4.1. Офис как информационная система
Офисом называется служба управления предприятием или организацией. Предприятие связано информационными потоками с внешним миром, и принимать оптимальные решения без их учета невозможно. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений – электронных писем, факсов, телефонных сообщений, видеофрагментов, пересылаемых с помощью электронных средств связи.
Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.
К офисным задачам можно отнести следующие:
делопроизводство;
управление,
контроль управления;
составление отчетов;
поиск информации;
ввод и обновление информации;
составление расписаний;
обмен информацией между отделами офиса;
обмен информацией между предприятиями.
обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).
Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:
работа между исполнителями должна быть скоординирована;
движение документов должно быть по возможности оптимизировано;
должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.
С помощью автоматизированных информационных технологий можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации: учет, анализ и принятие решений.
К офисам, основным видом продукции которых является информация, (документы) можно отнести бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т.п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.
Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удается осмысливать и упорядочивать входящую информацию и оперативно отвечать на поступающие запросы. Для решения этих задач желательно использовать технологию, благодаря которой можно было бы обращать внимание только на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы – факс, электронное письмо, телефонный звонок.
Вся входящая информация – голосовые и факсимильные сообщения и электронные письма – попадает в один и тот же входной почтовый ящик. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя компьютер или телефон. С помощью телефона пользователь получает возможность прослушать голосовые сообщения, переслать факсы на находящийся по близости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо переслать туда же по факсу, либо прослушать в голосовом виде.
- Содержание
- 1.1. Понятие информационной технологии
- 1.2. Информационная система
- 1.3. Информация. Характеристика информации и классификация.
- 1.4 Классификация информации.
- 2.Базовая структура информационной технологии
- 2.1. Основные информационные процессы и уровни их представления
- 3. Информационная технология в управлении предприятием
- 3.3. Фазы планирования производства
- 3.4. Фаза планирования.
- 3.5. Фаза учета.
- 3.6. Фаза анализа
- 3.7. Фаза регулирования.
- 4 Офисная информационная технология
- 4.1. Офис как информационная система
- 4.2. Электронный офис
- 4.3. Автоматизация документооборота
- 4.4. Автоматизированное рабочее место руководителя
- 4.5. Автоматизированное рабочее место экономиста
- 4.6. Автоматизированное рабочее место бухгалтера
- 5. Автоматизированные банковские системы.
- 6. Автоматизация бухгалтерского учета
- 6.1 Понятие и применение автоматизированного бухучета
- 6.2 Модели учета
- 6.3 Компьютерный вариант учетных регистров
- 6.4 Пакеты прикладных программ для организации автоматизированного бухучета
- Основные цели автоматизации:
- 7 Локальные компьютерные сети
- 7.1. Компьютерные сети
- 7.2. Топология локальных сетей
- 7.3. Организация компьютерной сети предприятия
- 8.Глобальная компьютерная сеть Интернет
- 8.1. Глобальные сети
- 8.2. Службы Интернет
- 1. Служба удаленного управления компьютером Telnet
- 2. Электронная почта (e-mail)
- 3. Телеконференции (Usenet)
- 3. Служба World Wide Web (www).
- 8.3. Адресация пользователей и файлов в Интернет
- 192.45.9.150
- 8.4. Коммерческие возможности Интернет
- 8.5. Правовые системы и базы данных
- 9. Контрольные вопросы.
- Литература