1.3.1. Сущность отдела делопроизводства

Канцелярия или отдел делопроизводства это отдел организации и ведения служебной переписки и оформления текущей документации. Канцелярия является основным элементом в системе контроля исполнительных документов как внешних, так и корпоративных.

Основная функция Отдела делопроизводства (далее по тексту – ОД) – контроль исполнительной документации (КИД).

Весь функциональный процесс КИД отдела делопроизводства строится на базе системы документооборота в ОД.

Рассмотрим деятельность ОД в системном аспекте (см. рис. 51) на примере типового учебного учреждения (ВУЗа).

Условные обозначения:

В – вектор выходящих документов:

В₁ – учет, контроль;

В₂ – выходящие внешние документы;

В₃ – документы к исполнению;

В₄ – приказы;

L – вектор входящих документов:

L₁ – входящие внешние документы;

L₂ – входящие из управляющего органа;

L₃ – управляющая информация (обратная связь);

L₄ – информация по контролю.

На рис. 51 – 53 приведены схема организационных связей между ОД и внутренними и внешними службами в процессе выполнения процесса по КПД и схема информационных (документных) связей между ОД и другими службами, соответственно.

Схема процесса в отделе делопроизводства

Рис. 51

Схема связи ОД с внешним связям

Рис. 52

Схема информационных связей отдела делопроизводства ВУЗа