауважити, що достовірність і своєчасність отриманої інформації впливають на ефективність прийнятих управлінських рішень. Саме управління є особливим видом діяльності, який полягає у визначенні цілей об’єктів, засобів їх досягнення, а також у впливі на об’єкти для отримання поставленої мети.

Інформаційну сукупність можна поділити на такі складові одиниці інформації: атрибут (реквізит), економічний показник, документ, масив (файл).

Атрибут (реквізит, поле) — це елементарна інформаційна сукупність, складена з ряду символів, має ім’я та багато значень. Бувають якісні та кількісні.

Економічний показник розкриває суть явища, процесу чи події та є інформаційною сукупністю, складеною з різної кількості якісних і одного кількісного атрибута. Це — найменша інформаційна одиниця, що має економічний сенс.

Сукупність економічних показників утворює документ (запис), який має самостійне змістовне значення та характеризується повним складом необхідних атрибутів і показників.

Набір пов’язаних між собою однорідних економічних показників однієї форми утворює масив (файл), що є основною інформаційною сукупністю, якою оперують в інформаційних процедурах.

Наприклад: описати процес оформлення відпуску готової продукції, де наведено: код і найменування готової продукції, назва одиниці виміру готової продукції, коди складу та одержувача готової продукції, кількість затребувана і відпущена, ціна, сума, номер документа, за яким відпущена готова продукція. Потрібно скласти характеристику атрибутів і формалізований опис показників (можна подати у вигляді таблиці такої форми).