4. Проектирование процесса загрузки и ведения информационной базы

Система загрузки и ведения информационной базы – это некоторый комплекс программной, методической и технической документации, с помощью которой пользователь может осуществить своевременную загрузку, хранение и обновление данных, обеспечивать их секретность, защиту от сбоев ЭВМ и своевременное восстановление утраченной информации.

Проектирование системы загрузки и ведения информационной базы ведется по следующим направлениям:

• загрузка и актуализация данных;

• обеспечение достоверности вводимых данных;

• обеспечение защиты данных;

• обеспечение надежности хранения данных.

Достоверность хранения данных в информационной базе подразумевает отсутствие ошибок, своевременность внесения изменений и непротиворечивость информации. Для обеспечения достоверности вводимых и хранимых данных необходимо выполнить следующие работы:

• обеспечить контроль вводимой информации;

• обеспечить защиту хранимых данных от несанкционированного доступа;

• обеспечить одновременность обновления одних и тех же данных, находящихся в разных файлах.

В процессе создания (загрузки) и обновления информационной базы используются интерактивный и пакетный режимы.

Интерактивный режим предполагает ввод или обновление отдельных записей файлов по мере необходимости. Процессы первоначального ввода данных и их последующей корректировки имеют небольшие технологические отличия, например, в первом случае заполняется пустая экранная формата, во втором случае сначала вызывается заполненная экранная форма, а затем корректируется. В том и другом случае выполняются одинаковые методы контроля.

Пакетный режим предполагает предварительный сбор пакета документов или подготовку входного файла первичной информации, с которых осуществляется загрузка основного файла или его обновление. Пакетный режим обычно используется для создания файлов условно-постоянной информации, т.к. в этом случае производится одноразовый ввод большого объема данных, а также при обновлении этих файлов вследствие, как правило, массового характера таких обновлений. В других случаях пакетный режим используется редко, например, если требуется ведение централизованной базы данных из локальных источников при невозможности подключения этих источников к вычислительной сети.

Загрузка информационной базы – это совокупность операций по приему, контролю и регистрации поступившей информации, вводу информации в ЭВМ, контролю и исправлению ошибок и записи данных в информационный файл.

Содержание операций приема, контроля и регистрации поступившей информации зависит от типа носителя первичной информации.

Если поступающая информация представлена на бумажном носителе, то во время ее выполнения осуществляется следующая совокупность действий:

• контроль количества поступивших документов, полноты и качества их заполнения;

• отбор правильно заполненных документов и их регистрация в регистрационном журнале;

• отбраковка документов, не соответствующих требованиям, предъявляемым к документам;

• формирование запроса на исправление документов с ошибками и отсылка их к источнику информации, т.е. в то подразделение, из которого они поступили.

Если информация поступает на машинном носителе, то в этом случае проверяется качество записи на носитель, регистрируются имя файла, объем, источник и время поступления.

При поступлении информации по каналам связи определяются источник поступления, время, количество поступивших записей.

Операция ввода информации в ЭВМ может осуществляться несколькими методами:

• ручной ввод данных с бумажных документов с использованием макетов экранных форм;

• автоматизированное чтение данных, содержащихся в документах на бумажных носителях, и загрузка их в информационную базу.

При вводе больших объемов информации в ЭВМ с клавиатуры оператором допускается значительное количество ошибок, которые необходимо выявить и устранить. При этом контроль вводимой информации может производиться с использованием следующих методов:

• визуальный контроль на экране дисплея;

• метод контрольных сумм, рассчитываемых по каждой строке документа или по всему документу до ввода в ЭВМ и после ввода, которые затем сверяются между собой;

• метод верификации, при котором осуществляется сверка ранее введенных данных, записанных в файл, и данных первичных документов, вводимых оператором второй раз;

• метод двойного массива, при котором файлы по первичным документам создаются двумя разными операторами и после ввода сверяются по контрольным числам, вычисляемым для каждого из них.

Проверенные и исправленные данные заносятся в файл информационной базы.

Особое внимание при формировании информационной базы уделяется разработке программы синтаксического и семантического контроля загружаемой информации в информационную базу.

Синтаксический контроль может осуществляться на уровне структуры файла, записи и отдельного поля. Контроль на уровне файла сводится к контролю типов записей, соподчиненности различных типов записей (заголовок, подзаголовок), количества экземпляров каждого типа записи. Контроль на уровне записи сводится к контролю числа полей, их последовательности и длины записи. Контроль на уровне поля включает в себя контроль типа и формата поля.

Семантический контроль сводится к арифметическому и логическому контролю содержимого отдельных полей.

Арифметический контроль осуществляется следующими методами:

• контрольных сумм по документу;

• контрольных сумм по отдельной записи;

• контрольного числа по файлу;

• балансовый контроль.

Логический контроль применяется для реквизитов-признаков и оснований, и при его построении используют следующие виды контроля:

• контроль на конкретное значение;

• контроль на диапазон значений;

• контроль путем сравнения с некоторой константой;

• контроль зависимостей значений реквизитов;

• контроль по списку значений (справочнику).

Для поддержания надежности хранимых данных при сбоях в работе ЭВМ и разрушениях информационной базы требуется система резервирования и восстановления.

Обычно используется несколько методов хранения информации в информационной базе, которые позволяют в дальнейшем производить восстановление данных:

• метод дублирования основных файлов и хранения нескольких их копий;

• метод создания и хранения нескольких поколений каждого основного файла ИБ и файлов корректур к ним;

• комбинированную систему нескольких поколений с дублированием последнего поколения и файлов корректур.