Раздел 1. Современные офисные пакеты Тема 1. Microsoft Office

Назначение, параметры, характеристики, основные программы.

Степень использования пакета на этапах функционального, конструкторского и технологического проектирования.

Программирование в Office — это, прежде всего, уменьшение количества повторяющихся действий (и ручной работы, которая для этого требуется). Оно позволяет не делать лишней работы. Например:

● если с определенной периодичностью приходится изготавливать документы, очень похожие друг на друга: приказы, договоры, отчеты и т. п. Часто информацию можно взять из базы данных, тогда использование программирования может дать очень большой выигрыш во времени. Иногда данные приходится вводить вручную, но и тогда автоматизация дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок;

● разновидность такой же ситуации: одни и те же данные нужно использовать несколько раз. Например, в случае заключения договора с заказчиком одни и те же данные (наименование, адрес, расчетный счет, номер договора, дата заключения, сумма и т. п.) могут потребоваться во многих документах: самом договоре, счете, счете-фактуре, акте сдачи выполненных работ и т. д. Логично один раз ввести эту информацию (скорее всего, в базу данных), а затем автоматически формировать (например, в Word) требуемые документы;

● когда нужно сделать так, чтобы вводимые пользователем данные автоматически проверялись. Вероятность ошибки при ручном вводе данных зависит от многих факторов, но полностью от них избавиться практически невозможно, а "вылавливать" потом такие ошибки в уже введенных данных — очень тяжелый труд. Поэтому лучше сразу сделать так, чтобы они не возникали.

В общем, любое действие, которое приходится повторять несколько раз, — это возможный кандидат на автоматизацию. Например, занесение сотен контактов в Outlook, или замена ресурса в десятках проектов Project, или анализ информации из базы данных за разные периоды в таблице Excel — это те ситуации, когда знание объектных моделей приложений Office спасет от нескольких часов или даже дней скучного труда.