Математическая модель процесса проведения инвентаризации материально-ответственным сотрудником «как есть»

Перейдем к построению формализованной модели процесса инвентаризации,чтобы оценить параметры и выявить «узкие места», если таковые имеют место.

По данным, полученным в ходе исследования предметной области, следует, что:

1. Инвентаризация проводится в среднем один раз в месяц;

2. Рабочий день длится с 9:00 и до 18:00;

3. На обход проведение инвентаризации отводится 5 часов;

4. По результатам инвентаризации материально-ответственное лицо обязано не позднее, чем в 15:00 предоставить заведующему хозяйством результаты работы;

5. В 17:00 письменный отчет передается начальнику;

6. Работа по сверке одного стоящего на балансе объекта оборудования, программного обеспечения и комплектующих составляет в среднем от 1 до 3 минут;

7. Ввиду последовательного перебора оборудования, программного обеспечения и комплектующих, на перемещение между их видами тратится до 1 минуты;

8. Материально ответственный сотрудник тратит в среднем 30 секунд на обработку одной записи в книге учета оборудования, программного обеспечения и комплектующих;

9. На подготовку к инвентаризации тратится не больше, чем 20 минут;

10. Инвентаризацию проводят одновременно два материально-ответственных лица.

Обобщим показатели, присвоив им буквенные обозначения.

Таблица 1.1 – Показатели математической модели

Теперь приступим к расчетам показателей.

Общее время, затрачиваемое в день на учет показателей согласно сценария бизнес-процессов составляет:

То есть фактически на инвентаризацию тратится время, затрачиваемое на подготовку, время осмотра и время ввода всех собранных сведений.

Построим сети Петри, чтобы понять из чего складываются данные временные оценки.

Рисунок 1.12– Граф сети Петри для процессаинвентаризации

В графе мною выделены семьсостояний ипять переходов, собранные в группыв соответствии с формулой временных затрат:

1. Подготовка к инвентаризации: состояниеp1 – начало/конецинвентаризации, переходt1 –подготовка(Суммарное время, затрачиваемое на подготовку составляет 20 минут)

2. Сбор сведений о оборудования, программного обеспечения и комплектующих: состояниеp2 –готовность к инвентаризации, переходt2 –осмотр объектов оборудования, программного обеспечения и комплектующих(время – 1-3 минуты);состояниеp3 –собраны сведения о всех оборудования, программного обеспечения и комплектующих данного типа, переходt3 –запись в книгу учета(время – 0,5 минут)состояниеp4 –осмотр данного вида оборудования, программного обеспечения и комплектующих окончен, переходt4– выбор следующего вида оборудования, программного обеспечения и комплектующих (время – 1 минута), состояниеp5 –осмотр завершен,

3. Передача сведений начальству: состояниеp6–книга учета заполнена, переходt5 – внесениесведенийв информационную систему(время – 30 секунд на одно показание);состояниеp7–инвентаризация окончена.

Теперь посчитаем в цифрах общее время процесса:

То есть фактически на процесс инвентаризации тратится почти 8 часов. На первый взгляд цифра нормальная, и не вызывает нареканий.

Проведем сопоставление временных оценок в проблемных моментах с помощью графика и выясним, на что следует воздействовать в первую очередь (см. рисунок 1.13)

Рисунок 1.13–Сравнительная оценка временных затрат

Таким образом, больше всего времени тратится на заполнение книги учета и внесение данных в целом (заполнение книги и внесение данных в ИС).