Тема 18. Средства автоматизации субд

При работе с базой данных часто приходится многократно выполнять одинаковые, порой рутинные операции. Вполне естественно было бы автоматизировать их выполнение. Для этого MS Access располагает достаточными средствами, позволяющими во многом автоматизировать и упорядочить работу с базой данных. К числу таких средств относятся:

пользовательские меню и инструментальные панели;

кнопочные формы управления базой данных;

средства настройки параметров запуска базы данных;

макросы и модули.

Пользовательское меню - это специальное меню, часто заменяющее собой стандартное меню MS Access. Пользовательское меню содержит ограниченный набор команд (категорий), которые непосредственно используются для управления конкретной базой данных и упрощают работу с ней.

Кнопочная форма - это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающая возможность выполнения запросов, макросов, модулей, открытия других форм и вывод на печать отчетов. Часто кнопочные формы называют формами-меню. Если кнопочная форма открывается сразу при открытии базы данных, то ее называют главной кнопочной формой.

Параметры запуска определяют исходные установки MS Access после открытия базы данных. С помощью этих параметров пользователь имеет возможность указать, какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными окно базы данных, контекстные меню и др.

Макрос представляет собой автоматизированную последовательность команд, направленную на выполнение каких-либо действий. Макросы позволяют решать следующие задачи: запускать вместе запросы, отчеты, формы, таблицы; открывать окна различных объектов БД; контролировать правильность ввода данных; перемещать данные; выполнять различные действия после щелчка на кнопке, к которой подключен макрос и др.

В MS Access используются макросы следующих типов:

Линейные – макросы, в которых команды расположены последовательно и выполняются по очереди. Макросы с условием - макросы, в которых отдельные макро-команды или их наборы выполняются в зависимости от некоторого условия. Групповые – макросы, объединенные в группы с учетом некоторой логики использования.

Основные приемы работы с макросами (ввод, редактирование, сохранение) аналогичны приемам работы с другими объектами MS Access.

Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макрос имеет стандартное имя Autoexec, то такой макрос выполняется автоматически сразу после за­г­рузки MS Access.

Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов, выход из Access и др. Таким образом, макросы упрощают работу пользователя с базой данных.