5.3.9. Підготовка та презентація звіту

Основними цілями звіту (презентації) по проведеному дослідженню є:

• повідомлення результатів дослідження;

• показ правдоподібності та надійності результатів;

• бути документом, на який можна посилатися. Виходячи з цілей презентації, вона повинна містити в собі:

• цілі дослідження;

• базову інформацію;

• огляд використаних методів дослідження;

• результати дослідження в зручному для сприйняття форматі;

• узагальнення результатів;

• висновки та рекомендації.

Типові помилки при підготовці до презентації:

• завеликий об'єм (об'єм не означає якість);

• недостатнє пояснення даних;

• відсутність зв'язку з цілями дослідження, нереальність рекомен­дацій;

• невиправдане використання чисельних методів;

• фальшива точність;

• перебільшення значення одного числа;

• неточна інтерпретація даних.

Головною метою комплексного дослідження ринку є вивчення та прогнозування його потенціалу. Якщо місткість ринку відображає фактичні пропозиції на ринку, то потенційний ринок враховує потреби споживачів, які не завжди задовольняються фактичним станом ринку. У зв'язку з цим вивчення попиту, дослідження незадоволеного попиту на товари найбільш важливі при дослідженні ринку і є базою для плану­вання стратегії маркетингу. Розрахунки з дослідження попиту на товари виконуються відповідно до принципової схеми маркетингових дослід­жень з урахуванням особливостей збирання даних, інформаційної бази, алгоритмів отримання результатних даних.

Найбільшу складність в даний час представляють питання вивчення поточного попиту на окремі товари, який в основному розв'язують вивченням реалізованого і незадоволеного попиту.

Основним об'єктом вивчення попиту (найбільш достовірним) явля­ються роздрібні торговельні підприємства, оскільки інформація цих підприємств найбільш точно відображає попит покупців на ті або інші різновидності товарів, його зміну за асортиментними ознаками.

Вивчається реалізований і незадоволений попит за даними бухгалтер­ського і статистичного обліку. Однак дані цих форм обліку не надають задовільної інформації для вивчення попиту, оскільки містять узагальнені зведення про товари в розрізі товарних груп. Тому на практиці вивчення попиту здійснюється також на основі даних оперативного обліку, вибір­кового обстеження та анкетування.

Найбільш поширеним методом обліку реалізованого попиту на торговельних підприємствах є балансовий метод. Сутність його полягає в систематичному обліку в розрізі торговельних підприємств всіх поступ­лень і документованих видач товарів за їх асортиментними ознаками, а також запасів товарів на початок і кінець періоду. Розрахунок здій­снюється за формулою:

(5.20)

де З_п, З_к - запаси j-ro товару на початок і кінець періоду;

П. - поступлення j-ro товару;

Pj- документована реалізація j-ro товару.

Інформація про поступлення товарів в роздрібні торговельні

Форма I

Реєстр форми 1 заповнюється типографським способом і включає асортиментний перелік товарів даного торговельного підприємства; після графи 4 він містить відривні талони (колонки 1 і 2), в яких матеріально-відповідальна особа проставляє запаси товарів на необхідну дату. Відривні талони зі всіх торговельних підприємств передаються для подальшої комп'ютерної обробки.

Файли Post і Real містять такі реквізити: код торговельного підпри­ємства, номер звіту і документа, дату, код операції, код постачальника (покупця), номенклатурний номер товару, код одиниці виміру, кількість і суму. Файли Zapp і Zapk містять: код торговельного підприємства, дату, код операції', номенклатурний номер товару, код одиниці виміру, кількість і суму-

Як вхідна інформація, використовується при розв'язку задачі, нормативно-довідкова, яка містить різні довідники: товарів (DTOV), одиниць виміру, торговельних підприємств, матеріально-відповідальних осіб, нормативів тощо.

На основі початкових даних обліку реалізації товарів складається машинограма (звіт) такої форми:

Відомість реалізованого попиту на товари торговельного підприємства за 2004 р.

Форма 2

На основі даних звіту здійснюється аналіз інтенсивності попиту на окремі товари в залежності від їх асортиментних ознак, підприємств-постачальників і по торговельних організаціях (підприємствах).

На торговельних роздрібних підприємствах вивчається реалізований попит на основі даних вибіркового обстеження. Вибіркове обстеження попиту проводиться з тієї причини, що дані статистичної звітності не дають змоги з достатньою повнотою робити висновки про розвиток попиту: форма №3 - торг- зведена містить відомості тільки відносно збільшених груп товарів (що недостатньо для економічного обгрунту­вання замовлень, які складаються, згідно з докладною номенклатурою товарів, наприклад статистичні дані про продаж товарів містять зведені дані за 92 товарними групами, а план товарного забезпечення товарообороту- за 200 позиціями).

