2. Особенности проектирования форм первичных и результатных документов

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере деятельности предприятия.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

• отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

• отсутствие дублирования показателей в документах;

• выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

• выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

• логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия → наименование цеха → номер участка);

• согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

При проектировании первичных документов используют ряд типовых форм размещения реквизитов.

Существуют следующие формы размещения реквизитов: линейный, табличный, анкетный или комбинированный.

Линейная форма отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали.

Анкетная форма используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали.

Табличная форма используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.

Комбинированная форма применяются для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты. Она состоящит из трех зон:

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке.

II-содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков, совокупность группировочных признаков и группу реквизитов-оснований.

III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе или конце документа. Контрольные суммы используются для контроля ввода данных в ПК.

Реквизиты, переносимые на машинные НИ, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линии.

Процесс разработки первичных документов выполняется в следующей последовательности.

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

3. Выбор формы размещения реквизитов.

4. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме.

5. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

6. Выбор формата бумажного носителя.

7. Построение эскиза документа соответствующей формы.

8. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

9. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.

Результатный документ используется для осуществления процессов управления и должен отвечать следующим требованиям:

• полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

• своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

• достоверность предоставляемой информации;

• хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста папок документов);

• отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результатных документов:

• выделение трех зон в документе;

• разделение реквизитов на однозначные и многозначные;

• выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

• выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

• если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

1. Определение полного реквизитного состава документа.

2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов.

3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).

4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

5. Подсчет длины строки в табличной зоне с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф.

Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ширины листа (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

• вынос итоговых колонок в итоговые строки;

• перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части заголовочной зоны документа специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).