Вопрос 38. Электронные таблицы Microsoft Excel. Общие сведения об электронных таблицах (интерфейс, возможности, назначение, средства для автоматизации обработки информации).

Первая программа электронных таблиц была создана в 1979 году с целью ускорения "скучных" вычислений экономического характера, которые проводились с помощью бухгалтерской книги. Программа быстро стала популярной и востребованной, так как много людей занималось этой или подобной ей работой. Известно достаточно много программ такого типа (VisiCalc, SuperCalc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, OpenOffice.org Calc и др.). Наиболее востребованной и популярной в настоящее время является Microsoft Office Excel. Считается, что среди офисных программ она занимает второе место по применению (естественно, после Office Word), а в последнее время не менее 90% пользователей ПК работают или выполняют какие-либо задания в Excel.

Программы электронных таблиц с каждым годом получали все новые возможности и средства работы, а также способы анализа данных, вследствие чего их стали называть табличными процессорами. Особенностью табличных процессоров (в том числе и программы Excel) является то, что данные, с которыми в них работают, представляются в том виде, который привычен и удобен для обычного человека, пользователя персонального компьютера.

Применение этих программ оправдано, когда:

данные (в виде текста, чисел, дат и времени, процентов, валюты и др.), удобно располагать в виде таблиц (см. рис. выше), то есть в строках и столбцах;

данные связаны логически или с помощью формул;

требуется использовать математическую обработку данных или вычисления на их основе;

данные могут периодически обновляться или дополняться

на основе данных или результатов вычислений предполагается подготовка однотипных печатных документов;

данные следует анализировать, например, путем, вычисления итоговых значений, подбора параметров, построения сводных таблиц или каким-либо иным способом.

В круг задач, которые решаются с помощью табличных процессоров, можно причислить подготовку ведомостей, накладных, платежных поручений, отчетов, проектов и др. Эти программы можно использовать для научных расчетов, создания и ведения небольших баз данных, изготовления компьютерных игр и др. С помощью программы электронных таблиц удобно строить графики и диаграммы (см. рис. справа).

Документом программы Excel является файл с расширением XLS (XLSX для версии 2007), который по умолчанию называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов (непосредственно электронных таблиц), которые организованы в виде вкладок. Ярлыки вкладок, с помощью которых производится их "переключение", находятся снизу. На каждом этапе работы Excel предосталяет пользователю удобные средства (которыми грех не воспользоваться!). Ниже рассмотрены основные из них.

ВОПРОС 39. Использование электронных таблиц Microsoft Excel для обработки экономической информации. Технология выполнения отдельных операций (сортировка, построение сводных таблиц, фильтрация, вычисление промежуточных итогов, создание формул, использование встроенных функций).

Использование формул, функций и диаграмм в Ехсеl

Формулы

Формулы - это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Ехсеl относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

· возведение в степень и выражения в скобках;

· умножение и деление;

· сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

Для внесения изменений в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку Ввода в строке формул или клавишу Еntеr. Если вы хотите внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Еsс.

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Функции Ехсеl

Функции Ехсеl -- это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ.

Аргументы функции Ехсеl - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(А2;А9)», СУММ -- это имя функции, а А2 и А9 -- ее аргументы.

Эта формула суммирует числа в ячейках А2, и А9. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов.

Представление данных на диаграмме

Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Значения оси. Ехсеl создает значения оси на основе указанных данных. В данном случае значения оси изменяются от 0 до 70, что соответствует значениям ячеек диапазона на листе.

Имена категорий. В качестве имен оси категорий Ехсеl использует заголовки столбцов или строк данных. В приведенном примере в качестве имен оси категорий отображаются заголовки строк, соответствующие первому кварталу, второму кварталу и т.д.

Имена рядов данных диаграммы. Ехсеl также использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. В приведенном примере в качестве имен рядов выступают заголовки рядов планируемых и фактических значений.

Маркеры данных. Маркеры данных одного цвета представляют один ряд данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа. В приведенном примере самый правый маркер данных соответствует фактическому значению за четвертый квартал, равному 60.

Подсказки. При остановке указателя над каким-либо элементом диаграммы появляется подсказка с названием элемента. Например, при остановке указателя над легендой появляется подсказка «Легенда».

Создание диаграммы

Чтобы создать диаграмму, необходимо, прежде всего, ввести данные для диаграммы на лист. Затем выделите любые ячейки, которые содержат исходные данные диаграммы. Далее в меню Вставка выберите команду Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. В любом случае Ехсеl выведет на экран первое окно мастера диаграмм. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую Ехсеl для построения диаграммы.

Кроме того, можно создать диаграмму за один шаг без использования мастера диаграмм. При создании таким способом диаграммы используются стандартные тип и параметры форматирования, которые позже можно изменить.

Основные понятия и требования к спискам

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов). Список - это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных.

При создании списка необходимо выполнить определенные требования:

· Чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список;

· Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат;

· Ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.);

· Для обеспечения автоматического форматирования введенных данных в список целесообразно активизировать команду "Расширение форматов и формул". Для этого необходимо установить флажок "Расширять форматы и формулы в диапазонах данных" в окне диалога "Параметры" на вкладке "Правка", которое открывается командой "Параметры" в меню Сервис;

· В списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки.

После выполнения подготовительных работ по созданию списка можно переходить к введению данных в список.

Экономико - математические приложения Ехсеl

К типичным экономико-математическим приложениям Ехсеl относятся:

· структуризация и первичная логическая обработка данных;

· статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование;

· проведение финансово-экономических расчетов;

· решение уравнений и оптимизационных задач.

Структуризация и первичная логическая обработка данных

Списки в Ехсеl являются примером формализованной структуры у исходной информации. Список - это содержащая в рабочем листе Ехсеl таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру или данные одного типа. К традиционным задачам первичной или предварительной логической обработки данных относятся сортировка и выборка (фильтрация) по заданному критерию. Статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование

Функции, реализующие статистические методы обработки и анализа данных, в Ехсеl реализованы в виде специальных программных средств - надстройки Пакета анализа, которая входит в поставку Miсrоsоft Оffiсе и может устанавливаться по желанию пользователей. Установка надстройки Пакет анализа осуществляется так же, как и установка других надстроек с помощью команды Сервис/Надстройка. Далее необходимо установить флажок перед пунктом Пакет анализа и нажать ОК.

Одной из важнейших сфер приложения Ехсеl - это осуществление финансовых рачетов. Финансовые вычисления включают в себя всю совокупность методов и расчетов, используемых при принятии управленческих решений (от элементарных арифметических операций до сложных алгоритмов построения многокритериальных моделей, позволяющих получить оптимальные характеристики коммерческих сделок и т.д.).

В Ехсеl реализованы встроенные и дополнительные финансовые функции. Для применения дополнительных функций необходимо установить надстройку Пакет анализа.

По типу решаемых задач все финансовые функции Ехсеl можно разделить на условные группы:

· функции для анализа инвестиционных проектов;

· функции для анализа ценных бумаг;

· функции для расчета амортизационных платежей;

· вспомогательные функции.

Применение функций для финансовых расчетов осуществляется с помощью мастера функций (Вставка/Функция, выбрать категорию Финансовые).