1. Анализ видов существующих корпоративных порталов

При приятии решения компании о создании внутреннего портала, главным вопросом становится его функциональность, то есть какие задачи с его помощью можно решить.

Например, если в компании реализуется одновременно много проектов (есть портфель проектов) и/или надо решить проблему с документооборотом, то чаще всего выбирают программу SharePoint. Она нашла применение в организациях относящихся как к малому и среднему бизнесу, так и на крупных предприятиях. При этом SharePoint, это не один программный продукт, а целое семейство:

Microsoft SharePoint Foundation (раньше его называли WSS) -- бесплатное приложение к Windows Server. Microsoft SharePoint Foundation предоставляет базовую инфраструктуру для совместной работы по редактированию и хранению документов, а также позволяет осуществлять контроль версий документов. WSS включает в себя такую функциональность, как отслеживание «маршрутов» движения документов, списков заданий пользователям, все возможные напоминания и конечно организация онлайн-дискуссий.

Microsoft Office SharePoint Designer (SPD, ранее -- FrontPage) -- это бесплатный продукт. Является одним из компонентов пакета Microsoft Office 2007. Однако он не включен ни в один из комплектов офиса и устанавливается отдельно. Программа Microsoft SharePoint Designer позволяет легко и быстро добавлять страницы на сайт SharePoint, с ее помощью можно разрабатывать и создавать надежные приложения SharePoint с широким спектром источников данных, представлений и форм.

Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) -- платный компонент для интеграции функциональности SharePoint в работу приложений Microsoft Office.

С помощью SharePoint компания может решить такие свои задачи, как:

Создание системы документооборота (коллективная и индивидуальная работа с документами, в том числе наличие цепочки и уровней согласований/утверждений документов, а также создание путей/маршрутов следований документов). Контроль версий и прохождений документов.

Форумы, опросы и голосования.

Сеть обмена знаниями.

Ленты новостей.

Календари событий.

Подписки и оповещения.

Сайты и Web-страницы подразделений.

Когда возможностей SharePoint руководству компании недостаточно или перед бизнесом стоят другие задачи, то тогда в компании появляется Интранет. Интранет-портал - представляет собой внутреннюю корпоративную информационную систему (внутренний сайт), в основе построения которого лежат Интернет(web)-технологии. С помощью Интранета компании решают следующие задачи:

Коммуникативные: работа с корпоративными новостями, внутренней документацией, виртуальные конференции, совещания и согласования.

Информационные: работа с базами данных, передача данных, хранение, поиск и обмен, создание отчетов.

Экономические: повышение качества и скорости обмена информацией и решения текущих задач.

Специализированные: задачи узкой специализации, позволяющие улучшить работу компании в целом, как единой органичной структуры, реагирующей на внутренние и внешние изменения.

Когда говорят о Интранете, то подразумевается, что это инструмент для крупной компании. В последние годы благодаря тому, что технологии создания web сайтов стали достаточно доступны, Интранет получил развитие и у среднего бизнеса (особенно у территориально разделенных компаний). Ведь основная идея Интранета - это объединить все элементы корпоративной информации и упростить работу рядового сотрудника с ней. При работе с внутренними корпоративными порталами получили основное развитие 4 технологии:

Корпоративный портал - это продукт развития традиционного подхода, т.е. аналог Интернет сайта, где управление коммуникациями строится на web основе. Именно его чаще всего на первых порах лица принимающие решение в компании заказывают программистам. При этом они традиционно рассматривают его как инструмент для информирования сотрудников, их общения, а также генерации подразделениями компании собственных новостей. Традиционно управляет наполнением корпоративного портала ответственный в компании администратор сайта, хотя иногда эту работу поручают секретарю[5].

Wiki-система[4] - это инструмент для простого и быстрого создания и организации web страничек самими сотрудниками компании. Аналогично Свободной энциклопедии «Википедия», каждый сотрудник компании может разместить на своей страничке любую информацию, при этом редко содержание страниц редактируется администратором. А доступ к информации, размещенной на личной страничке сотрудника или подразделения, регулируется только изначально заданными параметрами.

Социальная сеть (блоги, форумы и т.д.) - система, ориентированная на построение социальных связей между сотрудниками. Она также чаще всего не подлежит администрированию в компании, так как ее содержание направлено на построение сообществ в Интранете из людей со схожими интересами и/или деятельностью. Связь чаще всего осуществляется посредством сервиса мгновенного обмена сообщениями.

Портальная платформа. Она служит уже не только для совместной работы сотрудников и контрагентов компании, но и предоставляет им возможность:

Запуска и управления самыми разными бизнес-процессами и программами через портал: например: оформление заказа, командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов, контроль товара на складе публикация документов и т.п. Т.е. отпадает необходимость устанавливать программу на каждый рабочий стол сотрудника и/или внешнего пользователя При этом удаленный доступ к ней осуществляется через web приложение.

Автоматической интеграции бизнес данных в ERP систему компании и/или другие программные приложения. Например созданный excel файл может быть автоматически внесен/разнесен в нужную компании программу(ы) или размещен на сервере Excel (для одновременной работы с ним нескольких сотрудников)[6].

Заполнения встроенных шаблонов типовых бизнес-процессов например при проведении опроса сотрудников или подачи сотрудником заявки на отпуск и т.д.

Использовать все коммуникационные инструменты: SharePoint, управление несколькими web сайтами, wiki приложение, социальная сеть (блоги, форумы, RSS),

Обеспечить интеграцию работы с IP- телефонией (например, со Skype). Причем в последнем случае зачастую сотрудник даже не знает, что в компании работает система связи VoIP. (VoIP - англ. Voice over IP; IP-телефония обеспечивающая передачу речевого сигнала по сети Интернет (или по любым другим IP-сетям)

Организовать дистанционное обучение сотрудников с помощью различных инструментов (видео конференции, конференцсвязь и т.д.)

С помощью Интранета чаще всего решают задачи:

Возможность генерации подразделениями компании собственных новостей, которые могут быть опубликованы как для общего доступа (новости корпоративного масштаба), так и для доступа только внутри подразделений/группы сотрудников (внутренние инструкции и т.п.).

Создание системы рассылки новостей, приказов и распоряжений, как отдельным сотрудникам, так и различным группам и отделам.

Создание единого хранилища документов компании (например, приказов по фирме, описаний, презентаций продукции и т.п.) с возможностью поиска и логической рубрикацией (организация баз знаний).

Обеспечение сотрудников информацией о событиях, происходящих в компании.

Проведение опросов, рейтинговых голосований среди сотрудников компании, формирование архива опросов.

Обеспечение работы сотрудников с электронными каталогами продукции, ведение клиентских баз, совместная работа над проектами сотрудников различных подразделений компании.

Возможность обсуждения сотрудниками различных новостей, событий, документов.

Объединение региональных представительств компании в единую Интрасет организация доступа региональных представительств к информации Центра.

Интеграция различных прикладных систем (например, SAP или 1C) в единую корпоративную информационную систему.

Основная задача внутреннего портала - это объединить все вышеуказанные элементы корпоративной информации и упростить работу как руководителя, так и рядовых служащих. Но насколько бы не была проста система, ей надо управлять. Например, функции администратора при управлении портальной платформой относятся к сервисной части и включают в себя добавление пользователей, настройку системы, создание тем форумов, клубов по интересам, настройку внешних источников для сбора статей, новостей и т.п. Именно поэтому еще на этапе выбора программного обеспечения для работы внутреннего портала необходимо позаботиться о роли пользователей и правах их доступа для различных целей.