Занятие 8. Формы в документаХ

В делопроизводстве часто приходится иметь дело с заполнением различных бланков документов: анкет, договоров, контрактов и т.п. Чтобы для каждого документа не создавать новый файл обычно используется способ, связанный с внесением в файл необходимых изменений. При этом новый документ не всегда требуется сохранять, необходимо только распечатать его с внесенными изменениями. В таких случаях удобно применять формы.

Форма – это документ с незаполненными областями, в которые вводятся необходимые данные. Форма содержит текст или графические элементы, которые не могут быть изменены лицом, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с данными и т.д. Для заполнения формы служат специально отведенные для этих целей области – поля формы.

В MS Word можно создать следующие виды форм:

• печатные, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге;

• электронные, которые можно заполнять на компьютере, распространять через электронную почту или по сети. Для упрощения заполнения к полям форм можно добавлять подсказки.

Для работы с полями используется панель инструментов Формы (рис.44). Для отображения панели выполните команду Вид|Панели инструментов|Формы.

Рис.44. Панель инструментов Формы

Разработка печатной формы

Печатная форма представляет собой простейший вариант. По сути, печатная форма – это документ MS Word, содержащий определенный текст и графику, которую предстоит распечатать и заполнить на бумаге. В отличие от обычного документа Word печатная форма содержит специальные поля формы: текстовое поле и флажок. Флажки предназначены для ответов типа «да» или «нет». Примером печатной формы может служить бюллетень для тайного голосования.