1.3 Описание системы-прототипа по видам обеспечения

В качестве системы-прототипа рассмотрим действующую модель системы учета и оформления заказов общества с ограниченной ответственностью «Фарватер».

Порядок учета и оформления заказов:

- Клиент приходит в офис фирмы, ознакомиться с образцами товара, или посредством телефонного звонка, и может вызвать мастера на обмер, для этого нужна следующая информацию клиента: фамилия, имя, отчество и адресные данные клиента.

- После обмера, замерочный лист передается в офис для обсчета, менеджер, предварительно, до встречи с клиентом просчитывает заказ в имеющейся программе:

o из листа «Образец», выбирается эскиз нужных изделий (рисунок 4);

o образцы переносятся в лист «Расчет заказа» (рисунок 5) и здесь заносятся данные с замерочного листа, а именно, адрес, телефон, размеры и количество изделий и всех комплектующих к ним, выбирается из списка вид профиля изделий и вид откосов;

o также заполняются обязательные поля, выделенные цветом: номер заказа, дата, Ф.И.О. заказчика;

Рисунок 4 - Окно листа «Образец»

Рисунок 5 - Окно листа «Расчет заказа»

o проставляется стоимость за единицу, в поле, которое не видно при печати заказчику (рисунок 6);

Рисунок 6 - Образец оформления заказа

o и вследствие этого рассчитывается стоимость заказа (рисунок 7), на этой страничке клиенту будет видна стоимость каждого комплектующего к заказу и общая стоимость;

Рисунок 7 - Образец листа «Стоимость заказа»

- При непосредственном оформлении заказа в офисе организации, менеджер составляет договор (рисунок 8,9), в котором отображается информация о клиенте (фамилия, имя, отчество, паспортные данные), номер заказа, дата заказа, название заказываемого товара или услуги, сумма заказа, сумма предоплаты, последующей оплаты за него и др.

Рисунок 8 - Образец первой страницы договора

Рисунок 9 - Образец второй страницы договора

- После выполнения заказа, заказчиком подписывается акт приемки-передачи, информация в который заносится автоматически при оформлении счет-заказа (Ф.И.О. заказчика, адрес объекта, счет-заказ, наименование, размеры, количество изделий и комплектующих) (рисунок 10). А также из счет-заказа информация переносится в лист «Склад» (рисунок 11), этот документ передается кладовщику для напила и отгрузки в день монтажа.

Рисунок 10 - Лист «Акт»

Рисунок 11 - Лист «Склад»

Пакет документов хранится и у клиента и в организации. Вся эта информация заполняется и хранится на бумажном носителе, в соответствующих папках и журналах (рисунок 12).

Рисунок 12 - Образец занесения в тетрадь заказов