3.2. Структура та функції інформаційної системи управління комерційного підприємства

Структурно 1С складається з компонентів наведених на рис 3.3. і включає:

-інформаційний фонд;

=> систему оброблення інформації;

=> вхід;

- вихід;

-внутрішні і зовнішні канали.

У Державному Стандарті України (ДСТУ 2874-94) дано таке визначення 1С: „Інформаційна система-система, яка організовує пам'ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери (ПС)".

Характерною рисою 1С є те, що людина виступає активним учасником інформаційного процесу. Особливо це проявляється в умовах функ­ціонування автоматизованих робочих місць спеціалістів (АРМівС), коли працівник (кінцевий користувач) здійснює введення інформації в систему, підтримує її в актуальному стані, обробляє інформацію і використовує здобуті результати в системному управлінні.

Інформація служить способом опису взаємодії між джерелом й одер­жувачем інформації. Одне і те ж саме повідомлення одному одержувачу може давати повний обсяг інформації, а іншому ■- недостатній або зовсім невеликий.

Потенційні можливості 1С реалізуються через їх функції, до яких належать:

^обчислювальна, яка призначена для вчасного і якісного виконання оброблення інформації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління;

^-слідкувальна, яка призначена для відстежування і формування всієї необхідної для управління зовнішньої та внутрішньої інформації;

запам'ятовувальна, яка забезпечує постійне накопичення, систе­матизацію, збереження і відновлення всієї необхідної для управління інформації;

50

ЧАСТИНА1

• комунікаційна, яка забезпечує передачу потрібної інформацію задані пункти (регіонального розподілу);

• інформаційна, яка реалізує швидкий доступ, поніук і видачу необхідної інформації;

>регулюваіьна, яка здійснює інформаційно-керуючий вплив на об'єкт управління і його ланки при відхиленні їхніх параметрів функціонування від заданих значень;

• оппишізаційна, яка забезпечує оптимальні розрахунки в міру зміни цілей, критеріїв та умов функціонування об'єкта управління;

• прогнозна, яка визначає основні тенденції, закономірності та показники розвитку об'єкта управління в майбутній період часу;

• аналітична, яка визначає основні показники техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;

> документувальна, яка забезпечує формування всіх обліково- звітних, планово-розпорядницьких, конструкторсько-технологічних та інших форм документів.

3.3. Інформаційні системи в торгівлі

Управління торгівлею представляє собою складний процес, який включає низку взаємозв'язаних і взаємодіючих елементів, таких як: керуюча система (суб'єкт управління; менеджери різних рівнів і функціо­нальних спрямувань), керована система (об'єкт управління: торговельні процеси і результати), інформаційна система (рис. З.4.).

Між керуючою системою і керованою системою здійснюється вза­ємозв'язок через інформаційну систему, під якою розуміють комуні­каційну систему із збору, передачі, переробки інформації про об'єкт, яка постачає працівникам різного рангу інформацію для реалізації функції управління.

У процесі управління керуюча система дістає інформацію про стан зовнішнього середовища, де перебуває об'єкт і з яким він пов'язаний. На підставі отриманої інформації керуючий орган виробляє на її основі керівну інформацію, тобто приймає рішення. На основі прийнятого рішення апарат управління чинить керуючий вплив на об'єкт, яким керують. Ці три складові (разом з інформаційними зв'язками) утворюють систему управління.

Логіка організації процесу управління полягає в тому, що спочатку ставиться мета, яка для кожного керованого об'єкта має бути одна й та сама. Ступінь досягнення поставленої мети управління визначається за допомогою цільової функції управління. Для реалізації оптимального управління недостатньо мати цільову функцію управління та задані для неї обмеження. Потрібна також інформація про стан об'єкта управління і зовнішнього середовища та про безліч можливих станів елементів системи управління. Особливо важлива інформація, яка йде по лініях зворотнього зв'язку від об'єкта управління, тобто інформація про новий стан об'єкта, який виник під впливом управління.

Керуючі дії, що надходять з керуючої системи в керовану, можуть бути різні за характером: енергетичні, матеріальні, інформаційні - залежно ^від природи керованого об'єкта. Серед усіх систем особливо вирізня­ються системи, керований об'єкт яких -люди, колективи людей. Такі системи називаються системами організаційного управління або організаційно-функціональними, оскільки керуючі дії в них спрямовані

52 ЧАСТИНА1

на організацію (координацію) поведінки як окремих працюючих, так, колективів людей. Вони належать до систем інформаційних. Для цих систем характерне кібернетичне визначення управління як процесу цілеспрямованої переробки інформації.

Заключною стадією управлінського акту є вироблення та виконання рішень, які забезпечують нормальну течію процесів та явищ в керо­ваному об'єкті за раніше складеним планом, розробленому у відповід­ності з поставленою метою. Все це охоплюється функціями управління. що представляють собою особовий вид управлінської діяльності, продукт розподілу праці та спеціалізації в сфері управління. Функціями управління торговельним об'єктом є; облік, контроль, аналіз, планування, прогнозування, вибір та прийняття рішень, регулювання (організація прийнятого рішення).

Кожна система, в тому числі інформаційна включає в себе такі компо­ненти:

=> структуру системи - множину елементів системи і взаємозв'язків між ними. Наприклад, поділяється організаційна і виробнича структура підприємства;

- функції коленого елемента системи. Наприклад, такі управлінські функції, як прийняття рішень певними структурними підрозділами підприємства;

с> входи і виходи кожного елемента і системи в цілому. Наприклад, матеріальні і інформаційні потоки, які поступають в систему або виходять з неї;

=> мету і обмеження системи і її окремих елементів. Наприклад, такі як досягнення максимального прибутку; фінансові обмеження, максимізація (або мінімізація) спеціалізації.

Інформаційна система створюється для конкретного об'єкта. Ефек­тивна інформаційна система приймає до уваги відмінність між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному рівню управління тільки ту інформацію, яка йому необхідна для ефективної реаліза ції функцій управління.

Впровадження інформаційних систем здійснюється з метою підви­щення ефективності торгово-господарської діяльності підприємства за рахунок не тільки обробки і зберігання рутинної інформації, автоматизації управлінських робіт, але і за рахунок принципово нових методів управління, які базуються на моделюванні дій спеціалістів підприємства

53

и прийнятті рішень (методи штучного інтелекту, експертні системи тощо), використанні сучасних засобів телекомунікацій (електронна пошта, телеконференції), глобальних і локальних обчислювальних мереж і так далі.