Для організації вибіркового обстеження попиту на роздрібних підпри­ємствах торгівлі створюються спеціальні підрозділи служби маркетингу. У бланк-завдання на вибіркове обстеження попиту включають рядки, у які заносяться дані про товари однієї або кількох товарних груп: про товарні запаси на початок і кінець звітного періоду, про надходження й реалізацію товарів, незадоволений попит на товари. Форми №3-торг-зведена і бланк-завдання заповнюються економістами і менеджерами щокварталу. В більшості торговельних підприємств форма №3-торг-зведена формується автоматично на підставі даних, уведених у базу даних при формуванні товарно-транспортних накладних і рахунків-фактур обліку реалізації. Дані бланків-завдань заносять у базу даних вручну або скануванням. Форма бланк-завдання для вивчення попиту на взуття універсального торговельного підприємства наведена в табл. 5.6.

Дані вибіркового дослідження на групу товарів поширюються на

розДЩЛ , Ж

Таблиця 5.6 Бланк-завдання

з вивчення попиту на взуття за квартал 200 р.

Найменування магазину .

Прізвище, ім'я та по батькові кореспондента, який проводив облік

304

УДІЙНА 2.

Продовження таблиці ") (

генеральну сукупність при використанні даних з цієї групи за формою №3-торг-зведена. Дані вибіркового обстеження попиту заносяться користувачем у базу даних, яка містить 10 файлів: NSITOW, KAPSPROS, DINSPRN, DINSPRR, DINZNK, DINPTK, DINTZKK, DINSPRG, GENSPR, ТО.

Нижче наводиться структура записів кожного з цих файлів.

Файл NSITOW.DBF містить відносно постійну частину інформації бланка-завдання з вивчення попиту на певну групу товарів: коди і назви рядків. Структура запису файла БД NSITOW.DBF наведена в табл. 5.7.

Рівень рядка визначає, чи є рядок первинним (С), підсумковим рядком першого рівня (1), підсумковим рядком другого рівня (2) та ін.

Підсумкові рядки використовують для організації підведення підсумків

Таблиця 5.7 Структура запису файла бази даних NSITO W. DBF

розділу

305

за сукупностями рядків бланка-завдання. У файлі KAPSROS.DBF вони заповнюються або ні (нульові). При виведенні користувачу даних у формі бланка-завдання рядки читаються послідовно: спочатку з підсумкових рядків запам'ятовується підсумок; якщо з'являється наступний підсум­ковий рядок, побудована сума порівнюється з підсумковою сумою відповідного рівня.

Файл KAPSROS.DBF містить дані про попит на певну групу товарів за поточний квартал, по торговельному підприємству. Структура запису файла БД KAPSROS.DBF наведна в табл. 5.8.

Таблиця 5.8 Структура запису файла бази даних KAPSROS.DBF

Кількість записів файлів NSITOW.DBF та KAPSROS.DBF однакова.

Файл ТО.DBF містить дані про товарні запаси, товарооборот згідно з групою товарів № 3-торг-зведена за квартал для торговельної орга­нізації, а також про чинники, що впливають на попит. У цьому файлі один запис. З нього в подальшому вибираються реквізити: рік і № квар­талу. Структура запису файла БД ТО.DBF наведена в табл. 5.9.

Файл GENSPR.DBF містить дані про попит на групу товарів (за поточний квартал) в розрізі бланка-завдання, добуті поширенням інфор­мації про попит по торговельному підприємству на генеральну сукупність. У Цьому файлі кількість записів однакова з кількістю записів файла NSITD.DBF. Структура запису файла наведена в табл. 5.10.

Файли DINSPRN.DBF, DINSPRR.DBF, DINTZNK.DBF, DINPTK.DBF, DINTZKK.DBF містять дані про динаміку зміни реалізо-^ваного і незадоволеного попиту на групу товарів, товарних запасів на ^п°чаток і кінець кварталу, а також надходження товарів у розрізі бланка-^3авДаннязаЗ роки в розрізі кварталів. Ці дані формуються накопиченням

Таблиця 5.10 Структура запису файла бази даних GENS PR. DBF

із файла GENSPR.DBF за відповідні періоди (за кілька кварталів). У цьому файлі кількість записів дорівнює кількості записів у файлі NSITOW.DBF. Структура запису файла БД DINPRN.DBF наведена в табл. 5.11, файла БД DINSPR.DBF - табл. 5.12, файла БД DINTZNK.DBF-табл. 5.13, файла БД DINPTK.DBF-табл. 5.14. файла БД DINTZKK.DBF- табл. 5:15

_?omn

Таблиця 5.11 Структура запису файла бази даних DINSPRN.DBF

Таблиця 5.12 Структура запису файла бази даних DINSPR.DBF

Таблиця 5.13 Структура запису файла бази даних DINTZNK.DBF

Таблиця 5.14 Структура запису файла бази даних DINPTK.DBF

308

ЧАСТИНА 2.

