5.3 Особенности экономической информационной системы

Любая экономическая система является кибернетической системой и в ее составе можно выделить две основные компоненты: объект управления и аппарат управления (система управления).

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления, в общем можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и неформализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

Экономическая информационная система представляет собой совокупность организационных, программных, технических и информационных средств, объединенных в единую систему и предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи необходимой информации для принятия управленческих решений.

С позиций кибернетики процесс управления системой как минимальное воздействие на элементы системы для достижения цели может быть представлен в виде информационного процесса, связывающего внешнюю среду, объект управления и систему управления. Из внешней среды и от объекта управления в систему управления поступает информация об их состоянии, система управления анализирует эту информацию, вырабатывает управляющее воздействие на объект управления, отвечает на возмущения внешней среды и при необходимости модифицирует цель и структуру всей системы.

В экономической системе объект управления представляет собой подсистему материальных элементов экономической деятельности (на промышленном предприятии: сырье и материалы, оборудование, готовая продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (на промышленном предприятии: основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы (например, на промышленном предприятии: дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и другие отделы), осуществляющих следующие функции управления [20]:

- планирование - функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);

- учет - функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

- контроль - функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;

- оперативное управление - функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

- анализ - функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

Рассмотрим структуру экономической системы (промышленного предприятия, торговой организации, коммерческого банка, государственного учреждения и т.д.) с позиций кибернетики (рис. 12). Основные информационные потоки между внешней средой, объектом и системой управления связаны с поддерживающей их экономической информационной системой [20].

ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки:

И П₁ - информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а, с другой стороны, - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

ИП₂ - информационный поток из системы управления во внешнюю среду, а именно: отчетная информация, прежде всего финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям;

ИП_З - информационный поток из системы управления на объект управления (прямая кибернетическая связь), представляющий совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

ИП₄ - информационный поток от объекта управления в систему управления (обратная кибернетическая связь), который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.

ЭИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию и имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития экономической системы, корректировки ее целей и создания планов для нового цикла воспроизводства.

К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие требования:

- полнота и достаточность информации для реализации функций управления;

- своевременность предоставления информации;

- обеспечение необходимой степени достоверности информации в зависимости от уровня управления;

- экономичность обработки информации: затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект;

- адаптивность к изменяющимся информационным потребностям пользователей.

По масштабу выполняемых функций ИС принято разделять на одиночные, групповые и корпоративные.

Одиночные ИС автоматизируют отдельные функции управления на отдельных уровнях управления. Реализуются на автономном компьютере (чаще всего ПК), могут содержать несколько простых приложений, рассчитаны на работу одного пользователя или группы пользователей, разделяющих по времени одно рабочее место. Подобные приложения создаются с помощью так называемых «настольных» СУБД или с помощью файловой системы и диалоговой оболочки для ввода, редактирования и обработки данных.

Групповые ИС ориентированы на коллективное использование информации сотрудниками обособленной рабочей группы, обычно, строятся как локальная вычислительная сеть ПК или реже как многотерминальная вычислительная система. Однотипные или специализированные рабочие места обеспечивают вызов одного или нескольких приложений. Общий информационный ресурс представляет собой базу данных или совокупность файловых структур. При разработке таких систем используются «настольные» СУБД, серверы БД для рабочих групп и соответствующие инструменты разработки.

Корпоративные ИС ориентированы на использование в масштабе предприятия (организации) для различных рабочих групп, могут поддерживать территориально разнесенные узлы или сети. ИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления. Отличительная особенность таких систем - обеспечение доступа из подразделений к центральной или распределенной БД предприятия (организации), а также к информационным ресурсам рабочей группы. Такие системы реализуются на основе архитектуры «клиент-сервер» со специализацией серверов. При этом используются корпоративные SQL-серверы и соответствующие инструментальные средства.