3. Проектирование базы данных

К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования баз данных, предназначенных для управления производством, это позволяет сделать процесс создания баз данных более эффективным.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании.

СУБД Microsoft Access основана на использовании реляционной базы данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. База данных является основой информационной системы, которая позволяет пользователю хранить, обрабатывать и анализировать данные, обеспечивает удобный интерфейс, предоставляет ряд других возможностей.

На сегодняшний день Microsoft Office Access - один из компонентов семейства офисных приложений Microsoft Office - является одной из самых популярных настольных СУБД. Это связано с тем, что СУБД Access предоставляет пользователю очень широкие возможности ввода, обработки и представления данных. Эти средства удобны и высокопродуктивны, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Microsoft Access дает возможность создавать реляционные базы данных и работать с другими программами, использующими базы данных, такими как Microsoft SQL Server, Delphi и др.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

- таблицы для сохранения данных;

- запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

- формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

- отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

- страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть.

Запросы создаются для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, для обновления, добавления или удаления группы записей одновременно, для выполнения стандартных или пользовательских вычислений, для создания новых таблиц. Для создания запросов, а также для обновления и управления объектами базы данных, применяется язык SQL (Structured Query Language).

Язык SQL используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. SQL является полным языком, в нем присутствуют не только операции запросов, но и операторы, соответствующие DDL - Data Definition Language - языку описания данных. Кроме того, язык содержит операторы, предназначенные для управления (администрирования) базы данных.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создаются формы. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран. В форме могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты. Формы являются тем типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде создаются отчеты. Отчет является удобным и эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Для обработки событий в форме или отчете применяются макрокоманды (макросы) и модули на языке VBA (Visual Basic for Applications). Макрос - это группа команд, объединенных под одним именем и выполняющих определенную функцию (например, открытие/закрытие формы, отчета, запуск запроса и т. д.). Каждый макрос представляет собой небольшой отлаженный модуль на VBA, их применение значительно упрощает процесс программирования и уменьшает количество ошибок при разработке программы.

С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.