7.2. Электронные документы

 Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и  служебные (официальные). Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

     Под электронным документом (ЭД) следует  понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может  быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком  ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Системы этого класса обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов на предприятии: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение.

     Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

• более низкая стоимость и время передачи электронного  документа  из одного места в другое;

• более низкая стоимость и время  тиражирования ЭД;

• более низкая стоимость архивного  хранения ЭД;

• возможность контекстного поиска;

• новые возможности защиты документов;

• упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями; 

• принципиально новые возможности  представления ЭД.

Документ может  иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

 Основные  принципы построения системы электронного документооборота:

• соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

• распределенность;

• масштабируемость;

• модульность; 

• открытость;

• переносимость на другие аппаратные  платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• создание справочников и работа  с ними;

• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение 

• истории работы с документами;

• создание и редактирование реквизитов  документов;

• формирование отчетов по документообороту  предприятия; 

• импорт документов из файловой системы и Интернета;

• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

• электронное распространение документов;

• работа с документами в папках;

• получение документов посредством  сканирования и распознавания.

• уменьшение затрат на доступ  к информации и обработку документов.

  Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией.

К таким задачам можно отнести следующие:

• обеспечение более эффективного  управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации  и знаниям; 

• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия  оперативного электронного архива;

• экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление  потоками документов в организации;

• поддержка системы контроля качества,соответствующей международным  нормам;

• обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей  предыстории его деятельности;

• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения  и контроля.  

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.