Тема 1.3. Информационные технологии работы с электронными документами

Цели и задачи изучения темы:

1.    Усвоить понятие информационной технологии.

2.    Рассмотреть структуру и составляющие информационной технологии.

3.    Выявить новые и традиционные информационные технологии.

4.    Дать определение системе поддержки принятия решений и ее места в решении таможенных задач.

5.    Рассмотреть классификацию автоматизированных информационных технологий.

В результате выполнения лабораторной работы обучающийся должен демонстрировать следующие результаты:

Уметь:

Владеть:

Электронный документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

Также под электронным документом следует понимать документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, а также электронное сообщение, подписанноеэлектронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи.

По сравнению с другими документами электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:

             даёт возможность поиска по ключевым словам;

             может содержать url-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;

             электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов;

             обладает значительно меньшей трудоёмкостью редактирования, тиражирования и перевода.

В настоящее время в мире существует только один полный стандарт на формат электронного документа – это ODF (рис. 4). ODF (Open Document Format for Office Application) – это формат хранения документов,  первоначально созданный в 1999 г. как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей. В 2006 г. формат был принят как международный стандарт с регистрационным номером  № ISO 26300.

Рис. 4. Логотип стандарта ODF

На сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами.

Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ. Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.

С момента своего появления электронные документы как новые носители информации требовали соответствующего правового регулирования при своем использовании.  В 1987 году  в российском законодательстве начал действовать ГОСТ «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой при помощи средств электронно-вычислительной техники». Преимущества  электронного документа достаточно быстро были оценены до достоинству, вследствие чего использование электронных документов в торговых сделках и расчетах получило распространение во многих государствах. В связи с этим Комиссия ООН по праву международной торговли (ЮНСИТРАЛ) в 1996 году подготовила Типовой закон «Об  электронной  торговле», в котором нашли отражение рекомендации по совершенствованию  правового  регулирования отношений, связанных с  использованием  электронных документов.  Правовой  режим  электронного обмена данными при совершении торговых операций определен  и  в законодательстве Европейского союза: Директивах Европарламента и Совета Европы о заочной торговле  (1997 год) и «Об электронной торговле» (2000 год).

 Основой для применения электронных документов при обработке профессиональной таможенной информации, являются следующие законодательные и нормативные акты государственных органов РФ:

             Гражданский кодекс РФ («Использование при совершении сделок ...электронно-цифровой подписи ...допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон» (Часть первая, Ст.160, п.2), «Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась» (Часть первая, Ст.434, п.1), «Договор в письменной форме может быть заключен ...путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» (Часть первая, Ст.434, п.2.));

             Таможенный кодекс  Таможенного союза («Таможенные операции могут совершаться с использованием информационных систем и информационных технологий, в том числе основанных на электронных способах передачи информации, а также средств их обеспечения» (Глава 4, Статья 43);

             Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» («Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования» (Глава 2, Ст.2, п.3.));

             Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»  («Содержание информации в сертификатах ключей подписи, порядок ведения реестра сертификатов ключей подписей, порядок хранения аннулированных сертификатов ключей подписей, случаи утраты указанными сертификатами юридической силы в корпоративной информационной системе регламентируются решением владельца этой системы или соглашением участников корпоративной информационной системы» (Статья 17, п.3), «Порядок использование электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе устанавливается решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением участников этой системы» (Статья 17, п.2.);

             Государственные стандарты (ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»).

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

             сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

             при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

             подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

             ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

ЭЦП  является реквизитом электронного документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП.

Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить:

   контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему;

   защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев;

   невозможность отказа от авторства: так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом;

   доказательное подтверждение авторства документа: так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом (в зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.).

Все эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для следующих целей:

             декларирование товаров и услуг (таможенные декларации)

             регистрация сделок по объектам недвижимости;

             использование в банковских системах;

             электронная торговля и государственные заказы;

             контроль исполнения государственного бюджета;

             в системах обращения к органам власти;

             для обязательной отчетности перед государственными учреждениями;

             организация юридически значимого электронного документооборота;

             в расчетных и трейдинговых системах.

Впервые понятие «электронная цифровая подпись» было предложено в 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом.

В 1977 году Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей. Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.

В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми сформулировали требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи. Ими были описаны модели атак на алгоритмы ЭЦП, а также предложена схема GMR, отвечающая описанным требованиям.

На сегодняшний день существуют следующие схемы построения цифровой подписи:

             на основе алгоритмов симметричного шифрования: данная схема предусматривает наличие в системе третьего лица (арбитра), пользующегося доверием обеих сторон, авторизацией документа является сам факт зашифрования его секретным ключом и передача его арбитру.

             на основе алгоритмов асимметричного шифрования: на данный момент такие схемы ЭЦП наиболее распространены и находят широкое применение.

Кроме этого, существуют другие разновидности цифровых подписей (групповая подпись, неоспоримая подпись, доверенная подпись), которые являются модификациями описанных выше схем. Их появление обусловлено разнообразием задач, решаемых с помощью ЭЦП.

При обработке электронных документов используется программное обеспечение, которое можно подразделить на следующие группы:

1.           Средства для создания и редактирования электронных документов.

2.           Средства для перевода текстов с одного языка на другой.

3.           Средства распознавания  документов.

4.           Средства для организации электронного документооборота.

К программному обеспечению первого направления относятся текстовые процессоры. Наиболее рапространенный из них сегодня – это текстовый процессор MS WORD. Эта программасодержит в себе развитые средства проверки  правописания,  форматирования, защиты отдельных полей документа, создания различных графических объектов делового назначения – организационных схем, таблиц. С помощью этого процессора можно связывать документы между собой на основе реализации механизма гиперссылки, выполнять сортировку числовых и текстовых данных, внедрять объекты, созданные в других приложениях – например, изображения из графических редакторов, диаграммы из электронных таблиц. MS WORD предоставляет различные инструменты работы с документами большого объема – позволяет делить их на разделы, устанавливать закладки, делать сноски, создавать примечания и выноски, внедрять формулы и специальные символы.

Документы, особенно во внешнеэкономической деятельности, должны отражать интересы каждого участника процесса, и поэтому во многих случаях  тот или иной процесс регулируется документами на нескольких языках. В этих случаях определенную помощь могут принести программы, позволяющие выполнить перевод текста с одного языка на другой. К таким программным средствам относятся, например, такие пакеты как PROMT (поддерживает перевод 47 языковых пар), DICTER (42 языка), Web Translator, VuDictionary, TranslatIt, Lingvo OnLine. В основном  все перечисленные программы могут работать как в автономном, так и в on-line режиме.

Безбумажный (электронный) документооборот в настоящее время стал стандартом и одной из первых ступеней автоматизации деятельности любой организации. Однако необходимо понимать, что полностью исключить движение, наличие документов на бумажных носителях невозможно. В связи с этим перевод бумажных документов в электронную форму необходим для того, чтобы такой документ циркулировал в системе электроного документооборота. Эта операция может быть осуществлена с помощью OCR-приложений (приложения, которые производят сканирование и распознавание текста, от англ. Optical Character Recognition – оптическое распознавание символов). OCR-приложения служат для перевода изображений документов в редактируемый текст, который можно затем обрабатывать в текстовых и табличных редакторах. По сравнению с ручной перепечаткой текста, такие программы дают существенный выигрыш в скорости работы, к тому же делают меньше ошибок. Еще одно достоинство – возможность сохранить иллюстрации, а они иногда не менее важны, чем текст документа.