Формирование источника данных

Исходные данные для слияния должны храниться в виде, допускающем четкое разделение значений. Так, при хранении данных в текстовых файлах для разделения может использоваться символ, не входящий ни в одно значение (например, точка с запятой). Такое условие выполнить затруднительно, поэтому исходные данные целесообразно оформить в виде таблиц.

Таблицы, предназначенные только для хранения данных, можно сформировать средствами MS Word. При создании таблиц данных, используемых для слияния, необходимо учесть следующие требования:

• первая строка таблицы должна содержать наименования столбцов, которые будут использоваться в качестве имен полей слияния;

• число полей данных (столбцов таблицы) должно соответствовать числу полей в записи данных, содержащей наибольшее количество сведений. Если в какой-то записи отсутствует значение поля, то следует оставить это поле пустым;

• данные, по которым будет производиться сортировка записей, например, город, почтовый индекс или фамилия адресата, должны находиться в отдельных столбцах таблицы;

• данные лучше организовывать таким образом, чтобы их можно было использовать в различных документах слияния. Например, если источник данных содержит информацию о названии организации и ее почтовый адрес, то, разместив данные в разных полях, можно использовать название организации при создании конверта и при формировании текста письма независимо от почтового адреса.