5. Автоматизация расчетов с персоналом

Работа с персоналом и ее неотъемлемая часть — расчет оплаты труда банковских работников — является одной из важных составляющих внутренней бухгалтерии банка²⁰. Характерная особенность этого процесса заключается в том, что на ежемесячные расчеты по оплате труда и подготовку всей регламентированной документации отводятся чрезвычайно сжатые и жестко определенные сроки — как правило, всего несколько дней. При этом в процессе расчета и выплаты сумм бухгалтеру приходится руководствоваться — наряду с многочисленными федеральными актами гражданского и налогового законодательства — еще и локальными нормативными документами, разработанными в кредитной организации, а также трудовыми договорами, заключенными с каждым отдельным сотрудником. Точность выполняемых расчетов должна сочетаться здесь с правильностью оформления первичных документов, которые служат основанием для расчетов с работниками банка, — они должны быть составлены строго по установленной форме и содержать все необходимые реквизиты.

Совершенно очевидно, что данный процесс требуется автоматизировать — только тогда будут исключены риски задержки заработной платы служащим и неправильной уплаты налогов. Но в то же время понятно, что задача по автоматизации этого процесса отнюдь не тривиальна: вследствие множества различных факторов, обусловливающих размер начислений и удержаний, порядок налогообложения и т. п., расчет в каждом конкретном месяце отличается от предыдущих, а законодательная база, требования которой нужно учитывать, постоянно претерпевает изменения. Возможно поэтому не все компании — разработчики АБС, успешно зарекомендовавшие себя на рынке банковской автоматизации, достигли такого же успеха в плане охвата внутренней бухгалтерии кредитных организаций²¹.

Пиком актуальности вопроса автоматизации работы с персоналом стал 2001 г., когда вступила в силу Часть II Налогового кодекса РФ, 23 и 24 главы которой, определяющие расчет налога на доходы физических лиц и нового Единого социального налога, явились поистине революционными. Пришло понимание: автоматизация процесса расчетов с персоналом — не роскошь, а объективная необходимость. И именно тогда — в первую очередь крупные и средние банки — начали активно заниматься автоматизацией данной предметной области, используя программные решения от компаний-разработчиков, действующих не только в банковской сфере, но и на рынке промышленных предприятий. Яркий тому пример — решение на базе 1С. Это было связано с тем, что тогда внимание банковских разработчиков было сосредоточено на задачах автоматизации именно банковского бизнеса, а проблемы внутренней бухгалтерии не казались столь острыми. В секторе же предприятий ситуация была диаметрально противоположной — автоматизация начиналась именно с бухгалтерии.

Что касается небольших банков (до 100 сотрудников), то там традиционно используются достаточно простые схемы расчета с персоналом (например, оклад плюс нечастые премии), и для них автоматизация расчетов силами офисных приложений была и до недавнего времени оставалась вполне приемлемой.

После упомянутой революции в налогообложении, изменившей процесс расчета с персоналом, за последние три года фактически ничего кардинально не менялось — кроме ежегодного обновления форм регламентированной отчетности, к чему все (и бухгалтеры, и разработчики программного обеспечения) уже успели привыкнуть и адаптироваться. Ситуация казалась стабильной. Но с началом 2004 г. в силу вступил Федеральный закон от 8 декабря 2003 г. № 166-ФЗ «О бюджете Фонда социального страхования РФ на 2004 г.»²², который внес существенные изменения в порядок расчета пособий по нетрудоспособности (проще говоря, «больничных») и пособий по беременности и родам, что многократно усложнило работу внутренней бухгалтерии банка. И если до этого в некоторых кредитных учреждениях потребности в специализированном программном обеспечении для автоматизации работы с персоналом не было вообще, то теперь она явно появилась. Банки, уже имевшие опыт в данной области, вновь обратились к этому вопросу, анализируя рынок решений и уделяя повышенное внимание качеству выполнения расчетов.

Что именно вновь подтолкнуло банки повернуться лицом к проблеме автоматизации внутренней бухгалтерии в вопросе расчетов с персоналом? Давайте проанализируем, что вышеупомянутый закон привнес нового в этот процесс.

Как известно, обобщенный алгоритм расчета пособия по временной нетрудоспособности, с которым достаточно часто сталкиваются бухгалтеры-расчетчики, включает следующие этапы²³.

