3. Підрахунок даних за допомогою запиту

У запитах Microsoft Office Access 2007 можна використовувати статистичні функції для виконання різних розрахунків за наявними даними. Використовувати статистичні функції можна, як мінімум, двома способами. Один з них – додавання в таблицю з результатами запиту рядка підсумків, як для звичайної таблиці. На сторінці «стрічки» «Головна» розкрийте розділ «Записи»

і натисніть кнопку «Підсумки».

Для кожного поля вибірки можна задати свій спосіб підрахунку підсумків. Клацніть в клітинці поля «Сума» розкрийте список і виберіть функцію «Сума».

Аналогічним чином встановимо для поля «Дата» варіант «Максимальне значення».

Тепер в останньому рядку таблиці відображається найпізніша з дат і загальна сума витрат по всіх записах вибірки. Використання рядка «Підсумок» дозволяє проводити підрахунок даних по вибірці, не змінюючи структуру запиту. Відключити рядок «Підсумки» треба так: розкрийте розділ «Записи». Натисніть кнопку «Підсумки» і перемкніться в режим конструктора.

Другий спосіб підрахунку – використання підсумкових запитів. У підсумковому запиті обчислюються проміжні підсумки по групах записів, тобто спочатку згрупуються записи, що мають однакові значення в заданих полях, а потім обчислюється необхідна статистика за даними кожної групи. Таким чином, для кожного поля, включеного у вибірку, необхідно задати або ознаку групування за даними цього поля, або статистичну функцію для обробки його значень. Натисніть кнопку «Підсумки» на сторінці «стрічки» «Конструктор». У таблиці опису полів з'явиться новий рядок - «Групова операція». За замовчуванням для всіх полів в цьому рядку встановлена ознака групування. Клацніть в рядку «Групова операція» поля «Сума» відкрийте список допустимих групових операцій для поля «Сума» і виберіть функцію підсумовування значень.

Якщо по деякому полю не потрібно виконувати ні групування, ні підрахунок даних, то для нього не можна визначити значення, що відображається у вибірці. Проте це поле може брати участь у формуванні результатів запиту, якщо воно входить в умову відбору записів. Для такого поля слід вибрати групову операцію «Умова» і задати умову відбору.

Опція «Вивід на екран» для даного поля буде відключена автоматично.

Натисніть кнопку «Виконати» для переглядання результатів виконання запиту.