Средства для организации электронного документооборота

Электронным документооборотом называется система манипулирования служебными электронными документами в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.

Документ в электронной форме отражает данные:

             представленные в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации;

             допускающие преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации.

Рис. 9. Окно программы OCR CuneiForm

Электронный документ хранится на машинном носителе.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Основные требования к системе электронного документооборота:

             соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

             распределенность обработки (возможность работать в территориально распределенных системах);

             масштабируемость (возможность расширения системы);

             модульность построения (наличие логически выделенных, относительно независимых частей системы, способных локально выполнять закрепленные за ними функции);

             открытость системы (возможность интеграции с другими программами и системами);

             переносимость на другие аппаратные платформы.

В системах электронного документооборота осуществляется:

             организация электронных документов в виде файлов на машинном носителе;

             управление электронными документами (document managenent) в полном наборе функций;

             передача электронных документов по компьютерной сети;

             групповая работа над электронными документами (groupware);

             управление потоком работ (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами.

Часто эти технологии объединяют с созданием новой концепции «collaboration and messaging» (сотрудничество и обмен сообщениями) путем образования общей информационной среды, в рамках которой можно совместно решать задачи и обмениваться сообщениями.

Система управления электронными документами (Electronic Document Management Systems, EDMS) – это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.

Исторически технологии выполнения всех названных процедур возникли и развивались независимо, однако все более очевидна необходимость их тесной интеграции с целью обеспечения максимально полного и эффективного доступа к информации в масштабах корпорации. Поэтому последние четыре процедуры целесообразно объединить единым понятием - процедура манипулирования.

Следует различать понятия неформализованного (произвольного) и служебного (официального) электронного документа.

Неформализованный электронный документ - это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе.

Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.  Электронные документы могут иметь различную форму представления: текст, графика, табличные данные, звуковая, видеоинформация, мультимедиа и т. д.

Технологически операции обеспечения электронного документооборота можно объединить в три группы процедур: создание документов, их хранение и манипулирование документами. Системы хранения могут быть как автономными, так и включенными в состав систем манипулирования электронными документами.

Возможности  обмена электронными документами реализуются в концепции технологии групповой работы с документами (GroupWare) и  основаны на информационной модели предприятия или организации, что позволяет управлять неструктурированной информацией.

Групповая работа над электронными документами предполагает выполнение одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации.

 Групповая работа поддерживается такими методами доступа, как:

             сетевой доступ к файлам и базе данных;

             электронная почта (включая конференции и дискуссии);

             терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

             просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

В процессе коллективной работы важно наличие группировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по индикаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа.

Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Наиболее популярными системами поддержки групповой работы можно назвать Domino/Notes (Lotus Development), Groupwise (Novell), Microsoft Exchange (Microsoft).

В России организация работы с документами закреплена в ГОСТах и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений.

Автоматизация документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения отдельных задач можно использовать зарубежные прикладные системы.

Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание отечественных систем автоматизации отечественного документооборота, с частичным использованием зарубежных пакетов в качестве отдельных компонентов. Лишь в немногих среди продуктов российских компаний не используется в качестве платформы зарубежное промежуточное программное обеспечение, например в LanDocs (EDS-Ланит) и Дело.

Отечественная система управления документами Дело обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Может эффективно использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов: текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail .

Система, в частности, обеспечивает:

             регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

             пересылку электронных документов и их электронных карточек, в том числе и на рабочие места исполнителей;

             накопление их в почтовых ящиках исполнителей;

             контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;

             ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов их доставки,

             файлов, используемых в документообороте.

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. д.