1. Определение среднедневного заработка сотрудника с учетом премий и других вознаграждений в размере месячной их части за каждый месяц расчетного периода.

2. Умножение полученной суммы на соответствующий коэффициент (60, 80 или 100%) в зависимости от непрерывного стажа работы сотрудника или других обстоятельств.

3. Расчет максимального дневного пособия в месяце, на который пришлась нетрудоспособность (определяется как максимально возможная выплата из средств Фонда социального страхования (11 700 руб.), деленная на число рабочих дней в месяце нетрудоспособности).

4. Расчет пособия: из сумм, полученных в пунктах 2 и 3, выбирается меньшая и умножается на количество дней нетрудоспособности.

По новому законодательству фактически лишь первый пункт данного алгоритма претерпел изменение, но зато какое! Кардинально изменился порядок расчета среднедневного заработка, а величина расчетного периода увеличилась до 12 месяцев! Рассмотрим этот пункт подробнее.

Ранее для сотрудников с повременной оплатой труда, какими собственно и являются служащие банковской сферы, расчет среднедневного заработка производили таким образом:

1) рассчитывали среднемесячную сумму премиальных, выплаченных сотруднику с начала года до месяца нетрудоспособности включительно: 1/12 годовой, 1/3 квартальной;

2) полученную сумму среднемесячной премии складывали с суммой оклада в месяце, в котором работник был нетрудоспособен;

3) полученную сумму делили на количество рабочих дней в месяце нетрудоспособности и получали среднедневной заработок.

Все было просто! Самым сложным действием являлся учет премий сотрудника, выплаченных в течение года. Но поскольку учет премий ведется всегда и их, как правило, не так уж много, бухгалтеру небольшого банка получить данные выкладки не составляло особого труда вручную.

С 1 января 2004 г. Федеральный закон № 166-ФЗ утвердил новый порядок определения среднего заработка при расчете пособий по нетрудоспособности (беременности и родам) в соответствии со ст. 139 Трудового кодекса РФ. Если работнику установлен поденный учет рабочего времени (что справедливо практически для всех банковских служащих), то исчисление среднего дневного заработка ведется путем деления суммы вознаграждений, фактически начисленных за 12 месяцев, с которых осуществлялись отчисления в ФСС, на количество отработанных в этот период дней.

Календарный год — срок немалый: за это время сотрудник мог болеть, находиться в отпуске или командировках, брать отгулы и даже менять работу. А поскольку каждый следующий месяц зачастую отличается от предыдущего, то всякий раз при расчете «больничного» бухгалтеру необходимо заново вычислять средний дневной заработок сотрудника, принимая во внимание и анализируя все события. Порядок расчета среднедневного заработка с учетом различных жизненных обстоятельств регламентирован совместным постановлением Министерства труда и социального развития РФ № 89, Фонда социального страхования № 145 от 24 декабря 2003 г. «Об утверждении разъяснения среднего заработка при расчете пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам в 2004 г.». В данном документе объясняется, как применять правила, изложенные в постановлении Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (в дальнейшем — «постановление»).

Согласно постановлению время, в течение которого сотрудник находился в отпуске (отгулах), в том числе и за свой счет, на «больничном» (включая беременность, роды, уход за ребенком) — полный перечень изложен в п. 4 постановления № 213, — следует исключить из расчетного периода. Равно как и все начисления социального характера за это время.

Что касается премий, то в идеале, т. е. когда весь расчетный период (12 месяцев) отработан сотрудником целиком, премии учитываются полностью, но если расчетный период отработан не полностью (например, работник был в отпуске, болел и т. д.), что является наиболее вероятным, премии необходимо пересчитывать пропорционально отработанным дням в расчетном периоде за исключением ежемесячных, выплачиваемых вместе с заработной платой за тот же месяц (п. 14 постановления).

В случаях, когда сотрудник проработал в банке неполный год, также возникает масса нюансов с определением расчетного периода и более того — вносятся коррективы в порядок расчета. Здесь согласно постановлению возможны следующие варианты²⁴.

1. Если общий трудовой стаж сотрудника менее трех месяцев (иными словами, когда банк — первое место работы молодого специалиста), то сумма дневного пособия будет рассчитываться на основе минимального размера оплаты труда.

