3. Створення простого звіту

Microsoft Office Access 2007 дозволяє створювати звіти будь-якого ступеня складності. Перш за все, треба вибрати джерело, з якого витягуватимуться дані для звіту. Таблиці і запити, що містять базові дані, називаються джерелом записів звіту. Якщо всі поля, які потрібно включити в звіт, знаходяться в одній таблиці, джерелом записів буде ця таблиця. Якщо поля знаходяться в декількох таблицях, як джерело записів використовується один або декілька запитів. Іноді доводиться створювати запити спеціально для звіту. Для швидкого створення звіту виділити таблицю, по якій формуватиметься звіт, перемкнутися на сторінку «стрічки» «Створення» і натисніть кнопку «Звіт».

У побудованому звіті будуть представлені всі записи базової таблиці або запиту. Такий звіт дозволяє швидко переглянути і роздрукувати базові дані. Пізніше звіт можна буде зберегти і внести до нього необхідні зміни в режимі макету або конструктора. За замовчуванням знов створений звіт знаходиться в режимі макету і дозволяє проглядати реальні дані. Якщо потрібно розташувати записи звіту в певному порядку, можна встановити сортування поодинці або по декільком полям. Виберіть поле для сортування і натисніть кнопку з потрібним режимом сортування. Для відміни сортування по цьому полю натисніть кнопку «Очистити всі сортування».

Для перемикання в режим конструктора натисніть кнопку «Конструктор» в рядку стану. У режимі конструктора можна проглянути вміст всіх розділів звіту. Розділ «Заголовок звіту» друкується тільки один раз на початку звіту, перед верхнім колонтитулом. У заголовок включається інформація, що зазвичай поміщається на обкладинці, - емблема компанії, назва звіту, дата. Розділ «Верхній колонтитул» друкується у верхній частині кожної сторінки. Верхній колонтитул використовується в тих випадках, коли потрібно, щоб деяка інформація – наприклад, назва звіту, - повторювалася на кожній сторінці. Розділ «Область даних» друкується один раз для кожного запису з джерела записів. У нім розміщуються елементи управління, складові, основний зміст звіту. Розділ «Нижній колонтитул» друкується в нижній частині кожної сторінки. Використовується для нумерації сторінок і для друку інформації. Розділ «Примітка звіту» друкується один раз в кінці звіту. Цей розділ можна використовувати для відображення підсумків і іншої зведеної інформації по звіту.

Якщо в звіті використовується групування даних по яких-небудь полях, то перед кожною новою групою записів друкується розділ «Заголовок групи», що зазвичай включає назву цієї групи, а в кінці – розділ «Примітка групи», в якій можна відобразити зведену інформацію по групі в цілому. Для додавання нових елементів в звіт використовуються інструменти, розташовані в розділі «Елементи управління» на сторінці «стрічки» «Конструктор».

Робота з елементами управління звіту мало відрізняється від роботи з елементами управління форми. Для переходу в режим представлення звіту натисніть відповідну кнопку в рядку стану. У цьому режимі можна, наприклад, виділити текст звіту і скопіювати його в буфер обміну. У режимі представлення звіту можна також застосовувати фільтри до даних звіту. Клацніть правою кнопкою миші в одному із стовпців, розкрийте підміню «Числові фільтри» і виберіть в меню, що відкрилося, потрібну умову фільтру. У полі введення вікна діалогу, що відкрилося, потрібно ввести значення для порівняння, після чого натисніть кнопку «OK».