76 : Част"Наі.

На практиці застосовуються два методи класифікації: ієрархій/щсц фасетний.

В ієрархічному методі класифікації втілено ієрархічні відносини типів: рід - вид, ціле - частина. На першому етапі розподілу об'єктів (номенклатур) виділяють родові поняття, які включають найзагальніші властивості об'єктів, які підлягають класифікації. Видові поняття вияв­ляють внаслідок розподілу родового поняття. Цей розподіл проводиться за однією або кількома ознаками, властивими родовому поняттю.

Внаслідок такого багатоступеневого розподілу формується взаємо­зв'язана система родовидових понять (клас - підклас - група - підгрупа - вид). У видове поняття включаються всі істотні ознаки родової та одна або кілька прикметних ознак. Для відносин типу ціле - частила (так звані партитивні відносини) підпорядковуюче поняття співвідно­ситься з підлеглим після розкладання цілого на частини. В даному випадку на відміну від родовидових відносин не діє закономірність: все, що можна сказати про підпорядковуюче поняття, стосується також підлеглого (Львівська область - Городоцький район). Найбільшу склад­ність при застосуванні ієрархічного методу класифікації становить вибір послідовності класифікаційних ознак на кожному етапі розподілу початкової множини на підмножини, а також визначення кількості рівнів класифікації. Одним із основних критеріїв такого вибору є мінімум часу пошуку будь-якого елемента в системі.

При фасетному методі класифікації передбачається розподіл початкової множини на підмножини за різними ознаками не послідовно, а незалежно. Щоразу цю операцію проводять над початковою мно­жиною, що класифікується (товарна група, вид товару, особливості). Чі гсло фасетів, що додаються, не обмежується. При цьому вже створені класифікатори можуть виступати як фасети. Після закінчення процес} класифікації здійснюється кодування інформації в класифікаторах, яке пов'язане з присвоєнням кодових позначень кожній позиції номенклатурі і. Використання кодів для оброблення комерційної інформації пов'язане з вибором алфавіту коду (символів, що використовуються для утворення кодових позначень), його структури і захисті у, а також методів кодування.

Коди можуть бути цифровими, алфавітними й алфавітно-цифровими (цифровий код одночасно є десятеричним числом, що дає змогу засто­сувати ефективне його оброблення, використати як ключ).

При створенні класифікаторів в А1С торговельного підприємства завжди виникає проблема поєднання їх з чинними єдиними. Використо-

вується два способи вирішення цієї проблеми. При застосуванні локаль­них класифікаторів розробляються спеціальні таблиці поєднання локаль-_них кодів з єдиними. У другому випадку в локальний класифікатор вводять додаткове поле, куди записують код з єдиної системи. Затверд­жені єдині класифікатори (так звані державні) є обов'язковими для засто­сування на всіх підприємствах. їм наданий статус державного стандарту.

У зв'язку з використанням ПЕОМ для автоматизації управління та встановленням їх на робочих місцях управлінського персоналу виникає необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підго­товки інформації для її оброблення, що спричиняє зміна в традиційному документообігу.

Як новий елемент в 1С торговельних підприємств і спеціалізованих АРМів реалізується функція автоматизації підготовки документів в форматах передбачених УСД.

Неодмінною умовою реалізації даної функції є організація єдиної БД торговельного підприємства та організація файлів-класифікаторів ТЕПів - файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ).

В умовах застосування ПЕОМ і створених на їх основі АРМів управлінського персоналу впроваджується нова людино-машинна діалогова форма управління, що грунтується на принципах:

<=> автоматизації документування господарських процесів і явищ;

*=> організації файлової системи АРМів;

*=> передування сеансів активного діалогового режиму "Користу­вач -ПЕОМ" й автоматичного режиму формування вихідних (регламентних) документів.

Управлінський процес в А 1С включає стадії:

1. документування господарських операцій;

2. систематизації та узагальнення економічних даних;

3. відображення вихідних ТЕПів і їх використання в управлінні. Перша стадія полягає у створенні матеріальних носіїв інформації,

які стосуються керованих об'єктів і мають юридичну доказову силу здійснення господарської операції або явища. Процес документування ^гРУнтується на використанні документа для фіксації господарських °перацій та явищ. В умовах АРМів паперові первинні документи замінюються машинними (електронними). Змінюється тільки носій Дан_Их про господарську операцію, але документ як доказ факту здійснення цієї операції залишається тим самим.

78 __ ЧАСТИНА,

Процес документування може бути виконаний в безпаперовій формі При цьому відбувається корінна зміна як самої технології документу, вання, так і документообігу в цілому. Найпоширенішою технологією с наступна.

Первинні документи "виписують" на ПЕОМ. Дані в ці документи заносять з екрана дисплея за певною технологією й одночасно записують на магнітний диск (МД) і розміщують в інформаційному фонді, звідки передають системі оброблення даних. Первинне документування як попередній управлінський акт збирання, реєстрації інформації відпадає, тобто здійснюється введення даних у ПЕОМ і паралельно реалізується можливість одержання первинного документа. Документ зберігається в пам'яті ПЕОМ в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований. При цьому досягається високий рівень автоматизації циклу операцій введення, контролю, оброблення даних первинних документів з використанням інформаційних і програмних ресурсів АРМу.

