2.3.2.1. Понятие электронного документооборота

В соответствии с определением, данным в [61], "Электронный документооборот - это автоматизированное управление процедурами работы с документами на всем протяжении их жизненного цикла от создания до архивирования". Различают несколько этапов жизненного цикла документов [62, 63].

• Создание/ввод документов в базу. Документы могут быть созданы с помощью приложений, отсканированы, получены средствами электронной почты. В некоторых случаях в базу помещаются отсканированные образы документов и результаты распознавания системами OCR текстовых документов или векторизации чертежей ¹⁷.

• Маршрутизация документов. Движение документов между сотрудниками или подразделениями. Назначением маршрутизации может быть сопровождение бизнес - процессов. Существуют разные типы маршрутизации, о которых будет сказано ниже.

• Согласование и модификация документов. Предполагает коллективную работу над документом для согласования его с требованиями всех подразделений, законодательной базы, инструкциями вышестоящих организаций и так далее.

• Утверждение документов. Переводит документ в разряд управляющих источников информации.

• Опубликование или применение документа. Использование заключенной в документе информации для реализации бизнес -процесса, который он описывает.

• Помещение документов в архив. Выполняется процедура индексации, классификации для помещения в нужный раздел архива.

• Извлечение из архива и повторное использование. Поиск и извлечение выполняются с помощью процедур, описанных выше. Документ может быть использован как шаблон для создания аналогичных документов или служить источником информации для построения сводных отчетов.

Исходя из перечисленных выше этапов жизненного цикла документа, становится понятно, какие требования должны предъявляться к Системам электронного документооборота (СЭД).

• СЭД должны быть интегрированы с Корпоративным электронным архивом. На практике, движение документа от одного служащего к другому есть последовательное предоставление прав доступа к этому документу в Корпоративном электронном архиве. При этом, служащие должны обладать соответствующими правами доступа к документу (только просмотр, просмотр и изменение). Все служащие работают с одной копией документа, чтобы избежать нарушения его целостности. В КЭА ведется журнал истории изменений документа, могут сохраняться версии. Это позволяет восстановить содержание документа на любом этапе его обработки. (Для примера, Word, входящий в состав Microsoft Office, также позволяет сохранять версии документов. Для этого при сохранении надо нажать Файл/Версии/Сохранить)

• СЭД должна обладать возможностью подключения от нескольких десятков до нескольких тысяч пользователей. Такое свойство называется масштабируемостью.

• СЭД должна быть распределенной. Доступ к документам должен обеспечиваться сотрудникам распределенных предприятий, подразделения которых удалены на тысячи километров. При этом экземпляры (копии) КЭА находятся в каждом таком подразделении (узле сети). При внесении изменений в существующий документ или генерации нового в одном из узлов, эти изменения копируются во все экземпляры КЭА.

• СЭД должна управлять содержимым Web - сервера. Опубликование документа в корпорации предполагает широкий доступ к нему служащих через Web - службу корпорации. Поэтому на этапе опубликования документ должен преобразовываться в формат HTML.

• СЭД должна быть открытой системой, то есть иметь возможность взаимодействовать с приложениями, функционирующими на разных платформах. Например, она должна "понимать" электронные документы в формате EDI ¹⁸ (Electronic Data Interchange) для автоматического взаимодействия с бизнес - системами различных предприятий, должна иметь возможность взаимодействия со всеми распространенными СУБД (Oracle, Informix, MS SQL server).

Алгоритмы движения документов между сотрудниками и подразделениями можно разделить натри основных типа.

• Свободная маршрутизация. Она может быть реализована как последовательная или параллельная. В первом случае документ последовательно передается от одного пользователя другому. Передача документа происходит по окончании заданного интервала времени. Во втором случае все служащие одновременно получают документ, а временем завершения работы считается время окончания работы с ним последнего служащего. Возможность такой маршрутизации- реализована в редакторах Microsoft Office средствами программ электронной почты. После создания файла в Word вы можете нажать Файл/Отправить/По маршруту и выбрать в появившемся Диалоговом окне последовательные адреса компьютеров для отправки файла - документа. Каждый служащий, обработав документ, будет отправлять его по маршруту дальше. После следования через последний пункт маршрута, документ вернется к отправителю. При первоначальной отправке можно активизировать режим "Всем одновременно". Средства совместной работы с документами, встроенные в Word, позволяют выделить цветом исправления, вносимые разными служащими и определить авторов этих исправлений.

• Свободная маршрутизация с контролем исполнения (Ad hoc workflow system). Обычно контролируется: доставка документа, прочтение документа, выполнение задания. Эти возможности реализованы, например, в продукте Outlook фирмы Microsoft. Он позволяет контролировать доставку сообщения по электронной почте и прочтение его адресатом. Для настройки этих режимов необходимо нажать Сервис/Параметры/Доставка и активизировать режимы "Сообщать о доставке всех сообщений" и "Сообщать о прочтении всех сообщений". Этот же продукт позволяет назначать задачи служащим, отправлять их по электронной почте, контролировать выполнение задачи.

• Маршрутизация документов по заранее заданным маршрутам с контролем исполнения. Последний тип маршрутизации реализуется с помощью технологии Workflow. Эта технология является работа -ориентированной, то есть она использует описание бизнес-процессов предприятия для реализации документооборота и контроля выполнения заданий.