Таблиця 5. /j Структура запису файла бази даних DINTZKK.DBF

Файл DINSPR. DBF містить дані про динаміку попиту на групу товарів у цілому за 3 роки в розділі кварталів. Структура запису файла бази даних DINSPRG.DBF наведена в табл. 5.16.

Таблиця 5.16 Структура запису файла бази даних DINSPRG.DBF

У цьому файлі має бути 12 записів (по одному на кожний квартал за три роки).

Вибіркові дані про попит поширюються на генеральну сукупність за таким алгоритмом: нехай ^-номер рядка бланка-завдання торговельного підприємства (наприклад, відповідно до наведеного в табл. 2.5.6 бланк-завдання з вивчення попиту на взуття, к= 700-762); /-від-носний номер року (/= 1... 3),у'-номер кварталу (/= 1.. А). Тоді обсяг реалізованого попиту

де P_iJtt - обсяг надходження Аг-товару в роздрібну торговельну мережу ву'-кварталі /-року (з зведеного бланка-завдання).

Найбільш репрезентативними даними, які характеризують купівельний попит і тенденції його формування, являється інформація про реалізацію роздрібними торговельними підприємствами. Разом з тим для обліку задоволеного і незадоволеного попиту в роздрібній торгівлі можуть використовуватися дані кількісно-сумового обліку товарів в оптовій ланці.

В функціонуючих АІС торгівлею розв'язок задач з вивчення попиту базується на інформаційній базі оптових підприємств і даних служб маркетингу.

На основі даних, які відображають процеси товароруху, формуються файли REAL, ZAP, ZAIV, які є вхідною оперативною інформацією при розв'язку задачі.

Задача "Облік реалізованого попиту" в АІС торговельних підприємств розв'язується щомісячно. Результати розв'язку задачі дають можливість правильно встановлювати структурні пропорції попиту, закономірності і тенденції в розвитку попиту, темпи росту і прогнозування структури товарообороту на плановий період. В основу оцінки реалізованого попиту закладені зведення про величини реалізації товарів кожним торговельним підприємством і організацією в цілому. Обсяг реалізації визначається на основі зведених даних, сформованих в (фактури, прихідно-розхідні) АІС ПЕОМ касовий термінал, за допомогою якої оформляється реалізація товарів. Оскільки вищеназвана інформація про реалізацію товарів є в комп'ютері при розв'язку задачі кількісно-сумового обліку товарів, то для задачі обліку реалізованого попиту в якості вхідної інформації використовується файли REAL, а також файл ТО і ZAP.

В результаті обробки на ПЕОМ визначається обсяг реалізованого попиту в розрізі внутрігрупового асортименту в цілому по торговельному підприємству (організації). З метою вивчення структури реалізованого попиту по кожній товарній групі розраховується питома вага реалізації товарів в асортиментному розрізі.

Метою розв'язку задачі є отримання вихідного документу "Облік реалізованого попиту за 2004 р.".

Вихідні документи задачі поступають в маркетинговий і комерційний відділи торговельної організації, де аналізуються менеджерами відповідних спрямувань (з поступлення, з реалізації). Інформація про реалізований попит використовується для контролю за виконанням планів

розділ^

311

Відомість обліку реалізованого попиту за 2004 р. по

торговельній організації

Форма З

поступлення і реалізації товарів; дані про реалізацію товарів служать для створення архівної інформації, яка в подальшому буде використо­вуватись для складання прогнозу розвитку торговельного підприємства.

Для розв'язку задачі "Облік реалізованого попиту" використовується вхідна інформація файлів REAL, ZAP, TO.

Файл REAL формується на основі первинних документів: рахунків-фактур, прихідних і розхідних накладних обліку реалізації, які викорис­товуються при розв'язку задач "Облік поступлення" в АРМ-менеджера з посгуплених і кількісно-сумового обліку товарів і тари АРМ бухгалтера.

