1.2.2. Построение схемы документооборота

Этапами построения схемы документооборота являются:

1. Формирование схемы первой части документооборота:

-определение источников и документов первичной и нормативно-справочной информации;

-определение служб и лиц, ведущих регистрацию (сбор) первичной информации и ведение нормативно-справочной информации.

2. Определение схемы второй части документооборота:

-определение документов содержащих информацию для принятия управленческих решений;

-определение подразделений (сотрудников) подготавливающих документы с информацией для принятия решения.

3. Определение схемы второй части документооборота:

-определение документов с принятыми решениями;

- установление лиц принимающих решения.

4. Построение текстового описания схемы документооборота.

Схему документооборота представляют в виде графа с вершинами двух типов. Первый тип вершин соответствует объектам: внешним организациям, подразделениям или сотрудникам рассматриваемой организации. Второй тип вершин соответствует документам, перемещаемым между объектами. Дуги графа связывают документы и объекты. Дуга может быть направлена от объекта-отправителя к документу либо от документа к объекту-получателю.

При построении схемы документооборота необходимо придерживаться следующих правил:

1. Каждый документ должен иметь хотя бы один объект-отправитель и хотя бы один объект получатель.

2. Схема документооборота является связанным графом.

Формы документов, показанные в схеме документооборота, должны быть приведены в приложении 2 пояснительной записки курсового проекта.

Пример схемы документооборота показан на рис. 1.4.

Рис. 1.4.

Рис. 1.4.

Список форм документов примера показан в табл. 1.1.

Таблица 1.1.