Тема 5. Работа с электронной почтой

Outlook (вместе с его урезанной версией, которая называется Outlook Express) — самая распространенная программа для работы с электронной почтой. Однако его важность заключается не только в возможности отправки и получения электронных сообщений. На предприятиях очень большую ценность представляют его дополнительные возможности, которые помогают делать то, что Microsoft называет задачами персонального информационного менеджера (Personal Information Manager, PIM).

Первая такая задача — это работа с календарем, т. е. организация времени пользователя. Календарь тесно интегрирован с другими элементами Outlook (такими как Контакт и Задача), а также с внешними приложениями (например, Microsoft Project). На предприятиях часто используется назначение задач пользователям, когда такие задачи автоматически появляются как элементы Календаря. Если пользователь самостоятельно заносит свои задачи в Outlook, то можно (если почтовый ящик пользователя лежит на сервере Exchange Server) предоставить доступ к календарю этого пользователя его менеджерам. Менеджеры смогут видеть, какие задания есть в настоящий момент у этого пользователя, что позволит избежать ситуаций, когда новое задание выдается сотруднику, уже занятому важной работой.

У Календаря есть еще одна замечательная возможность: если вы создадите из Outlook на сервере Exchange общую папку с элементами типа Календарь, в вашем распоряжении будет готовое приложение для планирования совместного доступа к ресурсам (комнатам для переговоров, проекторам, разному оборудованию и т. п.). Предположим, например, что в вашей организации принято правило: все личное общение с клиентами должны производиться только в комнате для переговоров, а количество этих комнат ограничено.

Вполне может произойти ситуация, когда клиент придет, а все комнаты будут заняты. Чтобы этого не произошло, используется общая папка с элементами управления типа Календарь. В процессе общения с клиентом пользователь открывает из Outlook эту общую папку и смотрит, в какое время комната свободна. Согласовав с клиентом время визита, он создает в этой общей папке элемент типа Встреча, и уже другие сотрудники смогут увидеть, что в это время комната для переговоров занята.

Конечно же, на практике как синхронизация календаря с другими источниками, так и использование общих календарей часто требует добавления функциональности средствами программирования.

Вторая задача — это работа с контактами. Контакты Outlook — это наиболее распространенный и стандартный формат адресной книги. В последнее время особенно важным стало то, что контакты из адресной книги Outlook можно очень легко и просто синхронизировать с сотовыми телефонами, карманными компьютерами и прочими аналогичными устройствами. На предприятиях часто используется, например, общий список контактов для подразделения в виде элементов Контакт, которые хранятся в общей папке Exchange Server (адресная или телефонная книга самой организации также обычно ведется в формате адресной книги Exchange Server и доступна через Outlook). Ситуаций, когда нужно программным образом создать контакты (например, на основе информации из базы данных), или синхронизировать их, или пройти циклом по всем контактами и изменить их в зависимости от какого-то условия, очень много.

Третья возможность — это работа с задачами и поручениями. Для масштабных проектов, конечно, лучше использовать специализированное программное обеспечение (например, Microsoft Project и Project Server), но для простых проектов, за которые ответственен один менеджер, задачи Outlook вполне подойдут. При помощи этого средства можно создавать задачи, назначать их другим лицам (поручения) с уведомлением их по электронной почте, отслеживать процент выполнения и т. п.

Четвертая задача — это работа с дневником. При помощи этого средства можно отслеживать работу с документами Office, обмен информацией при помощи Outlook и т. п. Дневник позволяет создать отчет о проделанной работе или вспомнить, в каком файле находится нужный документ за прошлый квартал, чтобы по его образцу сделать новый документ.

Есть еще работа с заметками — компьютерными аналогами маленьких листочков с напоминаниями, которыми некоторые любители обклеивают все вокруг себя.