Основна мета автоматизації цього етапу - зниження обсягів інформа­ції, яка вводиться з клавіатури, до раціонального мінімуму. АРМи відкри­вають широкі можливості бездокументного управління реєстрацією господарських операцій безпосередньо на ПЕОМ з одержанням первин­них документів. Занесення первинних даних в електронний документ здійснюється з максимальним використанням інформації файлів НДІ. які зберігаються в інформаційному фонді АІС підприємства і конкретних АРМів. Файли НДІ автоматично підключаються в момент заповнення конкретних граф документа. На прикладі складання на ПЕОМ первин­ного документа "Прибутковий ордер" розглянемо перелік даних, шо вводяться в документ за викладеною нище технологією (див табл. 4.3).

Як випливає з табл. 4.3, реквізитів, які підлягають заповненню, всього 14, з них 13 заносяться автоматизованим способом (вводяться з файлів НДІ, обчислюються автоматично або встановлюються на початку робочого дня); загальна значність реквізитів 119, з них тільки 7 знаків набирають на клавіатурі. Таким чином реалізується технологія "вибирати", а не "набирати". При цьому багаторазово підвищується вірогідність введених даних. Це пов'язано з тим, що на ПЕОМ введення даних здійснюється безпосередньо працівником управління (кінцевим користувачем АРМу), який візуально контролює введену інформацію на екрані дисплея не тільки за значеннями реквізитів, а й за смисловим змістом (для цього в нього відповідні знання). Безпосередня участь у

79

введенні даних підвищує відповідальність користувача за вірогідність і повноту даних, оскільки він зацікавлений в одержанні якісної результатної інформації для управління.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПЕОМ ^формації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у Ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей -їх замінює пам'ять ПЕОМ.

Умовою реалізації такої комп'ютерної технології підготовки первинних Документів є наявність в інформаційному фонді файлів з формами ^Первинних документів на магнітному диску (МД), файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи. Ця технологія Убезпечує одноразове введення даних у систему оброблення, оскільки ^сФ°рмований в електронному вигляді первинний документ в подальшому

80

може бути переданий по мережі в сформованому вигляді або за допо. могоЮ МД на інші АРМи для проведення необхідних розрахунків.

Порядок оформлення електронних первинних документів має забез­печувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умови оформлення таких документів мають надавати змогу:

однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах госпо­дарських операцій;

запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;

контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ має містити відомості, що дають змогу однозначно ідентифікувати документ (код найменування, відео форму, номер), умови його складання (дату, місце), зафіксовані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа і зареєстровану в ньому інформацію.

Щоб процеси реєстрації інформації на АРМах могли вважатися документуванням, необхідно визначити однозначно осіб, які відповідають за вірогідність інформації. Для цього проводять авторизацію інформації, що документується. Авторизація полягає в кодуванні інформації додатковим інформаційним реквізитом, що визначає особу, відповідальну за вірогідність інформації, яка документується. Найпоширенішим спо­собом авторизації є ідентифікація користувача і подальше встановлення правоможності на основі пароля, графічного підпису.

Таким чином, автоматизація документування осподар- ських операцій забезпечує значне скорочення, автомати- зацію документообігу, і в кінцевому результаті сприяс

підвищенню оперативних характеристик управління.

Комплексна автоматизація документообігу досягається в умовах використання локальних обчислювальних мереж (ЛОМ). Якщо якому-небудь кінцевому користувачеві АРМу виникає необхідність одержання інформації, яку має в своєму розпорядженні інше АРМ, ним формується документ типу "Запит". Документ-запит відправляється відповідному модулю-зберігачеві інформації, який формує документ-відповідь і відправляє його укладачеві запиту. При цьому має бути чітко визначена

81

процедура проходження документів з урахуванням повноважень особи, яка ініціювала ланцюжок оброблення.

Документ-відповідь може містити інформацію, недоступну особі, яка прийняла документ для оброблення. Документ-відповідь одержує відповідне АРМ (прикладний модуль), в якому зазначається, чи можна подати одержану інформацію особі, яка дала запит. В умовах ЛОМ можлива підготовка документа у вигляді, який відповідає повноваженням даної особи. Така технологія реалізується в АІС банківських установ, бухгалтеріях торговельних корпоративних утворень. Наприклад, це стосується процедури перегляду залишків та оборотів коштів на особових рахунках клієнтів, і розрахунках з постачальниками.

При цьому, запит одного модуля до іншого ніяк не контролюється кінцевими користувачами, що забезпечує надійну конфіденційність інформації. Перевірка повноважень конкретних осіб здійснюється ядром системи оброблення даних ЛОМ. Така технологія, як правило, реалізо­вується на основі використання архітектури "клієнт - сервер", в якій всі модулі виконуються на одному „багатозадачному" сервері, завдяки чому документообіг стає "електронним". Основою такого документообігу є спеціалізована БД та електронна пошта (ЕП), причому БД використо­вується для формування, збереження документів і доступу до них, а ЕП забезпечує їх доставку.