1.3 Разновидности информации. Роль информации в процессе управления.

Как объект исследования информация очень разнообразна и насчитывает много разновидностей. Информацию можно разделить на массовую, специальную и личную. Специальная информация очень разнообразна и подразделяется в зависимости от области человеческой деятельности: научная, техническая, экономическая, управленческая, юридическая и др.

По стадии возникновения можно выделить исходную или первичную информация, возникающую в источниках информации; сводную, формируемую по определенному алгоритму из исходной; промежуточную, возникающую в процессе преобразования первичной и содержащую данные для дальнейшего использования.

Кроме того, информация может быть входной (поступающей в обработку) и выходной (результат обработки), а также внутренней и внешней в зависимости от места возникновения (т.е. от источников формирования и сферы деятельности организации).

Внутренняя информация призвана наиболее полно отражать финансово-хозяйственное состояние организации и может быть обработана при помощи стандартных формализованных процедур. Внешняя информация содержит сведения о субъектах, действующих за пределами организации и отношениях между ними (с клиентами, поставщиками, государственными органами, конкурентами и т.д.). Такая информация часто имеет вероятностный характер и формализуется при помощи нестандартных процедур обработки.

Важным аспектом информации является ее главенствующая роль в процессе управления. В зависимости от уровня в системе управления можно рассматривать информацию частных лиц, предприятий и организаций, министерств и ведомств, информацию государственного уровня и т.д.

Информация, связанная с управлением людьми и обеспечивающая организационно-экономическое управление предприятия называется управленческой. Управленческая информация содержит цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации, и в первую очередь экономической информации. Экономическая информация отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных ресурсов и услуг, и является неотъемлемой частью управленческой информации. Экономическая информация характеризуется большими объемами, многократным использованием, обновлением и преобразованием в определенные временные периоды (например, для формирования различного вида отчетности), большим количеством математических расчетов и логических операций.

По принадлежности к системе управления можно выделить информацию о внешней среде, управляющей системы, управляемой системы (объекта управления), о целевой подсистеме.

В большинстве случаев при информационном анализе процесса управления обычно рассматривают пассивную форму проявления информации, отражающую свойства внешней среды, объекта управления и самой управляющей системы, но не менее важное значение имеет и активная форма информации, являющаяся причиной изменения состояния управляемого объекта.

Могут быть выделены следующие качественно различимые формы проявления информации: осведомляющая I_ос, преобразующая I_п, принятия решения I_пр и управляющая I_у.

К осведомляющей относят информацию о состоянии внешней среды, объекта управления и управляющей системы. Преобразующая включает информацию, содержащуюся в алгоритмах управления. Информация принятия решения является отражением образов и целей на конечное множество принимаемых решений. Управляющей является информация, вызывающая целенаправленное изменение состояния объекта управления.

В любой системе управления можно выделить два информационных канала: целевой и рабочий. В целевом канале на основе информационных процессов происходит выбор цели и принятие решения по выбору управляющего воздействия. В рабочем канале формируется информация, реализуемая исполнительным органом, осуществляющим целенаправленное изменение состояния объекта управления через вещественно-энергетические характеристики. Целевой канал может находиться как на одном уровне иерархии с рабочим, так и на более высоком. На рисунке 3 представлена информационная структура системы управления, где выделены целевой и рабочий каналы, а также приведены основные формы проявления информации [23].

Д ля каждого класса информации существуют определенные требования. Важными свойствами управленческой информации являются: оперативность и срочность получения в заданные сроки, полнота (для принятия управленческих решений), адресность (поступление информации определенному адресату в соответствии с его компетенцией), достоверность (безошибочность и непротиворечивость, уменьшается с уменьшением полноты), доступность для восприятия (зависит от правильности разработки документов и степени их читабельности), защищенность (невозможность несанкционированного использования или изменения).