2. Если у работника стаж 3 месяца и более и имеются начисления и отработанные дни в этот период, то средний заработок рассчитывается в зависимости от количества месяцев работы сотрудника в этом банке. При этом меняется и учет премий. Так, сумма годовых премий учитывается как 1/12 за расчетный месяц, а сумма квартальных — в размере суммы квартальной премии, деленной на число месяцев в расчетном периоде (за расчетный месяц).

Существуют также регламентированные правила расчета среднедневного заработка для других возможных, но маловероятных ситуаций, которые описывать здесь нет смысла, но учитывать при расчете пособий по нетрудоспособности необходимо!

Из вышеизложенного становится ясно, что трудоемкость расчета пособий по нетрудоспособности согласно новому постановлению возросла просто колоссально. Бухгалтеру-расчетчику приходится оперировать данными обо всех сделанных сотруднику начислениях в каждый из 12 месяцев расчетного периода, исключать из них выплаты социального характера, не связанные с оплатой труда («больничные», материальную помощь и пр.), рассчитывать премии пропорционально отработанному за расчетный период времени, учитывать фактически отработанные дни в каждом месяце расчетного периода, принимать во внимание не только продолжительность непрерывного рабочего стажа, но и срок работы сотрудника в банке (теперь от этого зависит порядок расчета), а также учитывать массу других параметров, предусмотренных законодательством и оказывающих влияние на сумму рассчитанного пособия.

И теперь понятно, почему, когда в январе 2004 г. банковские бухгалтеры впервые столкнулись с расчетом пособия по нетрудоспособности по вновь введенному алгоритму вычисления среднего заработка, вопрос об автоматизации расчета заработной платы снова встал особенно остро.

Что же на этот раз предлагают банкам производители программного обеспечения? Обратимся к исследованию данного сегмента рынка, проведенному компанией iOne в 2003 г. Несмотря на обширный список компаний, тиражные решения которых применяются в банках для решения задач внутренней бухгалтерии, к сожалению, ни одно из них не удовлетворяет кредитные организации настолько, чтобы захватить абсолютное первенство в данной рыночной нише. Возможно поэтому наибольшей популярностью пользуются собственные разработки — их предпочитают около четверти (24%) российских банков. (Вполне возможно, что сюда входят и решения на базе офисных приложений.) Теперь собственно о тиражных продуктах. Компании, которые преодолели однопроцентный барьер, — это «Бэст» и «Инфин», наиболее успешно работающие в секторе предприятий. Небольшой процент отечественных банков (1—3%) приобрели программы для автоматизации внутрихозяйственной деятельности от таких разработчиков АБС, как «ФОРС — Банковские системы», «Кворум», «Инверсия» и др. Что касается лидирующих позиций, то третье место принадлежит решениям на платформе 1С — их используют 12% российских кредитных учреждений. На втором месте «Диасофт» — ее продукт работает в 14% банков. Первую ступеньку пьедестала занимает R-Style Softlab — у нее 18%.

Таким образом, R-Style Softlab является лидером де-факто среди компаний, предлагающих тиражные разработки для автоматизации внутренней бухгалтерии, включая работу с персоналом. Причина, по всей видимости, кроется в гибкости программного решения от R-Style Softlab, которое позволяет, с одной стороны, обеспечить свободу в настройке и учете индивидуальных особенностей банка, а с другой — предоставляет разработчикам возможность оперативно адаптировать решение под нюансы изменчивого российского законодательства. Так было и в 2001 г. — со вступлением в силу Части II Налогового кодекса РФ, так происходит и в нынешнем 2004 г.— в связи с новым порядком расчета пособий по нетрудоспособности. Примечательно, что комплекс RS-Incounting, оснащенный новыми алгоритмами расчета пособий, уже используется целым рядом кредитных организаций, эксплуатирующих АБС как производства R-Style Softlab, так и других разработчиков (например, в московских АКБ «Русский банкирский дом» и КБ «Петрокоммерц»), отвечая всем требованиям банковских специалистов бухгалтерии и службы автоматизации.

Мы рассмотрели главным образом ситуацию 2003 г., и не исключено, что после очередного всплеска популярности проблемы автоматизации расчетов с персоналом картина изменится. Хочется надеяться, что на гребне этой волны банки примут верное и оптимальное решение, отдав предпочтение интегрированным системам профессиональных софтверных компаний, работающих именно в сфере банковского бизнеса, и их доля в данном сегменте рынка будет неуклонно расти²⁵.