Реквізити файла REAL наведені в таблиці 5.17.

Таблиця 5.17 Структура запису файла REA L

312

ЧАСТИНА 2.

Файл ZAP створюється на основі розв'язку задачі "Кількісно-сумовий облік товарів і тари секцій торговельного підприємства" на АРМ бухгалтера.

Реквізити файла ZAP наведені в таблиці 5.18.

Таблиця 5.18 Структура запису файла ZAP

Велике значення для розв'язку задачі "Облік реалізованого попиту" має організація фонду НДІ, інформація якого використовується як вхідна. Серед файлів НДІ для розв'язку задачі використовуються довідники товарів, одиниць виміру, постачальників і оптових покупців тощо.

Розв'язок комплексу задач "Обліку реалізованого попиту" в послідов­ному розрахунку показників і формування відповідних файлів. Форму­вання показників вихідного документу з обліку реалізованого попиту здійснюється в такому порядку:

1. дані графи "назва товару" зчитуються із файлу НДІ "Довідник товарів";

2. дані графи "код товару", "кількість", "сума" зчитуються із файла REAL;

3. дані про товарні запаси на початок місяця зчитуються із файлу ZAP;

4) середня ціна обчислюється діленням суми на кількість товарів. Перевірка кількісних характеристик товарів у відомості здійснюються

з допомогою контрольних сум. Для цього обчислюються суми за рекві­зитами "кількість" і "сума" і порівнюється з контрольною машиногра­мою. У випадку неспівпадання якої-небудь суми видається повідомлення "Контрольна сума за реквізитом невірна, виправити помилки і ввести

РОЗДІЛ 5

313

ще раз". Контроль вводу масивів КТ і КОВ здійснюється з допомогою кодів помилок. По помилкових позиціях видається звіт, на основі якого помилки виправляються.

З допомогою програми злиття здійснюється об'єднання необхідних показників файлів. При цьому здійснюється контроль правильності про­цедури злиття. Дані на магнітному диску сортуються за кодом товару. Контроль сортування здійснюється програмними модулями. Сортування виконується до тих пір, поки не буде отриманий повністю відсортований файл.

З допомогою програми формування вихідного документу розрахову­ються всі необхідні вихідні показники. Підсумкові суми порядково підраховуються і друкуються при кожній зміні класифікаційної ознаки коду товару від нижчого розряду до вищого. Кількість і суму з початку року обчислюється в два етапи:

1. кількість з початку року із файлу реалізованого попиту (ФРП) складають із кількістю за звітний місяць;

2. суму з початку року із файлу ФРП складають із сумою за звітний місяць.

Укрупнена блок-схема алгоритму розв'язку задачі показана на рис. 5.14

На основі інформаційної бази, сформованої в торговельній організації, здійснюється облік незадоволеного попиту як по загальному обсягу, так і по асортиментній структурі. При розв'язку цього комплексу задач визна­чається, по яких товарних групах (окремих назвах) є незадоволений попит, а також кількісно вимірюється незадоволений попит.

Для розв'язку даного комплексу задач використовуються такі файли інформації:

1. про реалізацію товарів (REAL);

2. про замовлену кількість товарів (ZAJV).

Обсяг незадоволеного попиту розраховується як різниця між замов­леною кількістю і фактично відпущеною (при умові нульових товарних запасів).

Файл "ZAJV" формується на основі договорів і угод з підприєм-ствами-виробниками і постачальниками на поставку товарів. Договори (угоди, контракти) обробляються в комерційному відділі. Менеджери з постачання перевіряють правильність складання документів, кількісну, сумову обґрунтованість і формують файл на відповідних АРМ.

315

Задача розв'язується щомісячно з отриманням вихідного документу "Облік незадоволеного попиту за 2004 р." наступної форми:

Облік незадоволеного попиту за

2004 р.

Форма 4

При розв'язку задачі файл сортується за датою, по кожному і коду товару, співставляючи закуплену кількість товарів з фактично відпу­щеною (при умові нульових залишків).

Результати задачі використовуються комерційним відділом торговель­ної організації для регулювання поточної поставки товарів покупцям. Кінцевою метою розв'язку задачі по обліку реалізованого і незадово­леного попиту являється отримання інформації, яка необхідна для складання прогнозу попиту (величини можливості реалізації).

При розв'язку задачі вхідною інформацією служить інформація файлу ZAJV.

Реквізити файла ZAJV наведені в таблиці 5.19.

Таблиця 5.19

Структура запису файла ZAJV

316

ЧАСТИНА 2.