2.3. Системы управления документами

Бизнес - процессы на предприятиях сопровождаются генерацией документов, которые описывают параметры этих бизнес - процессов. От эффективности документооборота на предприятии во многом зависит качество управления предприятием. Жизненный цикл любого документа включает несколько этапов, последним из которых является помещение документа в архив. В результате, архив хранит большое количество информации о деятельности предприятия, представленной в виде документов. На современных предприятиях большая часть документов представлена и циркулирует в электронном виде. Средства автоматизации административно -хозяйственной деятельности предприятия включают Системы управления документами (СУД или EDMS - Electronic Document Management System), которые позволяют автоматически генерировать электронные документы, редактировать их, публиковать, помещать их в архив, быстро извлекать из архива на основе поисковых индексов. Таким образом, системы управления электронными документами должны включать два связанных комплекса средств: первый для создания и организации функционирования электронных архивов документов; второй - для генерирования и маршрутизации документов ¹². Рассмотрим эти комплексы отдельно.