4. Створення звіту з групуванням даних

Часто при друці звіту потрібно не тільки відсортувати записи, але і розібрати їх на групи. Групування дозволяє наочно розділити записи і відобразити ввідні і підсумкові дані для кожної з груп. Для створення звіту з групуванням записів зручно використовувати Майстер звітів Microsoft Office Access 2007. Майстер звітів дозволяє вибрати потрібні поля, вказати спосіб групування і сортування даних, включити в звіт поля із зв'язаних таблиць або запитів. Перед початком роботи з майстром виберіть основне джерело даних. Для запуску майстра перейдіть на сторінку «стрічки» «Створення» і в групі «Звіти» натисніть кнопку «Майстер звітів».

На першій сторінці Майстра можна вибрати поля для включення в звіт. Можна вибирати поля з різних таблиць, якщо між ними встановлені відповідні зв'язки. Для продовження роботи натисніть кнопку «Далі». Якщо в звіт включено декілька таблиць і перевірку відносин між таблицями пройшла успішно, Майстер пропонує вибрати один з можливих способів представлення даних. Натисніть кнопку «Далі». На наступній сторінці Майстра звітів можна вибрати додаткові рівні групування даних. Розташований в правій частині сторінки макет дозволяє оцінити результат групування. Для видалення доданого рівня групування досить двічі клацнути на його імені в правій частині сторінки або скористатися відповідною кнопкою. Натисніть кнопку «Далі» для переходу на наступний крок. На цьому кроці можна виконати сортування записів по чотирьох полях в порядку зростання або спадання. Розкрийте випадний список і виберіть сортування по полю. Кнопка «Підсумки.» відображається тільки за наявності в звіті хоч би одного числового поля в розділі даних. Натисніть кнопку «Підсумки.» для завдання підрахунку підсумків по наявних числових полях. У списку доступних числових полів і статистичних функцій встановите прапорець біля функції. Натисніть «OK» для виходу з цього вікна. Натисніть кнопку «Далі» для переходу на наступний крок. На цьому кроці можна вибрати один із стандартних варіантів розташування даних в звіті і орієнтацію листа паперу для виведення звіту. Натисніть кнопку «Далі» для переходу на наступний крок. На цій сторінці можна вибрати стиль оформлення звіту. Натисніть кнопку «Далі» для переходу на наступний крок. В останньому вікні потрібно задати ім'я для збереження звіту в базі даних. Для завершення створення звіту натисніть кнопку «Готово».

За замовчуванням задане ім'я звіту відображається в його заголовку. Для того, щоб змінити це ім'я, можна перемкнутися в режим макету або конструктора.