4.2.7. Электронный документооборот

Внедрение компьютеров в делопроизводство привело к возникновению технологий обработки электронных версий документов и к использованию компьютерных сетей для перемещения документов между исполнителями и для управления и контроля процессов обработки документов.

Для реализации безбумажных технологий ведения делопроизводства создано много программных средств. Среди них наиболее популярны системы Дело, Босс-референт, Золушка и др.

Системы автоматизации делопроизводства выполняют следующие функции.

1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

2. Ввод любого числа резолюций в процессе обработки документа.

3. Контроль исполнения резолюций.

4. Списание документа в дело.

5. Поиск документа в базе данных по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа.

6. Проектирование в процессе эксплуатации системы простых отчётных форм.

Развитие безбумажной обработки информации привело к появлению требований расширения форм обработки электронных версий документов. Соответственно появились новые функции у систем автоматизации делопроизводства.

1. Объединение с пакетом MSOffice.

2. Регистрация документов, поступающих по электронной почте.

3. Поддержка средств электронной цифровой подписи.

4. Поддержка средств криптографической защиты информации.

5. Формирование логических связей между документами в базе данных.

6. Полнотекстовый поиск по электронным копиям документов.

7. Разграничение прав доступа по категориям пользователей.

8. Доступ к базе данных документов через Интернет.

9. Семантический анализ при поиске документов.

10. Формирование отчётов по заданной тематике на основе архива хранимых документов.