7.1. Электронный офис

Электронный офис (ЭО) – это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве.

Функции электронного офиса:

• Менеджмент поручений

• Электронный документооборот

• Управление взаимоотношениями с клиентами

• Управление проектами

• Автоматизация работы с платежами

• Корпоративный портал

• Service Desk

Электронный документооборот в «Электронном офисе» :

1. Централизованное хранилище электронных документов, возможность доступа к документам из любого места, где есть Интернет. Для каждого документа предусмотрены карточки, которые позволяют хранить его реквизиты.

2. Связь документов с контрагентами и основной деятельностью компании: заказами, проектами, контрагентами, договорами и пр. Вся связанная с документом информация отображается на карточке документа.

3. Контроль изменений (версий документа) и совместная работа с документами. Над одним документом могут одновременно работать несколько сотрудников компании.

4. Гибкий механизм разделения прав доступа к документам и папкам.

5. Гибкий механизм подписки на изменения документа: сотрудники могут подписываться на изменения только тех документов, которые им интересны.

6. Механизм маршрутизации, который поддерживает согласование, регистрацию (при необходимости), рассмотрение документа, его исполнение. По любому документу на любой стадии его жизненного цикла можно создать поручение. Поддерживаются маршруты параллельного, последовательного или последовательно-параллельного согласования и рассмотрения документов. Возможна настройка формата регистрационных номеров документов.

7. Механизм обработки входящих документов позволяет направлять сканированные документы сразу в хранилище документов Электронного офиса.

8. Полнотекстовый поиск по документам, который позволяет находить документы не только по краткому содержанию, номеру, типу, автору и т.п., но и по внутреннему содержанию документа.

9. Возможность обсуждения документов с помощью комментариев.

10. Гибкая система поиска по аналогии с современными поисковыми системами; поиск возможен следующими способами: по ключевым словам, по номеру документа, по типу информации. Сортируются результаты поиска по релевантности документа, названию, дате изменения.

Преимущества Электронного офиса :

• Функциональность - только самые важные и нужные для бизнеса функции.

• Быстрота внедрения и начала работы благодаря наличию понятных инструкций и сценариев работы ( внедрение может занимать 2-3 дня).

• Интеграция с любыми учетными системами (справочники, финансовая информация), со всеми продуктами Microsoft Office , с любыми почтовыми программами, что позволяет Электронному офису органично встраиваться в деятельность компании, не меняя привычного хода работы сотрудников.

• Привычная работа с файлами в режиме проводника Windows;

• Единый справочник контрагентов и синхронизация со справочником контактов в Outlook;

• Работа с версиями документов, согласование, выдача поручений прямо в программах MS Office;

• Готовая статистическая отчетность по задачам, документам;

• Безопасность данных – гибкая система предоставления прав доступа;

• Возможность оффлайн работы с данными