1. Створення форми

При перегляді, введенні і редагуванні даних в Microsoft Office Access можна використовувати форми. Форми є об'єктами бази даних, і зберігаються у файлі бази разом з таблицями і запитами. Форми можуть застосовуватися для управління доступом до даним: з їх допомогою можна відображати тільки ті поля таблиць і запитів, які потрібні користувачеві зараз. Форма є найбільш зручним інструментом для роботи з полями MEMO. Для автоматизації часто виконуваних дій у форму можна додавати кнопки і інші елементи, що управляють. Правильно побудована форма робить роботу з базою даних зручнішою і ефективнішою, а також допомагає запобігти помилкам при введенні даних. Для швидкого створення форми виділіть таблицю або запит, дані яких вона повинна відображати і натисніть кнопку «Форма» на сторінці «стрічки» «Створення».

У створеній за замовчуванням формі представлені всі поля базового джерела даних. Форма відображається в режимі макету. У цьому режимі можна вносити зміни в структуру форми і одночасно проглядати дані. Натисніть кнопку «Режим форми» в статусному рядку, щоб перейти в звичайний режим роботи з формою.

Для переміщення по записах використовуються елементи панелі навігації, розташованої в нижній частині форми. Натисніть кнопку «Наступний запис» для переміщення на один запис вперед. Натисніть кнопку «Останній запис» для переміщення на останній запис таблиці або запиту. Закрийте вікно форми.

При першому виході з форми збережіть її в базі даних. Потім потрібно задати ім'я для збереження форми в базі даних після чого натисніть кнопку «ОК».

У певних випадках Access додає в створювану за замовчуванням форму дані із зв'язаних таблиць. Виберіть таблицю «Співробітники» і знову натисніть кнопку «Форма» на сторінці «стрічки» «Створення». У побудованій формі для поточного запису таблиці «Співробітники» відображається таблиця, що містить пов'язані з нею записи з таблиці «Витрати».

Існує достатньо багато альтернативних варіантів створення нової форми. Наприклад, можна створити порожню форму і додати в неї тільки потрібні поля. Перейдіть на сторінку «стрічки» «Створення» і натисніть кнопку «Порожня форма».У вікні «Список полів» клацніть на посиланні «Показати всі таблиці». Відкрийте потрібну таблицю і клацніть правою кнопкою миші на полі, яке треба додати у форму. Виберіть в контекстному меню команду:

Можна додавати поля у форму простим перетягуванням.

Для виходу з режиму додавання полів натисніть кнопку «Додати поля» в розділі «стрічки» «Елементи управління». Закрийте форму. Підтвердіть збереження форми в базі даних. У вікні потрібно задати ім'я форми після чого натисніть кнопку «ОК».

У Microsoft Office Access 2007 з'явився новий вигляд форми - розділена форма, що дозволяє відображати дані відразу в двох уявленнях, - в режимі форми і в режимі таблиці. Уявлення пов'язані з одним і тим же джерелом даних і синхронізовані один з одним. Для створення розділеної форми виділити в області переходів джерело даних – таблицю або запит.

Перейдіть на сторінку «стрічки» «Створення» і натисніть кнопку «Розділена форма». Клацніть в одному з елементів таблиці, розташованої в нижній частині форми. При виділенні поля або переміщенні по записах в табличній частині форми в іншій частині активізується відповідне поле і виконується перехід на відповідний запис. Дані можна додавати, змінювати або видаляти в кожній частині розділеної форми. Зручно користуватися табличною частиною форми, щоб швидко знаходити потрібний запис, а переглядати або змінювати запис можна в режимі форми.

Для створення складніших форм можна викликати галерею «Інші форми», натиснувши відповідну кнопку на сторінці «стрічки» «Створення».

Зокрема, можна скористатися Майстром форм.

В процесі виконання покрокових інструкцій Майстра можна вказати спосіб угрупування і сортування даних, включити у форму поля з декількох таблиць або запитів і так далі.