Контролирующим параметром экономического объекта является показатель, как структурная единица экономической информации. Показатель состоит из совокупности реквизитов - логически неделимых информационных элементов, отражающих определенные свойства объектов или процессов. На основе реквизитов, расположенных определенным образом создаются документы. Информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для ее идентификации, называется документированной информацией.

Круг объектов управления чрезвычайно широк и разнообразен: экономика, территория, социальная сфера, производство, научный эксперимент, образование и др. При анализе процесса управления ввиду сложности объекта осуществляют его деление на части по различным признакам. Одним из главных признаков является вид иерархии. Выделяют такие виды иерархии как: временная, пространственная, функциональная, ситуационная и информационная. Деление какой-либо системы на части не может быть однозначным, так как выделение границ между частями является всегда в какой-либо мере субъективным. Выбор того или иного принципа выделения составных частей должен удовлетворять следующим основным условиям: обеспечивать их максимальную автономность; учитывать необходимость координации их действий для достижения общей цели функционирования, а также совместимость отдельных частей.

Временная иерархия. Признаком деления здесь является интервал времени от момента поступления информации о состоянии объекта управления до момента выдачи управляющего воздействия. Чем больше интервал, тем выше уровень (ранг) элемента. Управление может осуществляться в реальном времени с интервалом, равным суткам, декаде, месяцу, кварталу и т.д. Причем управляющий интервал выбирается не произвольно, а исходя из критериев, определяющих устойчивость и эффективность функционирования всей системы.

Пространственная иерархия. Признаком деления здесь является площадь, занимаемая объектом управления. Чем больше площадь объекта, тем выше его ранг. Данный признак является субъективным, так как не всегда площадь, занимаемая объектом, соответствует ее значимости, и ее можно использовать в случае аналогичности параметров элементов одного уровня.

Функциональная иерархия. В ее основе лежит функциональная зависимость (подчиненность) элементов системы. Такое разделение также является субъективным, так как в этом случае трудно выделить границы между элементами системы.

Ситуационная иерархия. Деление на уровни в данном случае осуществляется в зависимости от эффекта, вызываемого той или иной ситуацией, например, от ущерба, возникающего в результате аварии или выхода из строя оборудования.

Информационная иерархия. В настоящее время этот вид иерархии является очень существенным в связи с возросшим значением информации для управления. В основе деления на уровни лежит оперативность и обновляемость информации. Именно через эти характеристики прослеживается иерархия информации по уровням управления предприятием.

На первом уровне хранится и обрабатывается повторяющаяся, часто обновляющаяся информация, необходимая для повседневной деятельности, т.е. для оперативного управления. Следующий уровень составляет информация более обобщенная, чем оперативная, и используемая не так часто. Информация группируется по функциональным областям и применяется для поддержки принятия решения по управлению производством. На верхнем уровне хранится и обрабатывается стратегическая информация для долгосрочного планирования. Для нее характерна высокая степень обобщенности, неповторяемость, непредсказуемость и редкое использование.

Общий вид функциональной модели процесса управления представлен на рисунке 4 [23]. Учет информации об объекте управления состоит в регистрации, классификации и идентификации. На основе разнообразных математических моделей, описывающих реальное и требуемое состояние объекта, и критериев оптимальности анализируют информацию о состоянии объекта управления. Окончательная модель прогнозируемого состояния объекта управления формируется в виде плана. Возникающие из-за внешних воздействий отклонения от плана корректируют путем сравнения учетной и плановой информации, проводят новый анализ и формируют управляющие воздействия (регулирования) [23].

О беспечение любого вида деятельности составляют финансы, материальные ресурсы, штаты и информационные ресурсы. Информационные ресурсы тесно взаимосвязаны с каждым из трех первых видов ресурсов и по уровню иерархии стоят выше, так как используются при управлении остальными.

Любая организация в процессе своей деятельности сталкивается со все возрастающими потоками экономической, политической, рыночной и другой информации. Получение качественной информации за счет применения современных информационных технологий позволяет перевести деятельность специалистов организации на более высокий качественный уровень, сделать ее более целенаправленной и эффективной.