6.6. Технология групповой работы. Корпоративные системы

Любая организация — это совокупность взаимодействующих эле­ментов (подразделений), каждый из которых может иметь свою структу­ру. Элементы связаны между собой функционально, т. е. они выполня­ют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса, а также ин­формационно, обмениваясь документами, факсами, письменными и устными распоряжениями. Кроме того, эти элементы взаимодейству­ют с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным.

Для организации коллективной работы сотрудников разных подраз­делений организации были разработаны технологии обеспечения груп­повой работы. Они объединяют средства индивидуального и группового планирования заданий, предметных и офисных приложений, электрон­ной почты, электронного документооборота, автоматизации деловых процессов, календарного планирования, что обеспечивает оптимальное использование человеческих, временных и информационных ресурсов организации.

Функции технологии обеспечения групповой работы реализуют­ся посредством следующих программных модулей, представленных на рис.6.23.

Рис. 6.23. Функции технологии обеспечения групповой работы

Универсальный почтовый ящик — собирает, фильтрует, сортирует, накапливает в иерархических папках все поступающие сообщения элек­тронной почты, включая мультимедийные.

Электронная почта — обеспечивает обмен сообщениями между со­трудниками независимо от их размещения в одном или нескольких зда­ниях.

Персональный календарь — средство индивидуального планирова­ния. Позволяет отслеживать личные и плановые встречи, собрания, дру­гие производственные мероприятия.

Средства группового планирования — обеспечивают планирование встреч, собраний, событий для пользователей, групп и ресурсов, позво­ляют изменить расписание персональных календарей других сотрудни­ков. Руководитель может просмотреть на экране календари нескольких сотрудников и внести в них изменения.

Управление заданиями — позволяет выдать или откорректировать производственное задание сотрудникам, при этом в персональные ка­лендари будут внесены даты и приоритеты исполнения.

Последовательная маршрутизация — дает возможность послать зада­ние или сообщение конкретной группе сотрудников для поочередного прочтения и выполнения. Первый сотрудник, получив сообщение, вы­полняет его и возвращает с отметкой о выполнении. Вслед за этим сооб­щение автоматически маршрутизируется следующему списку сотрудни­ков.

Управление деловыми процессами — позволяет создавать базу карт де­ловых процессов, обеспечивать маршрутизацию электронных докумен­тов, управлять и контролировать простые деловые процессы, визуально представлять деловые процессы и т.д.

Объектами в системе групповой работы являются:

Корпоративная информаци­онная система — автома­тизированная система уп­равления крупными, терри­ториально рассредоточенны­ми предприятиями, имею­щими несколько уровней управления.

Системы групповой работы использу­ются на небольших предприятиях. Для управления крупными предприятиями требуется создание корпоративной ин­формационной системы.

Назначение корпоративной инфор­мационной системы — обеспечить реше­ние внутренних задач управления:

• бухгалтерский учет;

• финансовое планирование и фи­нансовый анализ;

• расчеты с поставщиками и покупателями;

• анализ рынка;

• управление кадрами и т.д.

Корпоративная информационная система строится на основе кор­поративной сети. Корпоративную сеть можно представить в виде слож­ной системы, состоящей из нескольких взаимодействующих слоев, представленных на рис.6.24.

Рис. 6.24. Структура корпоративной сети

1. ПК, объединенные каналами связи, являются центрами хране­ния и обработки информации.

2. Транспортная подсистема обеспечивает надежную передачу пакетов информации между ПК.

3. Сетевые операционные системы организуют работу приложений в ПК и предоставляют ресурсы ПК в общее пользование.

4. Системы управления базами данных обеспечивают хранение корпоративной информации в упорядоченном виде и производят над информацией основные базовые операции поиска.

5. Системные сервисы предоставляют конечным пользователям корпоративную информацию в форме, удобной для принятия решений, а также выполняют некоторые общие для всех предприятий процедуры обработки информации. К этим сервисам относятся системы электрон­ной почты, системы коллективной работы и др.

6. Специальные программные средства выполняют задачи, специ­фические для данного предприятия или предприятий данного типа. Примерами таких средств являются: система автоматизации банковской деятельности, организации бухгалтерского учета, автоматизированного проектирования, управления технологическими процессами и т.д.

Корпоративная сеть соединяет сети всех подразделений предпри­ятия, даже находящихся на значительных расстояниях. Корпоративные сети используют глобальные связи для соединения локальных сетей или отдельных компьютеров. Пользователям корпоративных сетей требуют­ся все те приложения и услуги, которые имеются в локальных сетях от­делов и подразделений, и некоторые дополнительные приложения и ус­луги, например доступ к приложениям мейнфреймов и мини-компью­теров и к глобальным связям. Наряду с базовыми сервисами, связанными с разделением файлов и принтеров, сетевая операционная система, которая разрабатывается для корпоративных сетей, должна поддерживать более широкий набор сервисов, в который обычно входят почтовая служба, средства коллективной работы, поддержка удаленных пользователей, факс-сервис, обработка голосовых сообщений, органи­зация видеоконференций и др.

Операционные системы, разработанные для корпоративных сетей, имеют следующие особенности:

• Поддержка приложений. В корпоративных сетях выполняются сложные приложения, требующие для выполнения большой вычисли­тельной мощности. Приложения будут выполняться более эффективно, если их наиболее сложные в вычислительном отношении части перене­сти на специально предназначенный для этого мощный компьютер — сервер приложений.

• Справочная служба. Корпоративная ОС должна хранить информа­цию обо всех пользователях и ресурсах. Главный справочник домена хранит информацию о пользователях, которая используется при органи­зации их логического входа в сеть. Данные о тех же пользователях могут содержаться и в другом справочнике, используемом электронной по­чтой. Могут существовать базы, которые поддерживают разрешение низкоуровневых адресов. Наличие единой справочной службы для сете­вой операционной системы — один из важнейших признаков ее корпо­ративности.

• Безопасность. Особую важность для ОС корпоративной сети при­обретают вопросы безопасности данных. Для защиты данных в корпора­тивных сетях наряду с различными аппаратными средствами использу­ются средства защиты, предоставляемые операционной системой: изби­рательные или мандатные права доступа, сложные процедуры аутентификации пользователей, программная шифрация.