Формы документов

Очень важным элементом написания бизнес-процессов являются формы документов. Некоторые документы (например, аналитические отчеты) могут быть написаны в свободной форме, но для большинства документов форму необходимо стандартизировать. Форма документов помимо информационных полей, должна содержать также все грифы (утверждение, согласование), подпись исполнителя, дату составления и т. д.

Основные требования к формам документов должны быть следующие:

1. Оптимальное количество форм (в погоне за максимальной информативностью можно увлечься настолько, что исполнители не в состоянии будут заниматься своей текущей работой).

2. Максимальное удобство для пользователей (форма должна быть понятной на интуитивном уровне).

3. Оптимальная информативность (формы должны содержать только ту информацию, которая необходима получателю в его деятельности).

Перед тем как приступить к разработке новых форм документов, рекомендуется проанализировать те, которые используются в организации в настоящее время. В этом случае не придется «изобретать велосипед» и это позволит откорректировать потоки информации.

К разработке форм необходимо привлекать как будущих исполнителей процедур, так и получателей информации. Разработанные формы должны быть удобны как для одних, так и для других.

После того как регламент написан, согласован и утвержден, нужно приступить к его внедрению. С точки зрения мотивации персонала, лучше не разводить сильно по времени согласование регламента и начало работы по нему.

Некоторые сложные процессы следует внедрять постепенно.