5.4 Типы экономических информационных систем

В соответствии с характером обработки экономической информации на различных уровнях управления экономической системой (оперативном, тактическом и стратегическом) выделяют следующие типы информационных систем.

1. Системы обработки данных (СОД) предназначены для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, платежных поручений). Системы обработки данных позволяют решать хорошо структурированные задачи с известными входными данными, алгоритмами и стандартными процедурами их обработки.

Горизонт оперативного управления хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию и обработку событий (например, оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т. д.). Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т. д.) на их автоматизированных рабочих местах (АРМ). Технология обработки данных состоит из нескольких основных компонентов (рис. 13).

С бор данных происходит по мере производства продукции или услуг организацией. Действия организации, затрагивающие внешнее окружение, выделяются в качестве отдельных операций, производимых организацией.

Обработка данных представлена типовыми операциями, направленными на создание из поступающих данных информации, отражающей деятельность организации. К типовым операциям относятся:

- классификация или группировка для идентификации и группировки записей по признакам объектов;

- сортировка для упорядочивания последовательности записей;

- вычисления, включающие арифметические и логические операции над данными с целью получения новых данных;

- укрупнение или агрегирование для уменьшения количества данных, реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных для последующего использования на этом или другом уровне. С этой целью создаются базы данных.

Создание отчетов (документов) для руководства, работников организации, внешних партнеров. Документы создаются периодически (в конце каждого месяца, квартала), по запросу или в связи с проведенной операцией.

СОД могут работать в пакетном режиме – результаты обработки выдаются после выполнения пакетов заданий (статистическая отчетность, налоговые инспекции, банки и др.); интерактивном режиме – происходит обмен сообщениями между пользователем и системой (решение многовариантных задач использования трудовых, материальных, финансовых ресурсов); в реальном масштабе времени – управление быстропротекающими процессами (передача и обработка например, банковской информации в глобальных международных сетях).

2. Информационные системы управления (ИСУ) (MIS-Management Information System). Ориентированы на тактический уровень управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель или месяцев. Примером таких работ может служить анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных планов. Для данного класса задач характерны регламентированность (периодическая повторяемость) формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения задач, например свод заказов для формирования производственного плана и определение потребностей в комплектующих деталях и материалах. Решения этих задач предназначены для руководителей различных служб предприятий (отделов материально-технического снабжения и сбыта, цехов и т. д.). Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.

Таким образом, целью ИСУ является удовлетворение информационных потребностей сотрудников организации, имеющих дело с принятием решений. Такая технология используется и при худшей структурированности решаемых задач относительно СОД. ИСУ подходят так же для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления организацией. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем организации и имеет вид регулярных, или специальных управленческих отчетов. Использование отчетов для поддержки управления особенно эффективно при реализации так называемого управления по отклонениям, предполагающего, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности организации от отдельных ранее установленных стандартов (например, от запланированного состояния).

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде таким образом, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе необходимо решить следующие задачи обработки данных:

- оценить планируемое состояние объекта;

- оценить отклонения от планируемого состояния;

- выявить причины отклонения;

- выполнить анализ возможных решений и действий.

О сновные компоненты технологии управления представлены на рисунке 14.

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде. Содержимое БД при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. БД, используемая для получения указанной информации, состоит из данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых организацией, а также планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления или подразделения.

3. Системы поддержки принятия решений (DSS-Decision Support System) используются в основном на верхнем уровне управления (руководства фирм, предприятий, организаций), имеющего стратегическое долгосрочное значение в течение года или нескольких лет. На этом уровне решаются задачи по формированию стратегических целей, планированию привлечения ресурсов, источников финансирования, выбору места размещения новых филиалов предприятия и т. д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне (например при выборе поставщиков или заключении контрактов с клиентами). Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер, для них свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и нечеткость, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованность алгоритмов решения. В качестве инструментов обобщения чаще всего используются средства составления аналитических отчетов произвольной формы, методы статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования. При этом используются базы обобщенной информации, информационные хранилища, базы знаний о правилах и моделях принятия решений. Важной функцией СППР является координация лиц, принимающих решение на разных уровнях управления и в рамках одного уровня.

Основные компоненты СППР рассмотрены в главе 6.

Идеальной является такая ЭИС, которая включает все три типа перечисленных информационных систем.